三菱電機エンジニアリング株式会社は、三菱電機株式会社および自社ブランド製品の開発や設計を行っている会社です。生活家電から宇宙開発まで、社会の様々なシーンで活躍する製品の開発・設計を手掛ける同社において、施設管理やコンプライアンス、広報など総務関連の業務を担当されている水村様と、社内システムなどの運用管理を担当されている里見様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入後のご感想を伺いました。（2023年12月）

「せきなび」 導入の背景

マグネットシートとウェブ掲示板から、在席管理システムへ。運用方法の一新を決断。

在席管理ツールの導入を検討された経緯を教えてください。

水村様　9ヶ月ほど前にフリーアドレスを導入して、マグネットシートで作成したマップと内製のツールを使って所在の管理をしていました。マグネットシートはパーテーションに貼り付けて２ヶ所に設置してあり、マップ上に各自名前の書いてあるマグネットを配置することで座席がわかるようにするという、アナログな形式での運用でした。内製ツールの方は、外出先などを共有するウェブ掲示板のようなものです。フリーアドレスの運用体制として、これらを併用してきたのですが、「今、誰がどこにいるか」「誰が休みで、誰が在宅勤務か」といった情報を更新したり確認したりするために、毎回パーテーションの場所まで行かなければならないという煩雑さ、それから、予定表の管理も別にありました。そこで、もっと手間の少ない運用方法に一新しようということで管理システムの導入を検討し始めました。

「せきなび」はどこで知りましたか。

里見様　システム導入の相談を受けて、なにか良いツールはないだろうかとインターネットで情報を集めながら調べました。その中から、操作が直感的でわかりやすく、私たちが求める機能を持ち合わせているツールをいくつかピックアップして比較検討した結果、「せきなび」を導入することに決めました。総務も兼務している立場としては、ツールの管理やメンテナンス方法がわかりやすい点は魅力でしたし、それまで使っていたマップと同じような使い方がイメージできたので、実際に使用する社員にとっても、運用方法の変更によるストレスが最小限で済むのではないかという期待も持てました。

「せきなび」 トライアルと導入の決め手

少人数のトライアルで、操作性や使いやすさを実感。名前での検索機能も好評。

トライアルについてお聞かせいただけますか。

水村様　トライアルは総務、法務、それから情報システムのメンバー、合計10名ほどで実施しました。最初に「せきなび」を知った時の印象に違わず、実際に使ってみても本当に直感的に操作ができました。先程お話した内製ツールに比べて動作も軽くて早いので、その点もストレスがなく快適でした。カレンダーとのステータス連携機能（※1）も期待通りでしたし、社員の名前で検索すると座っている場所を即座に示してくれる機能も大変好評でした。

※1…GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに登録された予定を元に「せきなび」のステータス表示が自動で切り替わる機能

里見様　トライアルに参加した全員が直感的に操作できて、使い方がわからないという人はいませんでした。それは本格的に導入してからも変わっていません。操作面に関してマイナスの意見は全く出ていないですね。

水村様　トライアルから実際に導入を進めるにあたって、社内的なところで文書作成であるとか契約周り、調整の部分で時間がかかってしまい、正式に発注するまでに期間を要してしまいましたが、担当者の方に質問や相談をしつつ、一つずつクリアしていきながら導入に至りました。

少人数のトライアルで、操作性や使いやすさを実感。名前での検索機能も好評。

導入の決め手はどんなところでしたか。

水村様　期待通りの使いやすさ・わかりやすさが実感できたことは非常に大きいです。候補として他社のサービスも検討していましたが、操作や管理が難しそうなもの、費用面が合わないものもありました。それらをすべてクリアした、我々が思い描いていたサービスに一番近かったのが「せきなび」でした。

里見様　サポートの手厚さも決め手の一つです。情報システムの目線でお話すると、こういった新しいシステムを導入した時に、何かわからないことや困ったことが生じた際の対応やサポート面の質というのは気に掛かるところです。その点「せきなび」は問い合わせをするとすぐに対応してくれるので、非常に好感触でした。

「せきなび」 運用状況と工夫した点

200名から300名に拡大して運用中。入口に「せきなび」を表示したモニターも設置。

現在の運用状況について教えてください。

水村様　現在は、このビル内の本社機能がある部署と、営業統括部という営業部門の2部署で使用しています。運用を開始した時点では200名前後の登録でしたが、先日営業部門が加わったことで300名程度の運用になりました。 出社とテレワークの比率は6：4ぐらいですが、コロナが少し収まってきたこともあり、出社の比率は増えてきています。

トライアル後、本格的に導入するにあたって変更した点はありますか。

水村様　入口に「せきなび」の画面を映したモニターを設置しました。モニター専用のアカウントを作って表示しています。「せきなび」のアカウントを持つ利用者は自分のパソコンで確認ができますが、他の事業所の人が出張で来た時などは誰がどこに座っているのかがわからないので、入口のモニターで在席状況を確認できるようにしました。マップ上には「在宅勤務」「外出・出張」という枠もあるので、外から来た人にとっても、誰が今どういう状況にあるのかパッと見てわかるようになっています。

アイコンに部署名も入れることで、名前と所属がひと目でわかるように。

そのほかにも、運用で工夫されたことはありますか。

里見様　フリーアドレスの部分で工夫した点としては、弊社の場合は部門ごとに専用のフリーエリアがあるので、自分の座るエリアがわかりやすいように、マップ上に枠を用意して「〇〇部」と表示するようにしました。

