睦備建設株式会社は、分譲マンションや一戸建て住宅の開発・販売・管理などをトータルで行うディベロッパーです。京都と滋賀を中心に、分譲マンション「パデシオン」、一戸建て住宅「やすらぎ台」の開発や販売を手掛けています。同社において、せきなびの運用を担当されている奥田様と高橋様に、せきなび導入の背景や運用状況についてお話を伺いました。（取材：2022年9月）

せきなび 導入の背景

不安要素もある無料ツールから、利便性の高い有料ツールへと切り替えた

在席管理ツールを検討されたきっかけを教えてください。

高橋様　以前は無料の在席管理システムを使用していたのですが、使えるパソコンの台数に制限があったため、在席状況を確認したいときには都度、システムの入ったパソコンまで見に行ったり、自分のステータスを変える際にもそこまで行ったり、誰かに変更を頼んだりする必要がありました。なので、まず全員のパソコンに導入し、自分で「外出」「出勤」などのステータスを変更したり、自席で「この人は今この階にいるかな、席にいるかな」ということが見てわかったりできるようにしたいという希望がありました。そこで何か良いツールがないかと探し始めたのがきっかけです。

在席管理ツールはすでにお使いで、新しいものを探されていたのですね。

高橋様　はい。以前は無料のツールを使っていましたが、セキュリティ関係で心配な面もありましたので、有料のツールも視野に入れて考え始めました。インターネットで色々調べていて、検索をしていた中にせきなびが挙がってきたという形です。

興味を持っていただいたのはどのような点だったのでしょうか。

奥田様　まず、有料でも導入する条件として、以前のツールとできるだけ似たような使い方ができて、移行のハードルが低いものをという要望が社内でもありましたので、使っていたツールにあった機能はすべて網羅した上で使いやすいサービスがないかと探していました。たとえば、機能が多過ぎるとか、コストは安いけれど簡易的過ぎて部署が分けられないとか、そういったツールもある中で、総合的に考えてちょうど良いバランスだったのがせきなびでした。

せきなび 導入の決め手

数名でトライアルを実施し、使いやすさとコストが決め手に。

無料トライアルでお試しいただいてから、導入を決定されたと伺っています。

奥田様　最初は事務の5～6名だけでトライアルをしました。もし万が一導入できなかった場合のことを考えると、いきなり社員全員で実施するよりも、まずは内々で体感してみようと。 前に使っていたツールと比べて不足に感じる部分はありませんでしたし、プラスアルファの機能もありましたので、「これは（求めていたものとは）違うな」という感覚は全くなかったという印象です。

ありがとうございます。導入の決め手はどのような点でしたか。

奥田様　他のサービスと比べると、まず使いやすさ。あとはコスト面も大きいですね。契約期間の縛りがないこともよかったです。

せきなび 運用状況

約60名で運用中。外出の多い社員はスマートフォンでも活用。

ご利用状況について伺えればと思います。テレワークなどはされているのでしょうか。

高橋様　現在、60名ほどで運用しています。テレワークはまだ準備段階というところですね。一人一人固定席があり全員が出社していますが、営業部や管理部など外出率が高い部署もあります。（せきなびで）会社にいない社員の所在や行き先、休みかどうかなども見られるので、その面でも助かっています。

せきなびはスマートフォンにも対応していますが、ご活用いただけていますか。

高橋様　本社にいることが少ない建設部ですとか、社用携帯を導入している部署ではスマートフォンから使っている社員もいますね。具体的に、誰がどれぐらいというところまでは把握していませんが、（スマートフォンからの）使い方を質問されることはあるので、みなさん使ってくれているんだなと実感しています。

ステータスを4つに絞り、すべての社員が使いやすいツールに。

運用上のルールや、工夫された点などありましたらお聞かせください。

高橋様　ステータスとしては、出勤・外出・休み・販売センターにいる、この4種類がありまして、各自で変更してもらっています。

奥田様　ステータスを変更するときは個々の座席のパソコンからよりも、オフィスの出入口に設置している（せきなびを表示した）パソコンから変えている人が多いです。

出社・退勤や外出の際に、出入口のパソコンで変更するということですね。

奥田様　そうですね。以前のツールを利用していた際も出入口のパソコンで変更してもらっていたので、その運用に合わせています。おかげで、ツール移行時の混乱もなく、スムーズにせきなびに移行できたと思います。

