株式会社日本旅行は、「赤い風船」でも有名な、国内旅行に強みを持つ旅行会社です。近年はコロナ禍の影響を受け、旅行業以外でも新たな事業領域を開拓し続けています。同社の営業本部において総務・人事・営業推進など多岐に渡る業務に携わっておられる三宅様に、「せきなび」を導入された経緯や運用後の状況についてお話を聞かせていただきました。（取材：2022年7月）

「せきなび」 導入の背景

オフィスの人数が倍増、在席管理＋αのツールが欲しかった

在席管理ツールを検討されたきっかけを教えてください。

三宅様　今年(2022年)のゴールデンウィーク期間中に、複数の部署を集約することになったのがきっかけです。人数が倍増するので、顔と名前が一致しない社員が多くなるということで在席管理の議題が上がり、私がその任を受けました。

複数のサービスを検討されたと伺いました。

三宅様　私としては、（集約後のオフィスの）社員が350名近くになるという中で、単純に従来のホワイトボードだけではなくプラスアルファできるサービスが良いと考えていました。そこで数社に問い合わせて、見積もりを取ったりサービスを聞かせてもらったりした上で、そのプラスアルファがあるのは「せきなび」だと思いました。そこで社内プレゼンも行い、役員から承認を経て、導入に至ったという経緯です。

「せきなび」のどんなところがプラスアルファになると思われましたか。

三宅様　以前はいわゆるホワイトボードのような在席システムを使っており、名前と、今のステータス、戻り時間だけを記載していたのですが、「せきなび」はプロフィールや顔写真の表示もできるところが良いと思いました。 他にも、フリーアドレスを導入するという話も出ていたので、簡単にアイコンを動かして使えるとか、名前と顔と連絡先、当然在席のステータスもわかるというので一挙五得というか、良さそうだなと最初から思っていました。

ありがとうございます。どのようなポイントで選ばれたのでしょうか。

三宅様　従来の在席ツールが悪いとは思っていなかったのですが、折角のこの機会に、1＋1＝2ではなく3にも5にもなるようなシステムを入れたい。社員の生産性向上や風通し向上というところも含めると、在席ツールプラス何かのシステムが良いなと思っていましたが、（せきなびを）パッと見たときに、まさにこういう感じだとイメージが合致しました。

少人数で数社のトライアルを実施し、比較検討した上で決めた

最初は管理者の方だけでトライアルをされたと伺いました。

三宅様　やはり実践してみないと分からないという本音あり、管理側の4～5人だけで他のシステムも含めてトライアルをさせていただきました。使い慣れない難しさはありましたが、導入後すぐに浸透するだろうと思ったので、そこは問題ないと判断しました。それなら、やっぱり「せきなび」が一番いいかなという結論に至ったというところです。

「せきなび」 導入の決め手

プロフィールがあることで、顔・名前・席がわかる以上の効果が期待できた

「せきなび」を選んだ決め手があれば教えていただけますか。

三宅様　在席管理機能だけでなく、プロフィールや顔写真があることが非常にいいなと思っています。社員がこれだけ一斉に増えると、同じフロアで顔と名前が一致しない社員が増えるので、「せきなび」がその解決の一助になると思っています。また、当社には外国籍の社員や外国語が話せる社員もいるのですが、たとえばフランス語の企画書を作りたいとなったときに、（プロフィールで）フランス語が話せる社員がいるとわかれば、すぐに聞けます。わざわざ外部にフランス語の企画書作成を依頼する費用も手間も省けて、それだけで当社にとっては有益になるわけです。あとは社員間で、この人はお酒が好きなんだなとか、そういった何気ないコミュニケーションツールの一環としても期待しています。

「せきなび」は契約期間の縛りを設けていないのですが、その点はいかがでしたか。

三宅様　そうですね。縛りがあるとなかなか（導入は）難しいと考えていました。あとは「（利用人数に拘わらず）毎月定額」という会社もありましたが費用もそれなりにするところもあり、人数が増えていくことをふまえても、月額費用が当月の登録者数×単価というところはありがたい点で、決め手の一つになりました。
あとは、担当の方の対応もよかったです。私も元々営業担当をしていたので、しっかり対応してくれる営業姿勢には好感を覚えましたし、こういうシステムを導入するのが会社としても営業本部としても初めてのことでしたので、質問したことに対してきちんと回答をくれるとか、しっかり対応してくれる人でないと今後も困るなというのがありました。

