GrowthPartners（グロースパートナーズ）税理士法人は、会計・税務サービスを軸に、企業の財務分析から経営支援までビジネス面でのサポートも幅広く提供する税理士法人です。代表である山岸様に、「せきなび」導入の背景や運用状況についてお話を伺いました。（取材：2023年2月）

「せきなび」 導入の背景

フリーデスク化に備えて在席管理ツールの導入を検討

在席管理ツールを検討された経緯についてお聞かせください。

山岸様　一番のきっかけはフリーデスク化（フリーアドレス化）の検討を始めたことです。現時点では固定席で運用していますが、従業員数が増えており新たに採用も5名決まっていて、徐々に座席が不足してきそうな状況にあります。チーム単位でエリアを分けてフリーデスク化を図ろうとしている最中です。

「せきなび」を知ったきっかけを教えてください。

山岸様　フリーアドレスを管理できるツールをネットで検索している中で知りました。サービス内容や料金を見て、いいなと思ったのがきっかけです。検討している中で私どもが特に重視していたのは、必要に応じてカスタマイズできることと、ITリテラシーがあまり高くない人でもしっかり対応できるツールであることでした。在席管理ツールは毎日触るものなので、使い方が視覚的にわかりやすく、工数をかけずに定着させられそうなツールを探していました。

「せきなび」 トライアルの実施と導入の決め手

全社員でトライアルを実施、「抵抗なく使えた」と好感触

トライアルについてお聞かせください。

山岸様　イメージしていた通りの使いやすさでした。視覚的に操作ができて、ドラッグアンドドロップでアイコンを移動したり、「出社」などのステータスもワンクリックで変更できたりと簡単です。使用感について社内で聞いてみても「まったく抵抗なく使えた」という反応で、誰にとっても使いやすいツールであることが確認できました。

誰でもわかる使いやすさと、料金設定が決め手に

「せきなび」を導入した決め手はどのような点でしたか。

山岸様　トライアルを実施してみて、「誰にとっても使いやすいツールである」とわかったことが一番です。私も他の管理メンバーも状況が把握しやすくなりましたし、シンプルで、かつ使いやすいところがマッチして導入を決めました。それから価格ですね。社員が増えることが決まっていて、今後さらに突発的に増える可能性があることも考慮すると、100人まで同一料金で利用できるという点は大きな魅力でした。

「せきなび」 運用状況と工夫した点

出社かテレワークか、朝の時点でステータスを変更するシンプルな運用ルール

現在はどのような形で運用されていますか。

山岸様　全員、毎朝出社したタイミングで「せきなび」のステータスを変更しています。具体的には、仕事を始めるタイミングで「出社」か「テレワーク」いずれかのステータスに変更してもらって、あとは各々状況が変わるタイミングで「休憩」等にステータスを変更してもらって、退勤する際にまた「退勤」に変更してというスタイルですね。今後フリーデスク化を進めていくと、その日使う座席にアイコンを移動するという操作も加わりますが、今の時点ではステータスだけ変更してもらい、その時々の状況が把握できるようにしています。

ステータスの色だけでなくエリアも分けることで、さらに状況を把握しやすく

使い方で工夫された点はありますか。

山岸様　出社、テレワーク、休み、退勤といった状況に合わせてエリア分けをしました。画面左半分が座席図を表示した出社ゾーン、右半分がテレワークゾーンや休みゾーンという風に区分けされたレイアウトで運用しています。もちろんステータスの色で個々の状況はわかるのですが、区分けを行ったことで社内全体の状況がより鮮明に視覚化できました。
アイコンの位置を自動でリセットする機能は現時点では未使用ですが、フリーデスク化を進めた後は役に立つと思うので活用していく予定です。

座席を予約できる仕組みも準備されているそうですね。

山岸様　現時点では「せきなび」に座席予約機能がないので、代わりに予約表のスプレッドシートへのリンクボタンを「せきなび」上に設置し、「せきなび」と併用して運用できるような仕組みを整えていただきました。「いつ、誰が、どの座席を確保（予約）しているか」ということがわかるようになっているので、当面はこの方法で運用していこうと考えています。

「せきなび」 導入後の反応

トライアルを経てスムーズに本格導入、社内の状況がひと目でわかるように

「せきなび」導入後の反応はいかがでしたか。

山岸様　トライアルを実施して好評だったので、そのままスムーズに受け入れてもらえました。

社内でどのような変化がありましたか。

山岸様　やはりステータスの状態がひと目でわかるようになったことが大きいですね。以前別のツールを使ったこともあるのですが、なかなか浸透しづらい面がありました。ステータス変更の手間は最小限に抑えつつ、視覚的に全体の状況が把握できるようなツールはないかと探していたので、今回「せきなび」を導入して、全メンバーでそれが把握できるようになったことはありがたいなと思います。

毎日決まったタイミングでステータス変更を促し、定着を図る

定着させるために苦労されたことはありますか。

山岸様　苦労している点があるとすれば、全員に毎朝のステータス更新を定着させていく部分ですね。「せきなび」をチェックする担当を1名立てているのですが、フレックス制度で始業時間が各自異なるので、コアタイムに入った1時間後の12時の時点で、ステータス変更を促すアナウンスを全員に向けて行っています。新しい社員が入るたびにこの（ステータス変更の）意識づけは必要になってくるので、定時のアナウンスは今後も継続していくと思います。

今後の活用について考えていることをお聞かせください。

山岸様　これからフリーデスク化を進めていきますので、フリーデスク化した後も「誰が、今、どういう状態か」というステータスの把握と、座席の管理、座席の予約・使用という部分がしっかり機能している状態を実現させたいですね。そこがしっかり運用できていれば、「出社しているから直接話しに行こう」とか、「テレワークだからオンラインでミーティングしよう」といった風に動きやすくなり、お互いにコミュニケーションが取りやすくなると思います。「せきなび」を活用することでフリーデスク化にも柔軟に対応していけるのではと考えています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

山岸様　弊社としては実際に「せきなび」を活用してみて、ステータスの把握が容易になりましたし、自社に合わせたカスタマイズも可能ですし、やはり使いやすさですね。ITリテラシーがそこまで高くない人も非常に使いやすい。ツールやシステムに詳しい人だけが集まっているチームならいいのですが、そうではない場合が多いと思います。そういった企業にとっては本当に親切でわかりやすいサービスだと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！