学研メディカルサポートは、医療従事者向けにe-ラーニングを使った教育配信事業を行う会社です。同社の管理部において人事総務や経理など広範囲に渡る業務を担当されている鈴木様と関田様に、「せきなび」導入の背景や運用状況についてお話を伺いました。（取材：2023年1月）

「せきなび」 導入の背景

フリーアドレスの導入をきっかけに在席管理の課題が浮上

「せきなび」の導入を検討されたきっかけについて教えてください。

鈴木様　以前は別の在席ツールを使っていたのですが、当社でフリーアドレスを導入するにあたり、以前のツールでは機能不足な面があり継続利用は難しいと判断しましたそこで、在宅勤務やフリーアドレスも含めた新しい働き方に対応できる管理ツールとして「せきなび」を検討し始めたのがきっかけです。

どのような経緯でフリーアドレスにされたのでしょうか。

鈴木様　コロナ禍をきっかけに在宅勤務が増えたことと、社員全員の席が確保できなくなってきたことから、フリーアドレスの導入が決まりました。

「せきなび」を知ったきっかけは何でしたか。

鈴木様　ウェブでも在席管理ツールを探していたのですが、「せきなび」は展示会で見て知ったのがきっかけです。説明を受けてみたら、まさに求めていた商品でした。当社の場合、フリーアドレスと固定席と在宅勤務のすべてをハイブリッドで管理する必要があるのですが、他のシステムだとなかなかできないことが「せきなび」では可能でした。それからステータスが色分けされていて「一目でわかる」という点が非常によかったですね。

「せきなび」 トライアルと導入の決め手

トライアル参加者の反応は「見やすい」「使いやすい」と高評価

「せきなび」のトライアルについてはいかがでしたか。

関田様　最初は管理部と各部署の上長のみでトライアルしたのですが、「見やすい」「使いやすい」という声が多かったので、試してみてよかったなと感じました。以前使っていたツールは出社状況しかわからなかったのですが、「せきなび」では座席の配置と社員の状況が一緒にわかるという点が非常に好評でした。

鈴木様　トライアル中、当社から細かく色々な質問をしたのですが、とても丁寧に答えていただいたので、安心して導入まで進めることができました。おそらく会社によってオフィスのフロアや働き方など事情がそれぞれ異なると思うのですが、その会社に合わせて「こういう運用がいいですよ」というアドバイスをもらえることが、スムーズに導入できた理由ですね。

導入の決め手になったのはどのような部分でしたか。

鈴木様　まずは操作性ですね。操作が簡単なので1度使えばすぐに覚えることができました。また、ひと目で社員の状況がわかり、オフィスにいる社員だけでなく、社外や在宅勤務をしている者も含めてすべて把握できるので、非常にわかりやすいと好評でした。それから（CS担当者*1が）色々な会社に合わせたノウハウを持っていて、運用のフォローも含めて非常に丁寧に対応していただけたので安心感がありました。
*1トライアル時点から専任のCS担当者（カスタマーサクセス担当）がついて運用や導入をフォローします。

「せきなび」 運用状況と定着の工夫

画面の使い方を工夫して「社員の状況」「座席の種別」をわかりやすく可視化

現在のご利用状況についてお伺いできますか。

鈴木様　社員以外も含めると、全体で90人程の規模で運用しています。出社が7割、在宅が3割ぐらいの比率ですね。出社といっても、営業は出張が多い時期もあるのですが、「出張」という枠にアイコンを移動してもらうので状況は一目でわかるようになっています。

運用上の工夫や、カスタマイズされた点があればお聞かせください。

関田様　座席の配置とは別に「在宅」や「休み」といった他のステータスの枠も作り、「今、誰が何をしているか」をわかりやすくしたことが一番の工夫かと思います。それから、どこが固定席でどこがフリーアドレス席なのかわからなくなることを防ぐために、区別しやすいようレイアウト上に色付けもしました。席替えをする際にも、どの席を動かしていいのかすぐにわかるようになっています。

最低限のルール周知とリマインドで、スムーズな定着に成功

「せきなび」の画面上にも運用ルールを記載されているとお伺いしましたが、定着のために意識したことなどはありますか。

鈴木様　使い方がわからないとなかなか浸透しづらいので、画面上にも最低限のルールを載せて見えるようにしたことと、マニュアルを作成して各社員に周知しました。使っていない人には個別に声掛けも行うことで、毎日使ってもらえるようになってきました。それと、導入当初に御社（Humap）からリマインドメール(*2)を配信してもらいました。忙しくて（「せきなび」の利用を）忘れてしまうこともありますので、リマインドは社内でも継続していきたいと思っています。
*2 運用開始後1ヶ月間を限度に、弊社から「せきなび」ユーザーの方へリマインドメールの配信が可能です（オプション）。

「せきなび」 導入後の反応と効果

社員の状況がわかることが、コミュニケーションにも大きな効果を発揮

実際に導入されてみて、社内の反応はいかがでしたか。

鈴木様　トライアルを体験している社員はもちろんですが、非常に見やすくて使いやすいという点をみなさん評価してくれています。これは在席状況を見るだけではなくコミュニケーションにも影響していて、「どこに座っているのか」「今どういう状況なのか」がひと目でわかるのは、（話しかけやすくなるため）コミュニケーションツールとしても大きな魅力だと思います。実際、コミュニケーションが以前に比べて非常にスムーズになったと実感しています。

関田様　「誰が今どこにいるか」がひと目でわかるので、話し掛けに行くタイミングも取りやすいですし、情報共有もしやすくなったと感じています。

プロフィール欄はどのようにお使いですか。

鈴木様　プロフィールに各自の電話番号を登録することで、電話を取り次ぐ際に「せきなび」を見てすぐに連絡先を確認でき、電話の取り次ぎがとてもスムーズになりました。将来的には、その他のプロフィール項目も充実させていきたいと考えています。
幸いなことに社員数がかなり増えているのですが、フリーアドレスや在宅勤務も含めた新しい働き方をしている中で、新しく入った社員は「他の社員のことがよくわからない」という状況になりがちです。プロフィール情報を充実させることで「その人がどんな人か」を見える化できるので、活用していきたいですね。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

鈴木様　働き方が多様化したことで、社員間で情報の見える化や共有がしづらくなっているという現状があります。「せきなび」を導入すれば（プロフィールを通して）社員がお互いについて知ることができますし、情報の見える化は結果的に業務の効率化にも繋がるので、新しい働き方の中で生まれた課題がクリアになるのではと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！