大塚食品株式会社

せきなび
  • #製造・メーカー
  • #~500名

在宅勤務や多拠点、マスク生活でも、 先輩の顔と名前が分かる安心感。

大塚食品株式会社は看板商品「ボンカレー」をはじめとしたレトルト食品や冷凍食品の他、「マッチ」「ジャワティー」などの飲料やデザート・スナック菓子まで、独自の技術力で幅広い商品を世に送り出しています。最近では大豆を使ったお肉不使用「ゼロミート」ハンバーグが注目されています。

この度、在宅勤務制度の導入・東京本部のフリーアドレス運用改善を目的に、せきなびをご導入いただきました。

執行役員 人事担当 兼広報部長の金子忠晴様、大阪本社で総務をご担当されている中塚怜子様に導入前の課題や実際の活用方法、利用後の印象について伺いました。さらに、当日のインタビューには今年入社された4名の新入社員の方々にもご参加いただき、ユーザー目線での率直なご意見を頂戴しました(取材:2021年6月)

導入サービス 在席管理ツール「せきなび」
課題 ・在宅勤務制度を体系たてて定着させたい
・フリーアドレスの不具合を解消したい
運用 ・大阪本社と東京本部を一画面で表示
・組織図を兼ねた空席図で所属や役職が分かりやすく
・勤怠管理システムのリンクを貼ることでアクション数を最低限に
効果 ・顔と名前が確認でき、声かけのハードルが下がった
・顔が覚えられてるのでコミュニケーションがとりやすくなった

せきなび導入の背景

在宅勤務制度とフリーアドレスの運用を開始。不具合解消が目的。

人事管理において感じていた課題や、HRツールを使おうと思ったきっかけを教えてください。

人事担当 兼広報部 金子 忠晴様(以下敬称略)
きっかけは、在宅勤務制度をきちんと体系立てて入れていこうという点と、東京本部をフリーアドレスにしたので、その不具合を少しでも解消していこうという点です。コロナが終わっても在宅勤務制度は推奨していきたいと思っているので、継続的なものを探していました。

複数の会社さんからセミナーのご案内やツールのご紹介をいただき、選定しました。

インタビューにご対応いただいた金子様。お写真はお借りしました。

せきなび導入の経緯

手間がかからなかった。簡単に目で見て分かる、説明書の要らない操作性が決め手。

他のツールとも比較したと伺いましたが、どうしてせきなびを選んでいただけたのでしょうか。

人事担当 兼広報部 金子 忠晴様(以下敬称略)
きっかけは、在宅勤務制度をきちんと体系立てて入れていこうという点と、東京本部をフリーアドレスにしたので、その不具合を少しでも解消していこうという点です。コロナが終わっても在宅勤務制度は推奨していきたいと思っているので、継続的なものを探していました。

複数の会社さんからセミナーのご案内やツールのご紹介をいただき、選定しました。

せきなび運用上の工夫

カスタマイズ可能なレイアウトで、組織図を兼ねた運用に。

本導入前にトライアルの利用をしていただきましたが、実際に試してみて分かったことや、率直な感想はいかがでしたか。

金子 当社専用の100名の座席図を作ってもらったときに最初に思ったのは、上部に表示されるステータスの色凡例(黄色が在宅、何色が勤務とか)が、画面を下にスクロールしていくと見えなくなってしまうので、下の方の席を表示していると、何色が何のステータスか分からなくなっちゃうことですね。私は下の方に座っていることが多いので、そう感じました。レイアウト図の下の方にも凡例を表示してもらうことをご提案いただき、使いやすさが向上しました。(※)

あとは、フリーアドレスになってからこれまで座席表がなかったので、わざわざ人事構成表を見ないとどんな部署があるか、誰がどの部署に所属しているかが分からない状態でした。今回、せきなびのレイアウト図に部署の表示を作ってもらったことで、組織図の役割も兼ねた活用ができるようになりました。

運用開始時、何かルールは設定されましたか。

金子 右半分に組織図の形で名前を入れて、左半分に座席図を作り、出社したときに左(座席図上の当日座る席)にアイコンを動かすというような使い方にしました。

特にルールは設けませんでしたが、例えば私は、次の日が外出だったら前日の夜にステータスを外出にしています。おそらく、休みの時もその形で運用している人はいると思います。

右側に組織図、左側にオフィスの座席図を表示した運用 ※画像は弊社デモ画面のため、実際とは異なります。

利用規模や環境について教えていただけますでしょうか。

金子 東京が大体100人、大阪が30人くらいかな。
今現在の在宅勤務比率は、東京が出社率4割ちょっと、大阪は多分2割くらいでかなり抑えられています。

社内の反応

「俺も早く使いたいねん」と、導入前から話題。

導入検討時、社内での反発やハードルになったことはありましたか。

金子 現在、勤怠管理のシステムを使っているので、毎朝打刻をしないといけないんですね。さらに勤怠管理のシステムに体温を記入しているので、また一つ作業が増えるのかという声が一番多かったですね。 そんな課題がありましたが、せきなび上に勤怠管理システムのリンクを貼っていただけたので、面倒くささが最低限になったと思っています。

それ以外で言うと、習慣化はまだまだできていないところがありますね。(ステータスを変更せずに)ずっと在宅勤務になっている人もいるし。そこは徐々にかな、と思っています。

