株式会社サザビーリーグアイシーエルカンパニーは、生活雑貨を中心に心地よいライフスタイルを提案する、「Afternoon Tea LIVING（アフタヌーンティー・リビング）」を全国に125店舗展開する会社です（2022年3月現在）。コロナ禍でテレワークが増加したことや、社員の所在をホワイトボードや目視で確認していた状況を受け、せきなびを導入されました。人事総務部にて労務や採用関連を中心とした多様な業務に携わっておられる石渡様と小池様に、せきなび導入までの経緯、社内の反応やご感想をお聞かせいただきました。（取材：2022年4月）

せきなび 導入の背景

人と接する業務が多い人事ならではの「今いる？どこにいる？」の確認負担

在席管理ツールを導入されたきっかけを教えてください。

小池様
以前は在席者や入退社の管理を壁に貼り付けたホワイトボードで行っていたので、メンテナンスが大変でした。あとは人事なので色々な人とお話する機会が多いのですが、（自席が）オフィスの端の方なので、誰が今在席しているのかといったことがわかりにくく、ホワイトボードを見に行ったり席まで覗きに行ったりするような状態でした。せきなびは私たちから提案したわけではないのですが、導入が決まった時はすごくありがたいなと思いました。

ツール導入には在宅勤務の影響もありましたか。

石渡様
せきなび導入前から在宅勤務の運用はスタートしていましたが、コロナで（在宅勤務を）やらざるを得ない環境になり、急速にピッチが上がりました。大多数は社用携帯を持っていないので連絡手段がパソコンになってしまうのですが、今いるのかどうか、今日は休みなのかといったことが、せきなびを見て一発でわかる点は非常にありがたいです。

トライアルで賛成意見が多かったことが決め手に

せきなびを選ばれた理由を教えてください。

石渡様
トライアルを受けてみて、その結果すごく賛成意見が多かったことが決め手かなと思っています。（在席ステータスの）最終更新日時が記録されるところもメリットだと思います。

ありがとうございます。トライアル後の意見はどのように集めたのですか。

石渡様
Googleフォームでアンケートを取りました。中にはホワイトボードに長年慣れている方もいるので、切り替えるのが大変そうだという意見もあったのですが。ただ慣れてくると、（他人のステータスが）一目でわかるというのは非常に対応しやすくて、他の人がステータスを変えることもできるので、しっかり活用できているなと思います。

せきなび 運用上の工夫

ホワイトボードでの運用を受け継ぎ、「離席時に変更」を基本ルールに

現在の運用状況について教えていただけますか。

石渡様
今使っているのは千駄ヶ谷オフィスのメンバーで、80名ぐらいのグループです。コロナ禍で在宅勤務が週に2日なので、出社と在宅の割合は6対4か7対3ぐらいですね。店舗運営のメンバーは出張が多いのですが、いつからいつまで出張というのを記載してくれていて、他のメンバーがわかるようになっています。

ステータスや運用面でのルールはありますか。

小池様
これまでに使用していたホワイトボードの運用をベースに、通常の勤務時間で出勤・退勤する場合には「在席」のまま変えないことになっています。お休みのときは「休み」、午前・午後半休は「半休」、会議中なら「離席」という風に、席から離れるときにステータスを変更する運用です。あとは「リモート」「外出」「フレックス」などですね。連続で不在が続く場合はその期間がわかるように記載するので、お休みでも「この人が次にいつ出勤するか」というのがわかりやすくなっています。

自然な声掛けの中で徐々にステータス更新が定着

ステータスは皆さん忘れずに変更できていますか。

石渡様
急に離席しなければならないときなど、私も忘れてしまうことがあるのですが、帰ってくると誰かが離席に変更してくれています。みんなでカバーし合いながら運用して、導入初期よりも浸透してきた印象はありますね。

定着するまでに何か工夫されたことはありますか。

石渡様
ステータスを更新していない人に対して直接何か言うようなことはありません。ただ、たとえば電話をして、不在になっているけど実際は席にいた、といったときに「せきなび変わってませんよ」とフランクに話せる環境にはなっていると思います。私も「変えておきました」と言われたりしますし、そういった声掛けはありますね。

今後は社内のコミュニケーションにも活用していきたい

今後、こんな使い方をしてみたいといったことはありますか。

石渡様
プロフィール欄に個人的なこと（趣味・特技など）も色々載せられると聞いたので、そこを活用してコミュニケーションを取っていけるといいなと思っています。今期は社内のコミュニケーションを非常に重要視しているので、せきなびがきっかけになればと考えています。

コミュニケーション関連で言うと、プロフィール写真機能はお使いですか。

石渡様
一応設定することになっていますが、全員が入っているわけではないですね。大体の方は入館証のために写真を撮るのでその写真を登録しています。あとは顔がわからないと顔と名前が一致しないので、キャラクターなどの画像は使わないようにしています。

せきなび 導入後の反応

便利さを実感することで、新しいツールへのハードルもなくなっていった

導入したときの社内の反応はいかがでしたか。

石渡様
先程のアンケートの話でもお話しましたが、（せきなび導入に）賛成が多かったものの、ホワイトボードでもいいのではないかという方もいました。また、それまでずっと紙ベースとオンラインの内線表を使っていたので、特に使い始めは新しいシステムを見に行くのが手間なのではという意見もありました。ですが、せきなびに変えたことで席の移動がスムーズになったり、使いやすさを認識できたりして、徐々に慣れていきながら便利さを実感してもらえたという印象です。

内線表のお話も出ましたが、せきなびの画面に各部署の番号やFAXも記載されていますよね。

石渡様
そうですね。内線はせきなびのアイコン上に4桁の内線番号を記載していて、その他についても基本的に内線表と同じ仕組みにしています。従来の内線表と見栄えの変更がない分、わかりやすく浸透もしやすかったと思います。今はせきなびを見て在席かどうかを確認しているので、その場ですぐに番号も分かって、やり取りがスムーズになっています。

せきなびの導入で職場に変化はありましたか。

小池様
電話の取り次ぎがすごく楽になったというのが大きな点です。以前は内線表を開いてチェックする必要があったので先方をお待たせする時間も長かったのですが、せきなびを使えば一発でわかるので、かなり時間の短縮になりました。あとは、時短勤務の人の勤務時間が（プロフィール上の記載で）把握しやすくなったので、打ち合わせや会議を入れるときにもスケジュール調整がスムーズになりました。

電話の取り次ぎで検索機能はお使いになりますか。

石渡様
私は人事だからかも知れませんが、どこに誰がいるか大体は頭の中に入っているので、ぱっと見て判断できる部分はありますね。

小池様
私は使っています。まだ異動してきて半年ぐらいで全体を把握しきれていないので、検索機能があるのはすごく使いやすいと感じています。

せきなび 導入検討中の企業様へひと言

最後に、せきなびを検討されている企業さまへメッセージをいただけますでしょうか。

小池様
（コミュニケーション面での活用については）弊社としても今進めている段階ですが、すごく便利なツールで、コミュニケーションツールの一つにもなると考えています。実際に使用してみて、便利さと、社内の繋がりみたいなものにも大きく影響があるのではないかと感じています。

お話しいただき、ありがとうございました！