ありがとうございます。

「せきなび」 運用状況

約350名で運用、本社との行き来も考慮してレイアウト図を工夫

「せきなび」を利用されているのは2フロアですか。

三宅様　はい、そうです。あと本社がありますが、一部本社で仕事をしている社員がおりますので、レイアウト上の一角に「本社」というエリアも作っています。

テレワークやフリーアドレス勤務もされていますか。

三宅様　営業社員を中心に基本はテレワークで、内勤社員の方は出社している感じですね。日によりますが、(テレワークは)350人中の50～100人ぐらいでしょうか。一時は5割ぐらいがテレワークでしたが、今は3分の1程度です。
営業社員はフリーアドレスにしているので自由に座っていいという感じです。（せきなび画面の）一番下にアイコンを置いておいて、朝出社したら自分の席に動かし、帰るときには元の位置に動かしてという運用をしています。

旅行業ならではのステータスやプロフィール項目で設定をアレンジ

プロフィールにはどのような項目を設定されたのでしょうか。

三宅様　担当業務と内線番号、趣味、語学、みなさんにひと言。あとは好きな都道府県と好きな国（海外）、好きな食べ物、出身地、行きたい場所ですね。旅行会社ですので、旅行に絡めた方が会話のネタとしてもきっかけになりやすいかなというのがありました。役員も含め全体に確認した上で項目は決めました。入力した内容を見て、社員の新たな一面を知ることもできて良かったです。

運用面で工夫された点などはありますか。

三宅様　在席ステータスの中で他社さんと違いがありそうなものとしては、我々はいわゆる添乗業務と言われるものがあるので「添乗」とか、本社に行っているときの「本社」ぐらいでしょうか。リモートワークがあるので「リモート」もあります。

「せきなび」 導入時の反応

誰がどこにいるかわかり、外出先でスマートフォンからも使える便利さ

実際に使っていただいて、社内の反応はいかがでしたか。

三宅様　良好です。やはり誰がどこに座っているかが非常によく分かるのが大きいです。特に営業社員はその日で席が違うので、内勤社員からすると「この人ここにいるんだ」というのが分かりやすいとか、プロフィールを見て話しかけたよとか、そういう声を聞くと、「あぁ、導入して良かったな」と思います。あとはスマートフォンからも見られるのが、外出が多い営業社員やリモートワークをしている社員からすると、入力を忘れても社外から入力できるので良い点だと思います。

ホワイトボードだと、電話して「変えておいて」とお願いする必要がありますものね。

三宅様　はい。それも今までは実際にありましたが、無駄な作業と時間になってしまうので、改善出来て良かったと思っています。

みなさん問題なく使ってくださっているのでしょうか。

三宅様　おかげさまでだいぶ浸透してきました。まだ一部、たとえば15時戻りで（時間を過ぎても）そのままになっているとかは見受けられますが、意識は高まっていると思うので、加速していくのを期待しています。あとは、私は顔写真とプロフィールを全員に入れて欲しいという想いがありますので、そこは口コミで少しずつ声を掛けたりしています。

人によって考えが違うのは想定内。ときには個別に話をして理解を促すことも

浸透するまでに、苦労したり工夫されたりした点があればお聞かせください。

三宅様　私個人としては、導入するときに一石五鳥ぐらいのシステムがいいという想いがありましたが、やはり人それぞれ考えは異なるのも事実でした。顔写真やプロフィールを載せるのは恥ずかしいとか、前のホワイトボードの方が良かったとか、そういう社員に対しては「今までの単純な在席ツールじゃなく、+α（コミュニケーション促進）効果を期待して導入しています」と説明しています。
自分や自分の周りの人たちは顔と名前を分かっているかも知れないけれど、他に300人以上社員が在籍しています。”自分事”ではなく”会社事”として考えてもらい、顔写真やプロフィールを入力することは風通しの良い組織を醸成し、業績向上へ寄与してくれるツールであることを伝えています。また異動してきた社員や新入社員にとっても、すぐに職場に馴染むことができる一助になると思っています。

「せきなび」を導入して、職場で何か変化はありましたか。

三宅様　効果としては、「部署が異なる社員同士だけれど喋っているな」と思って聞いてみると、（せきなびの）プロフィールを見て、ちょっと声かけてみましたとか、そういう積み重ねが組織がもっとよくするのではと思っています。まだサービスに対して100パーセントとはいきませんが、今は浸透させることがより良い組織につながる、「せきなび」がその一役を担ってくれると私は信じているので、そこはこれからもブレずに邁進していきたいと思います。

「せきなび」 検討中の企業様へひと言

三宅様　まだ導入して間もないので、社員がサービスを100％利用できているかと言われたら、そうではないですけれども、「より良くなっている」という兆しは見えつつあるので、やはり導入してよかったというのが率直な感想です。あとは社員に、より「せきなび」を活用してもらえれば、組織が更によくなるサポート役として「せきなび」が活躍できると個人的には思っています。費用対効果も高いですし、導入してみて損はないのではないかと思います。

お話しいただき、ありがとうございました！