本導入の決め手があれば、教えてください。

金子 決め手は一人あたりのお値段と、初期投資もそこまでかからなかったのと、チャレンジして駄目だったらやめて違うのを探せばいいかと思っていたというところ、その三つですかね。それが比較的身軽にできるのがアスマークさんのせきなびだったというところです。

あとはいろいろ「こうはできないですか、ああですかこうですか」っていう要望に対して、カスタマーサクセス担当の木村さんが素早く対応してくれたのが大きいと思います。

従業員の皆様の反応はいかがでしたか。

総務部 中塚 怜子様(以下敬称略) 大阪本社では、東京本部とは違って割と年齢層が高い方が多いのですけれども、トライアル導入のときには人数を絞って利用していたので、「まだ自分に案内が来てないけどそれ何なん?」みたいにおじさまたちがキャッキャ言っていたのはちょっとかわいかったですね。「俺も早く使いたいねん」って言われて、もうちょっと待ってくださいって。
話題になっていましたので、意外と前向きに面白がって使っていただけました。

オンラインインタビューの様子。中塚様は大阪本社より。素敵なバーチャル背景です!

 

  金子 面白がっていじってくれる人と、やらない人と二つに分かれています。どこまで強制するかっていうところは悩みどころです。比較的、帰るときに変更するのを忘れちゃう人は多いのではないかと。同じ部署の人のアイコンは気付いた時に動かしたりはしているのですけど。まあ割と緩くいこうかなとは思っています。

定着までにご苦労された経験や、利用状況改善のための工夫はされましたか。

金子 東京の実施率が大阪と比べて低かったので、「ちゃんと打ち込んでくださいね、移動させてくださいね」という内容のメールを人事の担当者から一度出してもらいました。
あとはそれぞれ周りでやっていないのを気付いた人が言うぐらいかな。私も慌ててやれないときとか部下に注意されますからね(笑)「あれ、金子さん会社にいたんですね」とかって言われますから。ああいけないと思って、やったりもします。

せきなび導入後、職場に起きた変化はありましたでしょうか。

金子 変化というほどのことはないですが、この新入社員の4人の他に今年に入ってから中途社員も5~6人くらい入社しておりますので、フリーアドレスの弊害をだいぶ取り除けていると思っています。

せきなび導入後の変化

管理画面も簡単操作。担当の引き継ぎもスムーズに。

中塚様は導入時に担当していただいた前任の方の休職に伴い、せきなびの管理を引き継いでご対応いただいております。引き継ぎ時に不明点や困ったことはありましたか。

中塚 私は導入してから、人事の大野が産休で休職するからということで管理を引き継ぎました。

直感で操作ができるし、利用者用と管理者用とそれぞれマニュアルがあったので、前任者との引き継ぎのときに大体の操作を聞いただけで特に困りませんでした。
「あとはアスマークさんに全部聞いてね」みたいな感じで引き継いだので、分からないところは確認する感じでしたが、そこまで何か操作で分かりづらいということはなかったですね。

なにげないコミュニケーションのきっかけに。

社員間コミュニケーションに活用できている実感はありますか。

中塚 今は最低限のプロフィール項目のみで運用していますが、顔写真を変えている人が何人かいます。基本的には一人で写っている写真を登録するようにお願いしていますが、お子さんとの写真を登録している人もいて、「写真変えてくれたんですね」「お子さんいくつぐらいなんですか」みたいな話が発展したっていう声はありました。

声かけのハードルを下げる、顔と名前が分かる安心感。

ではここで、新入社員の皆さまにもお話をお伺いさせていただきます。入社後、せきなびを初めて触ったときの印象や、感想を教えていただけますでしょうか。

2021年度新入社員(中島様、山中様、奥村様、湯本様 以下敬称略)
中島 新卒で入社して、せきなび上で先輩社員の名前と顔が分かるのが非常に助かりました。話しかける前にせきなびを見て、お名前を確認できたのでいいなと思いました。

山中 私もせきなびで名前と顔を確認するのですけど、顔だけじゃなく、アイコンにカーソルを合わせたらその人のメールアドレスや電話番号がすぐに出てくるので、そこもすごく便利だと思います。

奥村 今は特にマスクをしていてなかなか顔を覚えにくいので、そういうときにも写真を見るのにせきなびを活用しています。

湯本 人事構成表だけではスッと入ってこない情報も、せきなびで顔と名前とメールアドレスと、視覚的に覚えやすいのですごくありがたいなと思っております。

せきなび導入検討中の企業様へ一言

せきなびの導入を検討されている企業様にメッセージをお願いします。

金子 お友達の会社がもし入ってないとしたときに、なんと言ってあげるかだな。

中島 会社の人の名前と顔がすぐ分かるシステム!

金子 やっぱりそこだね。

中島 はい、そうです。先輩の顔と名前をよく見て覚えようと頑張っています。 今は先輩に同行したりするので、前日にせきなびを確認して挨拶に行ったり。そういったときに活用しております。  

皆様、お話しいただきありがとうございました!

大塚食品株式会社

従業員規模
400名程度(せきなび利用は、大阪本社と東京本部合計130名程度)
事業内容
食品・飲料の製造、販売、及び輸入販売
会社HP
https://www.otsukafoods.co.jp/