東急プロパティマネジメント株式会社は、ビル資産の運営管理・経営代行（＝プロパティマネジメント）を行う会社です。同社においてIT・システム管理を担当されている押川様と平野様、ビルマネジメント事業本部の中村様と阿久津様に、「せきなび」の導入背景や運用状況、導入後のご感想を伺いました。（2023年9月）

「せきなび」 導入の背景

200名近くが在籍するフロアも含むフリーアドレス。「誰が・どこに」が課題に。

「せきなび」を検討された経緯について教えてください。

中村様　現在、人数が多いフロアは200名近く在籍しているのですが、（導入検討時）座席が固定席からフリーアドレスになり、誰がどこに座っているのかわからないという課題がありました。不動産管理という事業上、外部から来ている現場の方が多いのですが、探している人の座っている位置や顔がわからずに困ることがありました。また社内でも、自分の部門以外の人についてはよく知らず、コミュニケーションにおいても課題を感じていました。（「せきなび」導入前から社内の）コミュニケーション活性のために座席を抽選で決めるなど色々と試みは行っていましたが、まず「どこに、誰が座っているのか」を可視化する必要がありました。

押川様　毎年、一般管理部門でアンケートを取るのですが、その結果にも同じような課題が表れていました。情報システム部門でもこういった問題を解決できるツールを探していて、実は他社の製品も候補に挙がっていたのですが、中村と阿久津が展示会で出会った「せきなび」の方が、より当社の要件にマッチしていました。最終的には全社で導入することを見据えて、全体のシステムを管理する我々が主導で、トライアルを経て導入に至ったという経緯です。

選んだ決め手は、レイアウト改修もすぐに反映できる柔軟性と対応の早さ。

「せきなび」のどのような所がマッチしましたか。

押川様　レイアウトの柔軟性と、対応のスピード感です。当社は組織改正でオフィスの配置が変わることがあるのですが、「せきなび」はこちらで新しいレイアウトを作成せずとも、パワーポイントベースで変更依頼をするだけで、その日のうちに反映してもらえました。情報システム部門として長らく外部とのやり取りを経験してきていますが、メールの返信だけでなく依頼した内容への対応も含めて、これほどレスポンスが早い会社は見たことがありません。

中村様　また、やはり「誰がどこに座っているのかわかる」というメインの機能は大きいと思います。フリーアドレスでも、それぞれの課ごとにある程度エリアを決めて座っているのですが、それでも「この人は誰だろう？」という状況になります。そこが簡単にわかるようになるのは大きな変化です。それから費用面も良かった点の一つですね。新しいシステムを入れるとなれば、比較検討から判断の材料集め、決裁まで持っていく過程で大きな労力がかかりますが、比較的その部分のハードルが低かったことも「せきなび」を検討した要因でした。

「せきなび」 トライアルと導入の決め手

1ヶ月間の無償トライアル、有償トライアル期間を経て本格導入を決断。

無償トライアルを終えられて、有償トライアルに移行されたそうですね。

押川様　せっかくこのような（在席管理ツールを）入れても、皆が継続して使わなければ見る意味がなくなってしまいます。そこを考えると1ヶ月で評価するのが難しく、最低でも3ヶ月間ほどは継続して試してみてから導入を判断したいと思いました。

中村様　（新しいシステムを導入するとなると）管理者側としては、やはり継続性が懸念点として挙がります。最初は興味を持って使ってみてはいたものの、徐々に使われなくなってしまうのではという不安があり、そういった懸念をなくすため慎重を期しての有償トライアルとしてトライアルを続行しました。また（導入した際に）利用者自身にも、ツールの必要性を理解し、納得感を持って使い続けてもらうにも、長期間でのトライアルが必要でした。

トライアル後の社内アンケートで、高い使用率と継続意向を確認できた。

トライアルに参加された方の反応はいかがでしたか。

中村様　（システムの）継続に賛成する人が 予想以上に多かったです。100%は難しいだろうと想像はしていましたが、多くの人たちが実際に使ってみて「継続してもいい」という印象を持ってくれました。

押川様　これは実際に数字として表れていて、「せきなび」のアカウント所有者のうち78%が回答してくれたアンケートなのですが、87%が「実際に使っている」と答えていて、さらに75%が「今後も継続したい」と回答していたので、多くの社員にニーズがあるという手ごたえを実感しました。
ただ一方で、「使っていない」という人に目を向けると、そもそも他部署とコミュニケーションを取る仕事ではなく、自分のアイコンを席に置く以外に使う場面が全くないケースが考えられます。そこは、「あなたが他の人の情報を見なくても、あなたの情報が必要な人はいる」ということを十分に伝えきれていないのかも知れません。

「せきなび」の導入を決めた理由をお聞かせください。

平野様　まず何より、「誰がどこにいるかわかるようにしたい」という導入目的に対して、しっかり効果があったことが大きいです。それに操作もシンプルで使いやすいので、難しい説明書なども読まずに使ってもらうことができました。それから管理側の目線としては、ユーザーの要望を取り入れてすぐに改善してもらえるところ。担当の方とキャッチボールをしながら、一緒にシステムを作り上げていく感覚で進めていけたことも非常に良かったです。

