コニシ産業株式会社は、創業80年の歴史を持つ、様々な機械部品を取り扱う商社です。同社の代表である本保様と、DX推進室長の小峰様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入による効果や今後の期待についてお話を伺いました。（2023年12月）

「せきなび」 導入の背景

これからは会社を大きく変えていく必要がある。「せきなび」もその取り組みの一つだった。

「せきなび」を導入した経緯について教えてください。

本保様　当社は創業から80年の歴史を持つ、機械部品を取り扱う商社です。東京の新橋を本社として、茨城県の取手、神奈川県の厚木、愛知県の名古屋。海外では中国の上海、蘇州、深圳、香港、タイのバンコクに拠点を構えております。私が代表取締役となってからも、行っている事業は（就任前と）大きく変わらないのですが、これまでとは異なる発想で会社を変えていきたいという想いから、企業方針や経営方針を一新しました。会社と社員の関係でいえば、海外の拠点で働くスタッフも含めた全員が「会社があっての自分」ではなく、「自分があっての会社」という意識で、一人一人が持つ個性や能力を発揮していって欲しいと考えています。この「せきなび」も、会社を変えていくために進めている様々な取り組みのうちの一つとして導入したものです。

海外のスタッフが使えない。顔と名前がわからない。「せきなび」なら両方解決できる。

在席管理ツールを検討されたきっかけは何だったのでしょうか。

小峰様　もともと社員の在席状況を把握する手段として、フリーの管理ツールを20年以上前から使用していました。それが古くなってきて、新しいOSに対応できなくなっていました。それから、当社は海外に展開しており日本以外にも複数の拠点を持っているのですが、日本語以外のOSではきちんと動作しないという問題も起きていました。「いつかは変えなければならない」と情報収集を始め、「せきなび」や、それ以外の類似の製品も色々と調べていました。

数多くツールがある中で、どうして「せきなび」を選ばれたのですか。

小峰様　コロナ禍が明けて海外出張が解禁になったタイミングで各地を回ってきたのですが、海外のローカルスタッフは、その管理ツールが海外OSに対応していないために、個人のPCではなく1つの共通端末（日本語OSに対応する端末）で使っており、自分の端末から直接操作できないことでフラストレーションを溜めているのを肌で感じました。それから、たとえば私のように海外に頻繁に足を運ぶ機会があれば、どの事業所のスタッフでも顔と名前が大体わかるのですが、ほかの社員が海外に行く時に、顔と名前が一致しない、誰が誰かわからないわけです。その点、「せきなび」は顔写真が載せられるので、事前に顔と名前を確認したり、「この人は、こういう人なんだ」と知った上で交流を図ることができる。そこが一番魅力に感じた部分でした。多機能なものや、複雑で難しいものは求めていない。みんなでワイワイ楽しく使っていける、コミュニケーションアップになるようなツールを探していました。そこに「せきなび」がマッチしたのだと思います。

「せきなび」 トライアルから導入までの流れ

トライアルの前に、海外拠点のOSでも動作するかを確認。安心して導入まで進められた。

海外拠点でも使えるということがポイントだったと思います。トライアルはどのようにされたのですか。

小峰様　まずは海外の拠点でも問題なく使えるのかを確認する必要がありましたので、トライアルの前にデモアカウントを発行してもらい、環境として本当に成り立つのかどうかをテストしました。海外のローカルスタッフが使うパソコンはOSが英語、中国、タイ語と複数に分かれていますが、いずれのOSでも問題なく動くことが確認できました。その後は東京本社の数名で少しテストをしてみて、操作を理解したら、すぐ全社に広げようということになりました。

以前フリーツールで共有していた情報は、「せきなび」でも問題なく共有できましたか。

小峰様　以前使用していたツールは、主に外出先を共有するツールでした。そもそも20年以上前の話になりますが、このツールを使い始めた際、電話の応対でお客様からお喜びの声をいただくようになり、そこにメリットを感じ使用していました。ツールを導入したおかげで、電話を受けた時に、目的の相手が席にいるかどうか、外出しているのかといったことを、電話を受けた者がすぐに把握して対応することができましたから。

本保様　昔は自社ビルで複数のフロアに分かれて活動していたので、席にいるかどうかがまず見えません。それから、弊社は商社の営業会社なので多くの人間が外出しています。そこで、誰が席にいて、誰がどこに行っているのかという情報を視覚的にわかるようにしたいという狙いからツールを取り入れました。すると、「探している相手が今、席にいない、ミーティング中だからメールを打っておこう」といった判断がすぐにできる。お客様から電話を受けた時も、「ただいま席を外しております」ではなく、「外出しています」とはっきりお伝えできるようになりました。（「せきなび」の導入についても）そういったお客様対応ができるという大きな目的としては変わりませんが、このような経緯も踏まえて、以前使用していたツールと同様のメリットを得られ、海外でも使えるコミュニケーションツールということで、今回新たに「せきなび」でスタートを切ったというところです。

