NTTデータマネジメントサービス株式会社は、国内70数社に及ぶNTTデータグループ企業の事務系業務を請け負う会社です。同社において、社員約1,500人の人事業務と総務を担う藤田様、佐藤様と永松様に、せきなびを使い始めた経緯や運用後の状況についてお話を伺いました。（取材：2022年6月）

せきなび 導入の背景

リモートワークとオフィス改造を推し進める中で生まれた課題

在席管理ツールを検討されたきっかけを教えてください。

藤田様
コロナ禍を契機にリモートワークを強烈に推し進めてきた結果、社員の50%強が非出社になってきた状況を踏まえ、オフィス改造をしようという話になりました。別の部署の人間が一緒のフロアで仕事をできるようにしたい、出社人数が少ないので座席数は減らしてよさそう等の理由から共有型のフリーアドレスを提案しました。 ただ、いざそれを実行しようとすると、今日はどこに誰がいるか分からない、隣に知らない人が座っているけれど誰だろうとなるわけです。セキュリティ上部外者が勝手に侵入してくることはありませんが、「目的の人はどこにいるのか」「今日、周りに座っている人は誰なのか」が分かるようにしたいと思いました。

社員数が多いと、あまりよく知らない方も出てきますよね。

藤田様
はい。オフィスの改造が仕上がるまでの間に、それ（周りに座っている人が誰なのか）が分かる手段を準備して仕上げておかなければという命題がありました。それを解決するツールとして、今回せきなびを使わせていただきました。

せきなび 導入の決め手

ネット検索でサービスを比較、スピード感と手軽さが決め手に

せきなびを知ったきっかけを教えてください

藤田様
まずネットで「フリーアドレス」などで検索して、ヒットしたものの中から見始めました。（せきなびは）非常にライトでクイックというか、導入や設定が軽くて早いことは非常に重要だと思いました。何年縛りなどの最低契約期間もありませんでしたので、セオリーとしては慎重に製品評価をしたり、ユーザーテストなど一部縮小して実施したりしながら本格導入を検討するのかも知れませんが、（導入までが）早いし、縛りの期間もないならまず使ってみようと決断しやすかったです。

トライアルは実施せずに、お問い合わせからすぐにご契約いただいたかと思います。

藤田様
当社は部署ごとに勤務の癖というか、出社する・しないの集中度合いが違っていたり、色々な雇用区分の社員がいたりして、そのバランスも部署によって違うのです。ですから事前に試すとなると、そのトライアルを実施するサンプルを定義するのが結構大変で。そこに時間をかけるぐらいなら、いきなり使ってしまおうと。

多機能は求めず、「席表示」というシンプルな目的に絞った

他社のツールは検討されなかったのでしょうか。

藤田様
あるにはありましたが、長くは（検討）しませんでした。
（せきなび以外で）候補に挙がっていたツールは入退室管理やその他の人事総務的要素もフルで付いている多機能なものだったのですが、入退室などは既に別のシステムを導入していたので、重複感のある多機能なツールを入れるよりも、今回のツール導入の目的である「どこに誰が座っているか」が分かることをシンプルにくくり出されている方がマッチしたというわけです。

導入の決め手はどんなところでしたか。

藤田様
早さと安さですね。他社さんのツールは完全なリモート勤務とか、出社時のコミュニケーションツールにまで広げるようなものが多くて。さらにチャットもできる、テレビ会議も呼び出せる、入退室管理のログが取れるとか。全く何のツールも使っていない状態であれば全部入れたいところですが、ひと通り具備されている環境でしたので、今回は「どこに誰が座っているか」という目的特化型で選びました。使わないスペックまで付いてコストが高いものは求めていなかったので。

せきなび 運用状況

リモートワーク・フリーアドレス・固定席を含めた600名で運用

運用開始後のお話を伺えればと思います。

永松様
今は600名程度で使っています。繁忙期や日によって出社比率は変わりますが、ほとんどの社員がテレワークと出社のハイブリッド式の勤務方法をとっています。

フリーアドレスと伺いましたが、固定席も一部あるのでしょうか。

永松様
そうですね。組織長待遇クラスの方は固定席になっていて、せきなびでも固定席にアイコンを置いて使ってもらっている状況です。

フロアの入口にタブレットを置き、座席の状況を確認しやすく

御社で策定されたルールや、工夫した点などあればお聞かせいただけますか。

永松様
スピート感を持って早く導入させてもらったので、独自の工夫というのはあまりしていません。「出退勤のときはアイコンを戻しましょう」といった基本的なルールは初めに伝えてお願いしています。あとはフロアの入口にタブレットを置いて、そこで座席でパソコンを立ち上げる前に「どこが空いているか」「誰がいるか」というのを確認できるよう準備しました。そこは興味深く見ている社員もよく見かけますので、工夫といえば工夫なのかなと思います。

