大阪シーリング印刷株式会社は、1927年(昭和2年)に創業された、各種製品のラベルやパッケージングフィルムなどの開発・製造・販売を行う会社です。同社の中でパッケージやラベル等のデザインを手掛けているデザイン課において、「せきなび」が導入されました。本インタビューでは、「せきなび」の導入に携わられたデザイン課の松口様、同じくデザイン課で「せきなび」を実際に利用されている久保様、澤山様に、ツール導入の背景やご使用いただいたご感想をお聞きしました。（2024年7月）

「せきなび」導入の背景

出社と在宅のハイブリッドワーク、さらにフロアのフリーアドレス化がきっかけに。

在席管理ツールを導入されたきっかけを教えてください。

松口様　2023年の秋頃にオフィスのリニューアルがあり、フロア全体がフリーアドレスになったことがきっかけです。コロナ禍から始まって現在も続いている一定頻度の在宅勤務と、オフィスの座席のフリーアドレス化が相まって、社員がどこに座っているのかが把握しづらい環境になっていました。そこで、何か良い座席管理ツールがないかと調べている中で「せきなび」を知りました。

「せきなび」 無料版とトライアルについて

無料版の「せきなび for Free」で操作感を確かめた後、フル機能版の無料トライアルへ移行。

はじめに無料版の「せきなび for Free」をお試しいただいたそうですね。

松口様　はい。無料版はアカウントの登録作業などを自分で行う必要がありましたが、特に困った点はありませんでした。他社の色々なツールも調べていましたが、ほかのツールに比べて「せきなび」はシンプルでわかりやすい作りになっているので、いつでも手軽に操作できるところが良いなという印象でした。
無料版は利用人数に制限があるので（※1）、フロアに50名ほどいる社員の中で人数を絞って利用していたのですが、座席管理というツールの性質上、やはりフロアの全員で運用してみて有用性を判断したいと思い、有償版「せきなび」の無料トライアルに移行しました。

※「せきなび for Free」は30名まで無料で利用可能（一部機能制限あり）

有償版（フル機能）のトライアルに移行されて、どのような違いがありましたか。

松口様　やはり全員で使えるようになったことが一番大きな変化でしたが、座席の管理機能だけでなく、社内のコミュニケーションツールとしても使われるようになってきました。たとえば、プロフィール欄に顔写真を登録することができますが、特にルールは設けていないので、全員が思い思いの好きな写真やイラストを登録してくれています。私は飼っている猫の写真を入れているのですが、若手の社員たちもそれぞれ楽しんでくれていて、先輩・後輩がお互いのアイコンを見て、会話のきっかけが生まれたり、意外な一面を知れたりと、「せきなび」が社内コミュニケーションの活性化にもつながっています。

「せきなび」 有料版トライアルの運用について

全員一斉の説明会は行わず、各課の管理者から個別～少人数で使い方を伝えていった。

フロアの全社員でトライアルを開始する際、社内へのアナウンスや説明会はどのようにされましたか。

松口様　「せきなび」を入れているフロアはデザイン課だけでなく別の課も一緒に使用しているので、それぞれの課の管理者にのみ説明会を実施して、そこからは各課で説明をしてもらうことにしました。その時々で個別に声をかけたり数人で集まって説明したりしながら、少しずつ全体に伝えていったという形です。「せきなび」は、画面を見ればすぐに使い方を理解できるようなシンプルな作りになっているので、実際に見て触ってみてもらうのが早いだろうと思いました。

澤山様　そうですね。直感的に使えるツールなので、まずは説明された通りに情報を登録して、あとは実際に触ってみながら、使い方を感覚的に掴んで覚えることができました。

誰かが忘れていたら代わりに操作することも。フォローのしやすさや分かりやすい操作性が決め手に。

実際に使ってみた感想と、導入の決め手となった点を教えてください。

松口様　ステータスの変更などをうっかり忘れるといったことは起こりますが、自分以外のアイコンやステータスも動かせるようになっているので、それぞれが補い合いながら上手く運用できていると思います。変更を忘れたまま席を外している人がいたら、気づいた人や近くにいる人が、サッと代わりに操作してあげることができるので便利ですね。変更忘れだけでなく、誰かに連絡を取りたいときなども、お互いにフォローしやすいです。
色々と複雑な機能が盛り込まれた在席管理ツールもありますが、「果たして使いこなせるだろうか」という疑問があったので、今こうしてみんなが「せきなび」を使ってくれているのを見ると、機能のシンプルさとわかりやすさで選んでよかったなと実感しています。

「せきなび」 導入後の感想や社内の反応

在宅勤務か出社か、席にいるかどうか。状況が見えないストレスが「せきなび」で解消。

「せきなび」の導入が決まったときの、社内の反応はいかがでしたか。

松口様　便利になったという意見が多く、概ね好評です。「せきなび」を導入する以前から、在宅勤務中や各地の営業所で働いている人から「事務所の様子がわからない」という声が挙がり、電話やチャットで話したい相手が、どこにいるのかわからない状態で連絡を取るということがストレスになっていました。今は「せきなび」を見れば、連絡を取りたい相手が在宅なのか出社しているのか、どこに座っているのか、会議などで離席していないか、そうした情報がひと目でわかるようになったので、とても便利になったという感想を貰っています。

在宅勤務をされる方は多いのでしょうか。

松口様　デザイン課でいうと、約5割が在宅勤務をしている状況です。在宅に限らず、各営業所でデザイン業務にあたっているメンバーも何名かいるので、そういった他の営業所からも「せきなび」で事務所の様子が確認できるようになったことを喜んでくれています。

久保様　たとえば在宅勤務の日に、定時を過ぎて仕事を続けているとき、「話したい人がいるけど連絡がつかない」「たまたま席を外しているだけかも知れないけど誰に聞いたらいいかわからない」といったことがよく起きていました。それが「せきなび」を見て状況を確認したり、「近くに座っているこの人に聞いてみよう」という風に判断して動けるようになったので、いつもありがたく使わせてもらっています。

内線番号の表示で電話の取次ぎも便利に。今後は別フロアのメンバーにも拡大を検討。

「せきなび」を導入して、どのような変化がありましたか。

澤山様　個人的に効果を感じていることとして、外線をつなぎやすくなったことがあります。「せきなび」の機能でアイコンの名前の上に内線番号やプロフィール欄に携帯電話番号を記載することができるので、電話がかかってきた時にすぐに確認して転送することができますし、転送する相手が会議中などで出られない場合もひと目でわかるので、電話の取次ぎにも非常に役立っています。

松口様　今後は、Googleカレンダーとの連携なども視野に入れて活用の幅を広げていきたいと考えています。今はGoogleカレンダーではなく別のツールでスケジュール管理を行っているので検討は必要なのですが、「せきなび」とスケジュールが連動して管理できると、より便利に使えるようになるのではと思います。
それから、現在「せきなび」を運用しているフロアとは別のフロアにもデザイン課の人間がおりまして、『「せきなび」を入れて欲しい」という声をもらっているので、レイアウトを改良して一緒に使えるように整えていきたいと考えています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

松口様　在席管理ツールを導入したいと考えたときに最も心配していたのは、きちんと使いこなせるかどうか、形骸化してしまわないかということでした。実際に使い始めてみると、特にそういった問題もなく、うっかり忘れてしまった人がいれば他の人が代わりに操作してあげるなどして、フォローし合って運用できています。結果として、全員参加でみんなのスケジュールを管理することができていて、しかも、シンプルで使いやすいという点が何より魅力です。在席管理ツールを入れたいけれど形骸化が心配という方にも、ぜひ一度試してみていただけたらと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！