株式会社さくらさくみらいは、保育園「さくらさくみらい」を運営する会社です。子ども・保護者・職員の笑顔があふれる『おうちのようなほいくえん』を保育理念に掲げ、首都圏を中心に88園が運営されています（2023年4月現在）。同社の総務・労務マネージャーである伊藤様と、IT管理を担当されている金山様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入後のご感想を伺いました。（2023年10月）

せきなび 導入の背景

オフィス拡大を見据え、ホワイトボードによる運用からITツールへの切り替えを決断。

在席管理ツールの導入を検討されたきっかけを教えてください。

金山様　（在席ツール検討）以前から座席はフリーアドレスだったのですが、フロアの移転が決まっていたので、オフィス面積が広くなることを見据えて「誰がどこに座っているのか」をひと目でわかるようにしたいと考えていました。それまでは休み、テレワーク、外出といった情報はホワイトボードを使って共有していたのですが、オフィスが広くなれば電話をしながらの確認がしづらくなりますし、テレワークの人が（ホワイドボードの）名札を自分で移動することも困難ですから、パソコンで簡単に設定できるツールが便利なのではと考えました。

「せきなび」はどこで知りましたか。

金山様　実は取締役の中山から「せきなび」のURLが送られてきたことがきっかけです。「せきなび」が当社にフィットしそうだと考えて連絡してくれたのだと思います。他社のサービスの情報も集めましたが、その中でもやはり「せきなび」がわかりやすいと評判だと聞いたので有力候補となりました。

「せきなび」についてどのような印象を持ちましたか。

金山様　画面がとてもシンプルでわかりやすく、レクチャーをしなくても直感的に操作できそうでした。それから現状のタスク（在席や外出などのステータス）が色でわかるので、わざわざクリックして内容を見なくても、パッと見て状況を把握することができますよね。今、外出しているのか、休憩しているのかということが一目瞭然で、とてもわかりやすいと思いました。

「せきなび」 トライアルと導入の決め手

説明不要の直感的にわかる使いやすさと、Googleカレンダーとの連携機能が決め手に。

トライアルはどのように実施されたのでしょうか。

金山様　本格的な導入を見据えて、本部でトライアルを実施しました。トライアルからそのまま本導入へ進んだような形です。画面がシンプルで視覚的にわかりやすいので、特に操作説明などを行うこともなく、皆さんアイコンの移動などをすぐに試してくれました。導入する側の立場としても、詳しい説明をする必要がない点は負担が少なくありがたかったです。

「せきなび」の導入の決め手について教えてください。

金山様　Googleカレンダーと「せきなび」の表示が連携できることと、画面のレイアウト変更にフレキシブルに対応してもらえたことです。Googleカレンダーは、外出や休憩などを登録しておくことで「せきなび」のアイコンの表示も自動で切り替わってくれるので、自分で変更する手間が省けるのがとても便利ですね。レイアウトは、フロアの移転で席が変更になっただけでなく、会議室やブースなど色々なスペースがあるので何度か配置変更を行ったのですが、その度に担当者の方が対応してくださって、すぐに反映することができました。

「せきなび」 運用状況と工夫している点

チーム単位で一定日数を固定席とする独自のフリーアドレス制に合わせ、運用方法を工夫。

現在はどのように運用されていますか。

金山様　本部では正社員と派遣社員を含めた90名ほどで利用しています。フリーアドレスではあるのですが、ユニットのチームワークを高める目的で、月初めの5営業日だけはユニットごとに固定席としていて、座るスペースをこちらで色分けして決めています。以前は、月初に設定される経理の固定席を 、席にカードを置いて「ここは座らないでください」と示していたのですが、今は「せきなび」の画面ですべて確認できるので、自分のユニットが座るスペースや避けなければいけない席がひと目で把握できるようになりました。

フリーアドレスの利点を活かしつつチームワークも意識した仕組みですね。

金山様　アイコンの名前の上には内線番号を記載することが多いと思うのですが、ユニットの名前を記載するようにしました。個人宛てではなくユニットに対して電話がかかってきた時など、そのユニットの所属の人がすぐにわかります。「誰に取り次いだらよいかわからない」と新入社員が困ってしまう場面も多かったのですが、ユニットの名前を載せることで解消されました。
それと、「せきなび」の画面にリンクを貼り、そこから勤怠管理システムや電話取次ぎのツールにショートカットで飛べるようにもしています。電話を取り次ぐ際は「せきなび」からワンクリックで電話取次ぎのツールを開き、仕事の担当や業務内容を見ることで、誰に繋げばよいかすぐに確認することができます。座席の位置やステータスだけでなく、このような連携ができた部分についても便利だという声を貰っています。

そのほかに、運用にあたって工夫された点はありますか。

金山様　オフィスの入り口に勤怠管理の打刻用PCがあるのですが、その横に「せきなび」を表示した専用のタブレットを置いています。出勤して入室する前に、空いている席や固定席（その日は使えない席）が確認できると便利なのでは、という代表の西尾による提案から設置されたものです。タブレットを置くテーブルは社員で手作りしました。移転の準備などもありましたが、このような創意工夫も相まって抵抗なく使ってもらえたので、先ほどお話したホワイトボードもオフィスの移設前に撤去して、スムーズに「せきなび」に移行することができました。

「せきなび」 導入後の変化と今後の活用

新入社員でも電話の取次ぎがスムーズに。今後は社内コミュニケーションの活性にも期待。

「せきなび」を導入して、実感している効果や変化はありますか。

金山様　プロフィールに顔写真を登録しているので、新入社員でも電話の取次ぎがしやすくなりました。ほとんどの人がマスクをしていた時期は、顔を見てもすぐにわからないことがあったりしましたが、「せきなび」を見れば、誰がどこに座っているのか確実にわかるので安心ですね。

今後の活用について考えていることなどあればお聞かせください。

金山様　まだ浸透はしていないのですが、プロフィール欄に趣味を登録してもらって、会話のきっかけ作りになるといいですね。コメント欄などを重視して、社内コミュニケーションツールの一つとして使っていくことも検討しています。それと、育休から復帰して時短勤務をしている方は「せきなび」上に退勤時間を入れてもらうと、（定時ではなく）何時に帰るのか誰にでも確認できるようになりますよね。そういった活用の仕方もできると考えています。

色々な情報を入れることで、活用の幅が広がりますね。

金山様　あとは、まだレイアウトなどは準備していないのですが、社内向けの情報を掲載するお知らせ欄を作って、情報発信にも使っていきたいですね。以前試してみたこととしては、野菜を育てている農園がありまして、そこから野菜や枝豆、ハーブなどが届くのですが、メールでお知らせするほどではない内容のため、「冷蔵庫に入っています」と打刻用PCに付箋を貼ってお知らせするのですが、どうしても見る人が限られてしまう。そのようなときに「せきなび」のお知らせ欄に掲載すれば、手間をかけずに周知することができるのではと考えています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

金山様　「せきなび」はシンプルで、とても簡単で使いやすいです。使う側からしても、取り扱いの説明会を開く必要もないほど操作が直感的にわかりやすいので、ハードルが低く導入しやすいシステムではないでしょうか。

お話しいただき、ありがとうございました！