株式会社真和は、医療用医薬品を専門に取り扱う広告代理店です。同社において制作および総務経理の部門を統括されている役員の竹田様、総務経理部門の部長である安様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入後のご感想を伺いました。（2023年7月）

「せきなび」 導入の背景

オフィス移転の準備中、偶然目にした「座席管理システム」の便利さに衝撃を受けた。

「せきなび」を検討された経緯についてお聞かせください。

安様　この1年ほど、新オフィスへの移転プロジェクトの事務長として活動していたのですが、去年の5月に開催された展示会で「座席管理システム」というものがあることを初めて知りまして、その便利さに衝撃を受けたのが最初です。まだその時点では本格的に検討はしていませんでしたが、「こんなに便利なシステムがあるんだ」という記憶は強く残っていました。

どのような点に魅力を感じられましたか。

安様　どのように管理できるのかを実際にデモ画面で見せてもらったところ、誰がどこの席に座っているのかが本当に一目瞭然で、とても便利だなと思いました。
また、コロナ禍の折、何より困っていたのが「電話の取次ぎ」でした。出勤と在宅勤務も混在しているうえ、当時はフロアが2つに分かれていたので、誰が在宅で誰が出社しているのか、すぐには確認できず取次ぎに時間がかかっていました。そのような状況を経験していたので、「一画面で社員の出勤状況が確認できる」という機能に非常に魅力を感じました。

ハイブリッド勤務、フリーアドレス、コミュニケーション不足、すべてに有効なツール。

具体的に導入やトライアルを検討されたのは、いつ頃でしたか。

安様　検討を始めたのは展示会から半年以上経ってからですが、「こういう便利なツールがある」という情報は、早い段階から社内の会議などで紹介していました。その後「ぜひ取り入れよう」という社長の後押しもあって、年明けに本格的に検討を開始しました。

竹田様　物件探しなども含めた、新しいオフィスに関する方針として、3つポイントがありました。1つはハイブリッド勤務。在宅と出社が混在することを前提とした、スペース縮小とレイアウト作りです。もう1つはフリーアドレス。以前はすべて固定席でしたが、移転後はフリーアドレスを導入することが決まっていました。それから、コミュニケーション。コロナ禍でコミュニケーション不足が課題になっていたので、新しいオフィスでは解決したいと考えていました。「今日、誰がどこにいて（出社か在宅か）、どこに座っているのか」が一瞬で把握できて、「では、ここで会議をしよう」とすぐに決められる。そういう状態を実現するために、座席管理ツールは最適でした。

「せきなび」 トライアルについて

参加者へのヒアリング内容をもとに、ステータスの種類は極限まで絞り込んだ。

トライアルは何名で実施されたのでしょうか。

安様　トライアルは15名ほどで実施しました。参加者の構成は、新オフィスへの移転のプロジェクトチーム10名と、総務、経理、他に2,3名です。オフィス移転のプロジェクトチームは、それこそオフィスの内装からデザインも含めて、1年ほど前から立ち上げて一緒に活動していたメンバーです。

参加された方の反応はいかがでしたか。

安様　ヒアリングの場を設けて感想を聞いたのですが、操作が簡単で使いやすく、それほど社員の負担にはならないとわかったことが一番大きかったです。一方で、休憩中・会議中などの細かいステータスに関しては、私自身も含めて、そこまで状況によって細かく変更はしていないメンバーが多いようでしたので、ステータスの種類は再検討することにしました。

竹田様　オフィスにいるのか、いないのか。出社状況と座っている席かがわかれば十分と考え、ステータスの種類はかなり減らしました。正直、最初に「ステータスは出社だけでいい」という意見が出た時は、極端過ぎないか、せっかく様々なステータスを表示できるようになっているのに活用しなくていいのかと迷いました。ところが自分で実際に使ってみると、「出社だけで十分だ」と実感できたんです。出社か在宅か、使っている席、必要な情報はわかりますから。

