白報会グループは、首都圏を中心に総合診療所および在宅医療、産後ケア、有料老人ホームの開設・運営などを展開する医療法人です。同社のシステム課において、グループ全体のPCやシステム関連の管理を担っておられる丸本様に、「せきなび」の導入背景や活用方法、導入後のご感想を伺いました。（2023年8月）

「せきなび」 導入の背景

ホワイトボードでの管理に限界を感じた役員からの提案で、在席管理ツールを検討。

「せきなび」を検討された経緯について教えてください。

丸本様　我々システム課では、他の部署からの相談を受け、導入したいシステムのヒアリングから準備・調達まで通して関わっています。今回の「せきなび」についても、役員からの提案で検討を始めました。「こういった（在席管理）ツールを入れたい」という話を受けて、どういったツールが必要かを考えながら数社を比較検討して役員にフィードバックしていたのですが、「せきなび」は提案の段階から候補として挙がっていました。

役員の方は、どのような課題をお持ちだったのでしょうか。

丸本様　昨年の11月にオフィスを移転したのですが、半年ほど経過してから「職員の所在がわかりにくい」という課題が出てきました。職員の外出や休みをホワイトボードに記入して管理していたのですが、移転してオフィスが広くなったことで、距離によっては目視では見えづらかったり、その都度ホワイトボードと席を行ったり来たりして確認しなければならなくなりました。「（誰がどこにいるか）パッと見てわかるようなツールはないだろうか」と役員の方でツールを調べ始めて、システム課へ相談が来たという流れです。

「せきなび」 導入の決め手

導入の手軽さとカスタマイズの柔軟性、リーズナブルな料金設定も決め手に。

「せきなび」を選んだ理由を教えてください。

丸本様　座席管理のシステムはたくさんあるので色々と情報収集をしましたが、最終的に2つの候補を選定しました。そこから更に当社の要件や役員の要望も考慮した結果、導入しやすくて柔軟性もある「せきなび」を選びました。特によかったのはステータスの部分で、外出、休み、出張といったステータスが固定されておらず、自由にカスタマイズできるところが決め手になりました。

設定の自由度が大きな決め手だったのですね。

丸本様　導入コストとランニングコストを抑えられることも魅力でした。導入して使ってみたものの、あまりマッチしなくて廃止するとなった場合、その間に費やした労力とコストは大きな損失になります。その点「せきなび」は全体的にコストが抑えられて、契約期間の縛りもないのがありがたいですね。利用料金は1名あたりいくらで計算するサービスが多い中、100名までは一定料金で利用できるところも好印象でした。

「せきなび」 トライアルの状況

そのまま本稼働に進むことを見据えて試用を開始。職員同士で使い方を教え合う姿も。

トライアルについてお聞かせください。

丸本様　候補に挙がっていた別のツールは要件を満たしていなかったので、トライアルを実施したのは「せきなび」のみです。試用して問題なければそのまま本稼働できるよう、この本部にいる約30名全員でトライアルに参加しました。説明会などは開かず、どういったツールなのかとログイン方法を説明して使ってもらいました。現在もその30名で運用しています。

説明会の開催がなくても、スムーズに進みましたか。

丸本様　「せきなび」は操作が簡単で直感的に使えるので、説明会は必要ないだろうと考えていましたし、実際、1クリックか2クリックで自分のステータスを変更できるのでスムーズに使ってもらうことができました。各自が色々触ってみながら、「ここはこういう風にするといいよ」などとお互いに教え合っている様子も見られました。元々、部署ごとや部署の垣根を超えたコミュニケーションがしっかり取れているおかげかも知れません。

「せきなび」 運用上の工夫

業務上で必要な情報が、「せきなび」を見ればいつでも確認できるようになった。

プロフィールにはどのような情報を載せていますか。

丸本様　内線番号と、担当しているエリアや法人の情報を登録しています。10社ある白報会グループの中で、法人ごとに経理や人事の担当者が決まっているのですが、「今、誰がどの法人を担当しているのか」という情報が、特に新しく入社した職員にとってはわかりづらいので、「せきなび」のプロフィールでパッとわかるようにしたのは良い工夫だったと思います。

複数の法人を含んだグループならではの活用法ですね。

丸本様　その人がどこを担当しているのか、プロフィールを見ればいつでも確認できる。新人の職員でも、何かあれば誰に相談すべきかすぐにわかりますし、経理であれば請求書を渡しに行くこともできます。以前は「誰がどの法人を担当しているのか」といった情報は口頭で伝えられていて、各自がメモを取って覚えるというような状態でしたが、今は「せきなび」を見れば一目瞭然です。効率の面でも、革命的な変化と言っていいと思います。

役員からの積極的な提案を盛り込みながら、カスタマイズして使いやすさを追求。

そのほかのプロフィール項目についてはいかがですか。

丸本様　管理者用の画面でプロフィール項目をカスタマイズできるので、アイコンの名前の上に内線番号が表示されるようにはしています。今まで作っていた内線番号表も必要がなくなり、必要な情報はすべて「せきなび」で確認できるようになりました。役員も積極的に色々と提案してくれるので、より使いやすく工夫されていっています。