「せきなび」 運用状況と工夫した点

国内・海外のすべての拠点で導入。海外スタッフも自分の端末で使用できるようになり好評。

現在の運用状況についてお聞かせください。

本保様　人員的には、日本人60名、海外のスタッフを入れると約100名が利用しています。

小峰様　海外も含めてすべての拠点で使用していますが、もともと使っていた在席状況管理ツールがしっかり浸透していたので、それに合わせて「せきなび」の座席の色などを工夫しました。できるだけ慣れ親しんだ見た目に近づけつつ、機能が変わったところに関しては適宜変えて、という形で運用しております。退勤のアクションなど、躓きそうな所は事前に想定してマニュアルにも書いておきました。操作に慣れるまでの最初の1ヶ月ぐらいは何人かから問い合わせがありましたが、今は問題なく使えています。

「せきなび」への切り替えの負担が少ないように工夫されたのですね。

小峰様　以前のフリーツールは海外の拠点でも使っていたのですが、ロケール（国や地域による設定）の問題から、動作が不安定だったり、まったく動作しないこともありました。そのため、先ほど少しお話した通り、海外では日本のOSを入れた共通端末を1台置いて、共有して使ってもらっていたんです。「せきなび」を導入してからは1人1台、自分のPCで使えるようになったので、とても喜んでくれています。たとえばプロフィールの写真ひとつをとっても、日本人は堅い写真を選びがちなのですが、海外のスタッフの方がプライベートな雰囲気の楽しい写真を送ってきてくれます。我々が「せきなび」を導入した狙いや思いを共有できているなと感じました。

導入時に工夫したこと、苦労したことなどはありますか。

小峰様　スムーズに切り替えられるように、できるだけこれまでと同じようなものというターゲットで選んだツールではありましたが、機能的に以前と異なる部分もありますので、社内に向けた説明や、最初の設定など、どうしたらよりスムーズに使ってもらえるのかというところは考えました。一気にすべてを変えようとすると混乱してしまうので、今までやってきたことと大きく変わらないような形で進めて、徐々に慣れてきたところで、（以前にはなかった）Microsoft365との連携機能を活用したり、段階を踏んで使いこなしていけたらと思っています。

「せきなび」 今後の活用について

写真はより日常的なものに。趣味などの情報も増やしてコミュニケーションの活性化を期待。

今後の「せきなび」について、お考えのことがあればお聞かせください。

本保様　写真によって顔と名前がわかるようになったので、一つ目的は達成できていると思います。とはいえ静止画なので、顔と名前しかわからない、それ以外のことを知らない社員のことは、写真の印象だけになってしまう。その写真も、証明写真のような写真を使う人もいれば、人となりが伝わってきそうな日常の写真を入れてくれるもいて、両極端です。コミュニケーションツールという目的から考えると、ここはもっと日常的で身近なものにしていきたいと考えています。今回この「せきなび」の写真を介して、あるテーマに対して各部署がどういう動きをするのか、部署のトップや拠点ごとのカラーを垣間見ることができたのは、興味深い事象でした。

堅い印象の写真よりも自然な写真の方が、交流を生み出しやすそうですね。

本保様　できるだけ日常的な表情がわかる写真の方がいいので、たとえば忘年会やパーティーのような、みんながリラックスして、にこやかな顔を見せてくれているチャンスを使って写真を撮るというのも一つ方法かなと思っています。

写真以外で、趣味などの項目は活用されていますか。

本保様　「フランス語がわかるの？」と聞かれた社員がいるとか。

小峰様　ある社員が、他の拠点に行った際に「フランス語ができるんですか」と聞かれたそうです。「せきなび」を見てみたら、いつの間にかプロフィールの中に「フランス語」と書いてあった（笑）と。（実は、私がその方のイメージで入力しました。）  今はそこを「フランス語ができたらいいな」に変えて、翻訳ツールも使いながらチャットやメモをできるだけフランス語で送るようにしているそうです。「せきなび」のプロフィールがあることで、こうした社内のコミュニケーションや活動のきっかけが生まれています。

海外の方は、みなさん日本語がわかるのでしょうか。

本保様　全員ではありませんが、ほとんどのスタッフが日本語でコミュニケーションを取ることができます。自分の母国語（中国語、タイ語など）以外に日本語、英語、韓国語など複数の言語が話せるスタッフも多いですね。 「せきなび」を導入してまだ間もないので、今後の展望としてですが、国内と海外のスタッフが双方の情報や状況を見られるようになったので、コミュニケーションが生まれて、お互いに良い刺激も受け合ってもらえたらと期待しています。

会社の変革に向けた想いと、社員一人一人の個性に目を向けられる「せきなび」が持つ役割。

冒頭で、会社を大きく変えていこうとしているというお話がありました。

本保様　当社は創業から数えて80年になろうとしています。はじめは自動車関連の機械部品を取り扱い、OA事業への参入や海外展開を経て事業を拡大してきました。これから先は、海外の子会社も「親会社あっての子会社」というような感覚ではなく、各地のスタッフが個性や能力を花開かせてどんどん自立して、独立していくような規模展開をしたいと考えています。そのためには、現地の各々の国のスタッフがどれだけ自立するかが大きなポイントになってくる。「せきなび」も、その一翼を担うのではという期待を持っています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

小峰様　クラウドサービスなので大掛かりな準備は必要ありません。気になっているのであれば、まず使ってみることをお勧めします。「ダメならやめればいい」というつもりでトライしてみると、活用方法について想像力が膨らむのではないかと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！