「せきなび」 導入の決め手

カスタマイズが可能で、レイアウト作成からすべてを「お任せ」できる手軽さが決め手に。

「せきなび」は、どのような理由で選ばれたのでしょうか。

安様　他にも同様のシステムを5社ほど比較検討しましたが、トライアルで試したのは「せきなび」を含めて2社だけです。実は、トライアルをする前はもう1社の方が有力候補だったのですが、そちらはコストも高い上に、自分達で画面のレイアウトを作ってテストしなければならなくて。その点「せきなび」は金額もリーズナブルで、レイアウト作成など構築もすべてお任せできるところが大きな違いでした。

手軽に導入できる点を評価していただけたのですね。

安様　オフィスの移転準備で忙しい中でしたから、こちらで手を動かす必要がなく、手厚くサポートしてもらえるのはありがたかったです。

竹田様　トライアルの段階からレイアウトを作ってもらえて、とても助かりました。それと、複雑な機能は要らないけれどカスタマイズしたい部分はあって、そういった細かい要望も相談しながら、一緒に考えてもらえたところも大きかったですね。

マスク勤務の悩み「顔と名前が一致しない・覚えにくい」を解決したプロフィール機能。

他に決め手となったポイントはありましたか。

安様　プロフィール機能も「せきなび」を選んだ理由の一つです。コロナ禍に入った頃に新入社員が20名ほど入社したのですが、当時は皆がマスクをしていましたし、オンライン会議でもあまり顔出しはしていませんでした。顔と名前が一致せず、覚えにくいということから、「プロフィールを作ろう」という話は以前から出ていました。
「せきなび」なら、座席表からワンクリックでプロフィールが表示できて、顔写真と名前がすぐに確認できます。趣味など任意の項目も作れるので、コミュニケーションに繫がるきっかけも生まれるのではと考えました。

「せきなび」 運用状況

座席の半数以上がフリーアドレス。アイコンの位置の自動リセット機能を活用。

現在の運用状況についてお聞かせください。

安様　現在、東京と大阪の拠点を合わせて社員が86名です（2023年7月時点）。大まかな比率で言うと、6割が出社、4割が在宅というところで、役員など一部の固定席を除いた約40席がフリーアドレスになっています。

固定席とフリーアドレスの方で使い方は異なるのですか。

竹田様　フリーアドレスでも固定席でも、基本的には同じ操作です。固定席の者も、出社した時には自分の座席にアイコンを移動してもらい、出社していることがわかるようにしています。

安様　アイコンのリセット機能（指定した時刻にアイコンがリストに格納される機能）を使っているので、固定席も含めた全員のアイコンが、20時に自動でリセットされるようになっています。

満席率（座席使用率）がわかる機能を使って、出社率の変化をモニタリング。

フリーアドレス制ということで、満席率を表示する機能も活用されているそうですね。

安様　週2日の出社勤務を推奨していまして、座席の利用率や動向を把握するために利用しています。曜日によっても出社率が異なるのですが、座席の利用率は3割から5割、多い時で7割ぐらいです。

竹田様　強制ではありませんが、できるだけリアルでコミュニケーションを取ってもらうためにも、週2日は出社しましょうと促しています。他社さんで「フリーアドレスにしてみたら、座席数がギリギリで運用が難しい」といった経験談も耳にはしますが、今のところ当社ではその心配は無用です。ある程度の出社率は保ちつつ、急遽オフィスに行こうと思った時でも席が空いている、それぐらいが理想的かも知れません。

プロフィール欄で顔と名前、連絡先がすぐにわかる。

顔写真など、プロフィール機能はお使いですか。

安様　顔写真は、ほとんどの人が登録してくれています。社員証の写真の人もいれば、プロが撮ったような記念写真や、登山中の写真などを登録している人もいて、写真から人柄が分かるのも良いなと感じています。

竹田様　自分で自由に写真を更できるところがいいですね。実は、コロナ禍に20名ほど入った新入社員に関して、「顔がわからないので（写真を）用意して、総務で管理して欲しい」という依頼がきていたのですが、「せきなび」のプロフィール欄で見事に解決できました。

安様　顔写真以外では、「連絡先」として所属部署と携帯電話番号は常に確認できるようにしています。すぐに連絡が取れますので、便利です。追加の項目は、今のところ「趣味」のみ作ってありますが、ここは今後の活用していきたいところです。