せきなび 導入時の反応

導入時のネガティブな反応はなく、すぐに使い始めてもらえた

導入したときの社内の反応はどうでしたか。

永松様
みなさん使うのが早かったです。速攻使っていましたね。結構楽しそうに。

拒否反応というか、使いづらい、面倒だというような反応はありませんでしたか？

永松様
聞こえてこなかったですね。

藤田様
逆に言うと、「使ってないじゃないですか」という声掛けをやっていないんですね。なので、少し利用に（部署によって）濃淡はあるかも知れないなと思っています。というのも、我々の部署はフリーアドレスなのですが、昔座っていた席の近辺に固まることが多いんです。

みなさん近くに座っていらっしゃると。

藤田様
そうすると、今日、この辺りの席に（全員）座りきれないかもしれないとなって、どこが空いているのかを確認して一生懸命入れるんです。でも、出社率がかなり低い部署やほかの人は、空いているところにパッと座ってしまえばいいので、使わなかったりする状況があるのかなと。私は導入した責任者としてよく画面をチェックしているのですが、出社している人数より（せきなび上にアイコンを）プロットしている人数の方が少ないところを見ると、入れていない人がいても別に困らないよねという意識があるようです。フリーアドレスでの座席確認以外にも、「今日、在宅なのか出社なのか」を他者に見える化するために入れる必要があると思うのですが、その要素での啓蒙というか、習慣付けはまだしきれていないのかなと感じています。

座席の見える化がマスト！「ないと困る」状況だからこそ早く導入できた

導入後の職場の変化ですとか、もし入れていなかったら、といった点ではいかがでしょうか。

藤田様
正直なところ、私たちは座席の見える化ツールを検討する前に、フロアの圧縮計画をどんどん進めていたので、その後半で大急ぎで選んで導入したという経緯があります。今でもなんとかなっているけど入れようということではなく、「オフィスが（改造して）変わるときに、それがないと困るよね？」という状況がセットだったので、すんなり導入できたのだと思います。

今後のせきなびの活用について伺えますか。

藤田様
さきほどの話になりますが、座席の確保だけではなくて、世代代わりや異動をしていったときに、近くに座っている人がどんな人かという情報が垣間見れるようにしたいと思っています。プライバシーを侵害しない程度に人となりが分かるような情報を載せ合って、知らせ合うということをやりたいなとは考えています。

せきなび 検討中の企業様へひと言

最後に、せきなびを検討されている企業の方へメッセージをいただけますでしょうか。

永松様
ほかの業務を抱えながら新しいシステムを習熟するのは、なかなかハードルが高いですが、実際にすごい勢いで、短期間で導入させていただきました。アスマークさんに即回答のレベルでサポートしていただいて、本当に必要なことを汲み取って対応してくださったので、そのサポートが非常にありがたかったです。新しいものを導入するというのは、どの会社でも同じように不安なことが沢山あると思うので、心強く、安心してサービスを使っていただけるんじゃないかと私は思います。

ありがとうございます。

藤田様
私も同じです。牛丼屋さんの旨い、早い、安いみたいなキャッチフレーズではないですが、そういう三拍子が揃っているサービスだなと思います。先程お話したような対応の迅速性は、非常にありがたかったです。（導入まで）2週間強くらいでしたか。

永松様
そうですね。

藤田様
あっという間でしたね。他社さんの製品で「頑張れば４ヶ月で入れられます」と言われたのですが、頑張って4ヶ月かかるのか…と。実は少しお話したかもしれませんが、その４ヶ月を待つ間のつなぎとして使うという選択肢もあったんです。ですが、もはや乗り換える検討なんてどこかに飛んでいってしまいました。このままでいいかなという風に思っています。

お話しいただき、ありがとうございました！