水村様　マグネットシートで運用していた頃は部門ごとに色分けをしていたのですが、「せきなび」ではアイコンの上枠（内線番号などを入れられる箇所）に、部署名を入れることにしました。誰がどの部門に所属しているのか、ひと目でわかります。あとは、提案していただいて取り入れたのは、URLの貼り付けやお知らせ欄をせきなび上に作成したことですね。URLを貼り付けたことで、当社のイントラサイトやマニュアルにすぐアクセスできるようになりました。お知らせ欄には、「今日はこのテーブルは使えません」といった情報を載せて周知するなど、さまざまな用途で活用しています。

「せきなび」 導入後の社内の反応と効果

説明会を実施してスムーズに運用がスタート。「使いやすい」「動作が軽い」と好評。

実際に導入して、社内の反応はいかがでしたか。

水村様　トライアルの時と同様、「直感的で操作しやすい」「動作が軽くて良い」という感想をもらっています。入口のモニターも見やすいと好評で。マイナスの意見は出ていないですね。

里見様　元々こういったツールを入れて欲しいという声が社内で出ていたので、受け入れはスムーズでした。導入の際に説明会を開催したこと、入口に「せきなび」を表示させたモニターを設置したことがアピールとなり、かなりの人数がすぐに登録して使い始めてくれました。ただやはり、アイコンの移動やステータス変更といったアクションの定着度合いは人によってまちまちなので、より全体に浸透させるための働きかけは必要だと思っています。

具体的には、どのような変化がありましたか。

里見様　プロフィールがあることで、他の部門も含めて「誰がどんな業務を担当しているか」ということがわかりやすくなりました。社内のポータルサイトにも掲載している情報ではあるのですが、日常的に使う「せきなび」の方が目に触れる機会が多いですし、いつでもすぐに見ることができるので確認しやすいです。

水村様　担当業務を一覧表で見るよりも、実際にそこに座っている人がいて、「せきなび」で顔や名前、どんな業務をしているのかがわかる。その方が、すんなり入ってきやすいと思います。

里見様　担当業務を知るところから始まって、趣味など他の項目も入力する人が増えてくれば、コミュニケーション活性の面でも活用できるのではと期待しています。

レイアウトを上手く活用することで、組織としての一体感や帰属意識が高まった。

「せきなび」を入れて実感している効果はありますか。

水村様　まず、マップを見て探す必要がなくなったことで、「誰がどこにいるか」を確認する時間が圧倒的に少なくなりました。これは大きな時間削減です。目的の人を訪ねる際も、あらかじめ「せきなび」で席を確認してから行けるので、無駄な動きがありません。たとえば私を訪ねてくれる人の動きを見ていると、視線がキョロキョロしていなくて、まっすぐな導線で来てくれているのがわかります。

里見様　社内で「誰々はどこですか」「今日は来ていますか」と聞かれることがなくなりましたね。

水村様　そうですね。「せきなび」を入れてからは、全く聞かれなくなりました。

みなさんに活用いただけているのですね。

水村様　ほかに実感している変化として、部門の一体感を図ることができていると思います。本社機能を持った部門が2つのフロアに分かれているので、以前はお互いに離れてしまっている感覚があったのですが、「せきなび」を導入するにあたって、同じフロアマップにまとめて表示してもらったことで、一体感が持てるようになりました。実態としてフロアが分かれていることに変わりはないのですが、お互いに行き来して話をする機会が増えましたし、マップを使っていた頃よりも連携が取れていると感じます。

里見様　レイアウトの工夫に関しては、新たに「せきなび」に追加した営業部門も同様です。本部は東京ですが、大阪・名古屋・広島・九州にも営業支社・支店があるので、同じレイアウトに入れるようにしました。「せきなび」上にまとめて表示することで、営業部門としての帰属意識が高まったようです。別の営業支社の人に問い合わせたいことがあった時も、目当ての人がどこにいるかパッとわかって、電話ができそうなタイミングかどうかもひと目で判断できるようになりました。予定表を見ればわかることでもありますが、文字よりも色で識別した方が数倍早いので、やはりステータスが色分けされているのが良いですね。「せきなび」を入れたことで、場所を問わずに連携が取りやすくなったので、距離を感じさせない今の働き方にピッタリなツールだと思います。

「せきなび」 今後の活用について

横のつながりを大切に。「せきなび」を使う部門や事業所を拡大していく予定。

今後の活用について、お考えのことがあればお聞かせください。

水村様　今後も参加する部門を広げていく予定です。ゆくゆくはこのビル全体で「誰がどこにいるか」がひと目でわかるような運用を目指していけたらと考えています。それから、実はほかの事業所からも導入を検討したいという話が来ていて、「横のつながりを大切にしていこう」という全社的な方針がありますので、「せきなび」を入れられる所は積極的に導入していきたいとも思っています。全体で31拠点あり、従業員数も多いので、すべてを一括で管理することは難しいですが、事業所ごとの課題やルールを考慮しつつ、試行錯誤を重ねながら利用を広げていけたらと考えています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

水村様　繰り返しになりますが、やはり操作が非常に簡単で、運用管理もシンプルな点が大きな魅力です。それでいて自由度も非常に高いので、使いやすさと柔軟性においては一押しのサービスと言えるのではないでしょうか。難しい知識は不要で、ユーザーも管理者も直感的に操作ができる、非常に良いツールだと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！

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