ステータスを4つに絞っているのは、以前お使いになっていたツールに合わせてでしょうか。

高橋様　新しいものを導入するときは、みなさんに慣れてもらうまで時間がかかると思います。あまりステータスの数を増やし過ぎると、かえって使い勝手が悪くなって使用率が下がってしまうのではないかという懸念もあり、少なくしました。社員の年齢層が幅広く、そこまでパソコンやシステムに慣れていない社員もおりますので。結果的に、みなさんにきちんと使っていただけています。

（せきなび画面の）レイアウトでは何か工夫されましたか。

高橋様　会社の外線電話番号を表示しています。部署によって外線番号が異なるので、電話口で聞かれたときなどに伝えられるよう、レイアウト上に入れてもらうようにCS担当の方に依頼をしました。

せきなび 導入時の反応

定着していた運用方法をそのまま引き継ぐことで、スムーズに浸透。

実際に導入してみて、社内の反応はいかがでしたか。

高橋様　みなさん「どうやって使うの」と質問してくれるなど、興味を持って積極的に使ってくれているので、感謝しています。ステータスもきちんと変更してくれています。

なかなか使ってもらえないといったお悩みはなかったのでしょうか。

高橋様　そうですね。元々、（以前のツールを使っていた際に）従業員用出入口のパソコンでステータス変更をする習慣はついていて、その運用を引き継いだので、使ってもらえないかもという心配はしていませんでした。実際、使い方が少し変わるくらいなので混乱もなくスムーズに使ってもらえています。もし、個々のデスクのパソコンでステータスを変えてもらう形にしていたら、（以前と運用が変わるので）おそらく声掛けがたくさん必要になっていただろうと思います。

とてもスムーズに開始できたのですね。

高橋様　一応、操作方法は全員が見られるよう紙ベースでマニュアルを作成しています。あとは、その出入口のパソコンの近くに使い方を書いた貼り紙などもしました。

せきなび 導入後の効果と今後

各自のパソコンですぐに確認できるから、電話対応や取り次ぎがスムーズに。

ツールをせきなびに変更されて、実際の効果はいかがですか。

奥田様　前のツールのときは表示できるパソコンが限られていたので、たとえば電話を取ったとき、わざわざその唯一のパソコンまで見に行って、外出しているのか休みなのかということを確認しなければなりませんでした。今は目の前にある自分のパソコンですぐ確認できるようになったので、電話の対応や取り次ぎがとてもスムーズになりました。

高橋様　以前は上席の方から「この人いる？」「あの人いる？」みたいに聞かれることがとても多かったのですが、せきなびを導入してからはそういった質問が減ったので、上席の方にもせきなびを活用いただけているのだなと感じています。

5月に新しく追加された、ステータスのリセット機能もお使いでしょうか。

奥田様　使っています。24時になったら全社員のステータスをリセットする（退勤の状態になる）形ですね。

高橋様　経理では毎日休みの確認をしているので、ステータスの自動リセットは本当にありがたい機能です。

コロナ禍で激減した社内交流。コミュニケーションにも活用していきたい。

今後の活用方法として、何か検討されていることはありますか。

高橋様　プロフィール機能を使って部署間の交流もできたらと思っています。社員旅行やボーリング大会といった社内のイベントがコロナ禍で実施できなくなったので、他部署と交流する機会が減ってしまったんです。プロフィールで「この人、こんな人なんだ」という一面が分かるだけでもいいので、そういった面でもせきなびを活用していけたらと思います。

今はプロフィールの顔写真は登録されているのでしょうか。

高橋様　本当は入れたいところですが、抵抗のある人もいるだろうと思いまして。「写真が登録できますよ」と軽くアナウンスする程度にとどめています。

奥田様　まだ人数は少ないのですが、自分の好きな画像を入れてくれている人もいますね。他にプロフィールとしては誕生日、血液型、趣味、みんなに一言といった項目を設定しています。

ありがとうございます。ぜひ社内交流にもお役立ていただければと思います。

せきなびを検討中の企業様へひと言

高橋様　実際に導入して実践してみないとわからない面が多いと思いますが、興味本位でもいいので、一度試してみて欲しいですね。導入まではちょっとわからないこともあるとは思いますが、本当に試してみて損はなかったです。

お話しいただき、ありがとうございました！