「せきなび」 運用にあたり工夫したこと

新しいオフィスへの移転と同時に導入したため、スムーズに利用が進んだ。

ツールの使用を定着させるのに、苦労されたことなどありましたか。

安様　使い始めて1ヶ月か2ヶ月といったところですが、ちょうどオフィスの移転と合わせて同時に運用を開始したので、とてもスムーズでした。

竹田様　新しいオフィスでは「せきなび」を使うという自然な流れの中で、なかなか協力してもらえないといったことは起こりませんでした。ステータスを1つにしたこともシンプルで良かったのかも知れません。

画面のレイアウトで工夫されたことありますか。

安様　会社からのお知らせが掲示できるスペースを、少し大きめに取って作成してもらいました。最初はアイコンの位置が毎日自動でリセットされることなど基本的な注意点を載せて、その後は夏季休業の期間など、その都度、入れ替えながら活用しています。操作が簡単なので自分達で更新していますが、あちこちの部署で編集すると収拾がつかなくなる恐れがありますので、総務・経理の範疇で「全体に向けたお知らせ」を掲載するようにしています。

「せきなび」 導入後の効果、変化

出社と在宅に分かれていても、「せきなび」でお互いの状況を察しやすくなった

移転と同時期に導入となりましたが、ツールを入れて変化はありましたか。

安様　常に「せきなび」の画面は開いているのですが、とにかく見やすい。入れてよかったと実感しています。東京だけでなく大阪支社の状況も同じ画面にあるのがありがたいですね。特に総務や経理はよく電話を受けるのですが、「せきなび」を立ち上げていれば誰がどこにいるかすぐにわかりますから、非常に便利です。

竹田様　皆きちんと使ってくれているので、有効に活用できています。オフィスのレイアウトとして、集中して作業したい時に向いているエリアと、活発にコミュニケーションを取ってもらうオープンなエリアに大きく分けたのですが、アイコンを置いている位置によって、「この人は、今日は集中したいんだな」という風に考えることができます。声を掛けるタイミングであるとか、集中エリアから少し移動して話をするとか、お互いの状況を意識しやすくなったのではないかと思います。

「せきなび」を見れば、出社か在宅か、どのエリアにいるもがわかりますね。

安様　出社とテレワークの混在で起こる大きな問題として、「相手の状況が見えない」ということがあると思います。今、忙しいのか、声を掛けていいタイミングなのか。別々の空間にいるとまったく見えませんから、判断が難しいわけです。そういった問題も踏まえて、新しいオフィスの設計をしながら「せきなび」の導入準備も進めていたので、図面を活かしてレイアウトを作ってもらえたことがよかったと思います。

竹田様　移転前のオフィスは固定席で、2フロアに分かれていました。在宅の比率が高いフロアは人が少ないのですが、目的の相手がいるかどうか、いつも見に行かなければならないので、2つのフロアを何度も往復して大変でした。「せきなび」を使っている今は、在宅や出社に関わらず全員の状況がわかりますから、確実に業務効率化に繫がった部分だと思います。

「せきなび」 今後の活用について

仕事上の目的だけではなく、社員同士が交流する「きっかけ作り」にも期待

今後、「せきなび」をどのように活用していきたいですか。

安様　運用面ですと、社員同士のコミュニケーションをさらに活性化できるような仕組みづくりができたらと考えています。オフィスを移転したばかりなので、社内で要望として聞いているのは近辺のグルメ情報ですね。掲示板か、「趣味」のようにプロフィール中に項目を作るのか、使い方は要検討ですが。

竹田様　すでに、普段は在宅勤務の人が出社した時に、「一緒にお昼行きましょうか」と誘い合って出掛けたりしている人達もいます。「せきなび」が仕事上のコミュニケーションに活用するだけではなくて、社員同士が親しくなるきっかけにもなっていくと嬉しいですね。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

安様　導入した効果としては、やはり「社員の見える化」が図れたことが一番大きいと思っています。

竹田様　業務効率は大きく上がりました。総務・経理部門に関していえば、日々の電話の取り次ぎやフロアの往復のような、目立たないけれど小さな負担となっている業務が積み重なって、業務時間の多くを割かれてしまうという状態になっていました。今回「せきなび」を導入したことで、そういった無駄な時間は削減し、本来の重要な業務に時間を使えるようになりました。

お話しいただき、ありがとうございました！