新晃アトモス株式会社は、業務用空気調和機のメンテナンスや消火設備の設計、施工などを行う会社です。一般的な点検・整備にとどまらず、社会環境のサスティナビリティやレジリエンスを見据えた最適な空気環境の実現にも取り組んでいます。同社の総務部においてITインフラの保守・管理を担当されている篠塚様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入後のご感想を伺いました。（2023年11月）

「せきなび」 導入の背景

ホワイトボードからフリーの在席管理ツールへ移行するも、様々な不具合が生じていた。

在席管理ツールの導入を検討された経緯について教えてください。

篠塚様　元々はホワイトボードに外出先を書く形で運用していたのですが、人数が多く、フロアが異なるとホワイトボードを確認するのも困難なので「電子化して欲しい」という声が社内で挙がっていました。手始めにフリーの在席管理ツールを導入して使ってみたところ、新しいOSに対応できないといった無料であるがゆえの不具合が生じてきたことから、その代わりとなるツールを探すことになりました。

「せきなび」はどこで知りましたか。

篠塚様　在席管理ツールを検索などでひたすら調べていて、候補の一つとして挙がったのが「せきなび」でした。選定にあたって、まずは元々使っていたツールの使用感に近いこと、それから比較的自由度が高く、コストも抑えられることを要件として比較検討しました。

ツールの切り替えを急ぐため、トライアルは実施せずに本番導入。

トライアルは実施せず、すぐに導入されたそうですね。

篠塚様　一刻も早く新しいツールに切り替えたいという差し迫った状況にありましたし、要件であった「（当時使っていた）フリーソフトの使用感に近い」という部分でも「せきなび」が一番近かったので、スムーズに移行できる見込みがありました。色々な機能やオプションが付いた複雑なツールもありますが、当社の場合はシンプルでわかりやすい「せきなび」を選んだので、トライアルはそこまで必須ではないと考えました。

「せきなび」 運用状況と工夫した点

東京・大阪・千葉の3拠点で運用中。外出先でも遠隔操作で「せきなび」を利用。

現在はどのような形で運用されていますか。

篠塚様　今のところは東京、千葉、大宮の3つの拠点で運用しており、人数は80名ほどになります。他にも各地に拠点があるのですが、組織の構成上、東京本部とその傘下にある千葉・大宮の拠点を「せきなび」でまとめて見られると管理しやすいということで、現在の形になっています。職種としては管理部門、営業部門、技術部門などが入っています。

従業員で外出する方は多いのでしょうか。

篠塚様　非常に多いです。建設業ですので、工事の立ち会いをするために現場に出向いて、しばらくの間は戻ってこないことがほとんどです。ちょうど今ぐらいの時期（11月）から年度末まではそういった外出が増えて、フロアが寂しくなる時期ですね。必然的に、外から「せきなび」を操作するシーンも多くなります。外出先から自分のステータス変えたり、社内の状況を確認したりしている社員も結構いると思います。

サポートを利用しながら独自のマニュアルを作成し、無料ツールからスムーズに移行。

実際の使用感などはいかがでしたか。

篠塚様　特に使いづらいといった声もなく、問題なく運用できています。管理側としては、以前の無料ツールからの切り替えで新たに一からアカウントを管理するという手間は最初にありましたが、その後はスムーズに動いています。 切り替え前後の変化としては、不在時に電話があった際はMicrosoft Teamsで伝えてもらうように案内しているのですが、「せきなび」のプロフィールにTeamsへのリンクを入れて、ワンクリックで飛べるようにしました。

「せきなび」のマニュアルも作成されたそうですね。

篠塚様　独自のマニュアルを作って、「せきなび」の画面上にリンクを貼っています。在席管理ツールに限らず、新しいシステムを取り入れる際はできるだけスムーズに利用できるよう色々な工夫をするのですが、「せきなび」でも、担当者の方に質問をしながら協力していただいてマニュアルを作成しました。 マニュアル以外でも、使い方について色々と相談して、できること・できないことを明確にしながら判断していくことができました。無料ツールの時はサポートがなくすべて手探りで進めていったので、「せきなび」ではその過程を踏まずに済んだことも非常に助かりました。

顔写真はあえて自由に。趣味や個性を表現してもらうことで、会話のきっかけにも。

プロフィール欄はどのように活用していますか。

篠塚様　基本的な項目としては、名前と社員番号、電話の取り継ぎに必要な固定電話の内線番号、それから、表示名、Teamsのチャットへのリンクを登録しています。プライベートな項目は設けていませんが、プロフィール写真に関しては、「社員証の写真」などの決まり事はなく自由に使ってもらっています。公序良俗に反しない限りは好きな画像を入れて良いことにしているので、たとえばアニメのキャラクターですとか、好きな楽曲のジャケットなど、趣味に絡めた画像を入れている人もいます。プロフィール写真がきっかけで会話が生まれることもあり、楽しんでもらえているようです。

ステータスはどのように設定されていますか。

篠塚様　当社で設定しているのは、「在席中」「退勤」「外出」「会議中」「出張中」「休暇中」「産休・育休中」の7種類です。

産休・育休をステータスに取り入れるのはめずらしいですね。

篠塚様　他の会社さんでどのように扱っているかはわからないのですが、「いつ戻ってきてもいいように」という配慮から、完全に削除してしまうのではなく、その人の座席としてアイコンを残したままにしています。

「せきなび」 導入後の変化と今後の活用

ステータスがひと目でわかる。レイアウトも随時アップデートして見やすさを維持。

導入してから、どのような変化がありましたか。

篠塚様　フリーの在席管理ツールを使っていた頃と比べて、圧倒的に見やすくなりました。ステータスの色で「今、席にいる・いない」というのがパッと見でわかるというのは、シンプルでとてもいいですね。
それと、以前は座席管理ツールの管理者が特に決まっていない状態で運用していたのですが、「せきなび」に移行後は担当者がレイアウトを管理して、座席に動きがあった時は合わせて作り変えることもできるので、実態に即した綺麗なレイアウトが維持できています。

今後の活用についてお考えのことがあればお聞かせください。

篠塚様　今後「せきなび」で管理する拠点数を増やした場合、レイアウトがひと目に収まる範囲を超えて画面をスクロールしなければならなくなるので、一覧性が課題になると思っています。今は東京、千葉、大宮の3拠点ですが、これを全拠点に広げる場合はレイアウトの画面を2つ以上に増やすことも視野に入れて工夫が必要かも知れません。 それから、座席のフリーアドレス化を社内で検討中なのですが、フリーアドレスになった場合にどこまで「せきなび」を使いやすくできるかも課題になってきそうです。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

篠塚様　当社がそうであったように、無料の在席管理ツールを使っておられる企業さんも多いと思います。同じようにメンテナンス面で不安を感じている方は、「せきなび」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。無料のツールで生じた不具合は自分達でどうにかするしかありませんが、「せきなび」では手厚いサポートがあるので導入しやすく、安心して業務を行うことができます。

お話しいただき、ありがとうございました！