「せきなび」 運用状況と工夫した点

本社の約400名と、別拠点の部門にもアカウントを発行し「せきなび」を活用。

利用状況について教えてください。

平野様　現在は400人程度がアカウントを所有しています。表示している拠点は今のところ本社のみですが、他の拠点の課から「本社がどうなっているのか見たい」という要望があり、閲覧用のユーザーとしてアカウントを発行しています。

導入の段階で工夫された点などあればお聞かせください。

平野様　起動忘れを防ぐために、自動で「せきなび」が立ち上がるよう、みなさんのPCのスタートアップのフォルダに「せきなび」を入れてもらいました。それから社内のポータルにも掲載して、仕事の途中でブラウザをうっかり閉じてしまったとしても、そこからすぐに立ち上げられるようにしています。

「せきなび」 導入後の反応と今後について

プロフィールで知りたい情報がすぐにわかると好評。ホワイトボード確認の手間も削減。

本格的に導入されてから、社内の反応はいかがでしょうか。

阿久津様　「せきなび」のプロフィールから名前やメールアドレスがすぐにわかるようになったことや、Teams（個人チャット）にも飛べるところが非常に便利だという声が聞かれます。役職についても以前は会社の名簿で調べるのがひと苦労だったのですが、今は「せきなび」の名前をクリックするだけで、その人の役職や連絡先がすぐに確認できます。メールアドレスがクリックで簡単にコピーできるようになっているのも便利で好評ですね。先ほどの話にも出ていたOutlookとの連携がさらに進めば、「せきなび」の利便性が更に社内に広まるのではと期待しています。

導入後、具体的に変化が見られたことは何かありますか。

阿久津様　特定のフロアに限定される話なのですが、ホワイトボードを経由した人の動きが減った印象があります。以前はホワイトボードを見て、その人を探してさらに移動するという動きを取っていたものが、「せきなび」で相手の所在を確認して、自分がいる席から直接向かえるようになりました。そういった動きは増えているように見受けられます。

小さなひと手間が削減できたのですね。

阿久津様　フロアが広いので、座っている位置によってはホワイトボードと席の往復にも時間を使います。わざわざ見に行って、「この人、今日は休みだったんだ」とわかって席に戻る、それだけで１分か２分かかる場合もある。それが全社員分、毎日積み重ねていくと相当な時間のロスになります。「せきなび」を上手く活用することでそういった時間も削減していくことができれば、業務効率化にも繋がっていくのだろうと思います。

今後の活用についてお考えのことがあればお聞かせください。

押川様　導入目的の中でまだ達成できていないものの一つとして、混雑の緩和があります。フリーアドレスのフロアが複数あるのですが、200名ほどが在籍している3階のフロアは非常に混雑しやすく、「せきなび」を見て空いているスペースがわかれば、そちらのフロアへ積極的に移動してくれるのではという期待を持っていました。ところが実際はそこまで動かないことがわかりました。ただ「ここが空いている」とわかるだけでは移動しないということであれば、「せきなび」と何か別の施策と組み合わせるなど運用ルールで工夫する必要がありそうです。

押川様　また今後はさらに利用を定着させるために、使わざるを得ないような仕組みにする方法も模索中です。たとえばOutlookでのカレンダー連携をし、ホワイトボードを撤去することです。現状は予定管理をホワイトボードとOutlookを併用中で、Outlookには予定を登録しない人もいます。「せきなび」はOutlookカレンダーと連携が可能とのことなので全員がOutlookに予定を入れるようにすれば、「せきなび」上で誰でも予定を確認できるようになり、ホワイトボードを廃止できるのではという仮説のもと検討を始めています。あとは、可能な限り上長が「せきなび」を見るようにして、ちゃんと使うように直接促してもらうのが効果的だろうと思っています。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

中村様　フリーアドレスを取り入れている職場には、かなり有効だと思います。どこに誰が座っているのかという情報を、ホワイトボードに名札を貼るなど、アナログな方法で管理しているところも多いのではないでしょうか。「せきなび」の機能やコスト面を考慮しても、有効性は高いはずです。

阿久津様　こういった新しいシステムに取っ掛かりにくい人や苦手とする人も多いと思うのですが、「せきなび」はとにかく操作が簡単で使いやすい。名前のアイコンをドラッグするだけで移動できたり、ステータスを見やすく色分けできたり、他の人のスケジュールを代わりに変えることもできたりと、自由度が高いところもいいですね。それから、何よりレスポンスの早さ。お願いしたことに対しての対応スピードなど、サポート面も非常に頼りになります。

押川様　Office365を使っている会社さんには、特に便利なのではないでしょうか。「せきなび」と連携して、しっかり利用を浸透させれば、スケジュールを確認する手間も解消できると思います。

お話しいただき、ありがとうございました！