レイアウトの中に、グループ法人の枠も設けられていますね。

丸本様　私も含めて本部の職員は外出することが多いので、白報会グループの拠点一覧をレイアウトの下の部分に載せておいて、誰がどこに行っているのかひと目でわかるようにしました。現在は本部のみで運用していますが、将来的には他の事業部やクリニックの責任者などにも「せきなび」のアカウントを発行して、所在を可視化して共有できたらと考えています。現状は各現場の責任者の所在を知る方法がなく、電話をしてはじめて「今日は休みだった」とわかることもあるので、そういった手間も解消されるのではと思います。
ほかには、グループの代表電話番号を画面上に掲載しているのですが、利用していく中で本部内にある美容部門の会社の電話番号も載せたいという意見が上がり、私が図面を編集して追加しました。

「せきなび」 導入後の反応と感想

導入準備から実際の運用まで、まったく苦労することなく進められた。

利用が定着するまでに苦労されたことはありますか。

丸本様　一切ありません。そこが「せきなび」のすごいところだと思います。通常、何か新しいツールを入れたり、運用の仕方を変えたりするとなった際は、事細かに準備を進めなければなりません。その上で「使えない」「上手く操作できない」といった不満の声が挙がるのもよくあることです。それらが一切ないというのは、それだけ「せきなび」のインターフェースがシンプルで、直感的に操作できるように作り上げられている証拠です。管理者側では一部設定を変更したりすることもありますが、利用する側のユーザーは触る場所もごくわずかですし、2,3回操作すれば誰でも問題なく使いこなせると思います。

役員が自ら積極的に「せきなび」を利用。職員への周知に繋がり定着が進んだ。

ホワイトボードの不便さを指摘された役員の方も使っておられますか。

丸本様　役員というのは理事長と副理事長なのですが、検討の段階から実際に導入した後も、「せきなび」の運用に前向きで自ら動いてくれました。ステータスも頻繁に入力されますし、今は外出中だとか、お休みだとか、すぐに分かります。トップがそこまで書いて利用していることが周知にも繫がり、職員も自然と積極的に使うようになりました。

トップの方が先導して利用が定着するのは、すばらしいですね。

丸本様　その役員も「せきなび」について高く評価していたことですが、（担当者の）レスポンスの早さには驚きました。『「せきなび」を導入したい』と思ってから実際に運用を開始するまで、想像以上に短い期間で進めることができました。準備段階では、「せきなび」の画面に表示するオフィスのレイアウトを作成してもらったり、アカウントの発行も職員のリストを渡して丸ごとお願いしたので、システム部門の負担はほとんどありません。スピーディーに導入することができて助かりました。

「せきなび」 導入後の変化

「せきなび」を入れたことで “良い流れ”が生まれ、業務のスピード感がアップした。

導入して、職場にどのような変化がありましたか。

丸本様　職員の所在が可視化されたことで、業務の上でとても良い流れができました。以前は目視で席を見渡していて、離れている部署の様子もわからなかったのが、今は「せきなび」を見ればすぐに状況がわかります。例えば書類を渡すタイミングひとつ取っても、「今は外出中だな」「今日はお休みだな」とわかるので、自分の席にいながら判断できるわけです。
かねてからホワイトボードでできることの限界は感じていましたが、「せきなび」は自分たちが使いやすいようにカスタマイズして多くの情報を入れられるので、誰でも必要な情報をすぐに得られるようになりました。業務の様々な場面でスピード感が増したことを実感していて、期待以上の効果を生んでいると実感しています。

「せきなび」が業務効率化に繫がったのですね。

丸本様　以前はホワイトボードで運用していたので、予定を書き忘れたりすると外出先から電話をして、本部にいる職員に書き換えを頼んでいました。「せきなび」なら（スマートフォンにも対応しているので）うっかりステータスを変え忘れてしまっても、外から操作することができます。もう電話は不要で、自己完結できるようになった。これはもう“革命”と呼びたくなるほどの変化です。

ありがとうございます。

丸本様　今回は移転とホワイトボードがきっかけでしたが、最初に認識していた課題とは別に、実際に何かを変えてみてから初めて気づくということもあると思います。変えたことによって、入り乱れていた情報が一つに集約されて管理しやすくなる、やらなくても済むことがわかって負担が減る。そういった気づきが得られたことも、「せきなび」の導入がプラスに作用したと感じている部分です。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

丸本様　当社もホワイトボードからの切り替えでしたが、DXが進む今の時代、導入を検討しているのであれば、ぜひ前向きに考えて欲しいですね。使ってみて改めて気づくことや見えてくるものが必ずあるはずです。試して損になるということはないと思いますので、まずはトライアルで試してみることをお勧めします。

お話しいただき、ありがとうございました！