トーセイ·アセット·アドバイザーズ株式会社は、不動産ファンドのアセットマネジメント業務を行う会社です。同社においてIT分野の業務支援やDXを担う業務推進部の佐藤様とピュー様に、「せきなび」導入の背景や運用状況についてお話を伺いました。（取材：2022年11月）

「せきなび」 導入の背景

コロナ禍とオフィスの拡大から、ホワイトボードでの在席管理に限界を感じていた

在席管理ツールの導入を検討されたきっかけを教えてください。

佐藤様　以前までは在席管理はすべてホワイトボードでやっていて、たとえば会議室に行くときは「大会議室」というマグネットを（ホワイトボードに）貼って、時間を書いて会議に行っていました。あとは、不動産の管理をしているので物件を確認するための外出や出張も多いのですが、それもホワイトボードで管理をしていたんです。それがコロナ禍になってからは、自宅から直接現場へ行く機会が増えてホワイトボードに書き忘れてしまうなど、今までの運用方法に限界を感じていました。

オフィスも移転されたそうですね。

佐藤様　そうですね、オフィスが3フロアにわかれたことも決定的でした。おかげさまで事業が好調で社員も増え続けているので、オフィスを1フロアから3フロアに増やしたんです。そうすると、相手が席にいるかいないかわからないのに（フロアを移動して）会いに行くのはどうなのか、といった話も出てきまして。遠くからでも確認できる方法はないか、ホワイトボードの電子化ができたら…と考えてツールを探し始めました。

必要な機能を揃えながら、コストも抑えられる「せきなび」が最適だった

「せきなび」はどのようなきっかけで知ってくださったのでしょうか。

佐藤様　月に何日か来てもらっているコンサルの方に、「こういうことをやりたいのだけど、どんなツールがあるのか調べて欲しい」とお願いしたんです。そこでリストアップしてもらった中で、「せきなび」が一押しだと薦めてもらったのがきっかけです。

ありがとうございます。DXだと色々なツールがありますよね。

佐藤様　候補はいくつか挙がりましたが、部署ごとに契約が必要だったり、やりたいことを実現しようとすると費用が高額になったり。コストがかかる上に全員がちゃんと使ってくれるかどうかわからないものに何百万円かけることには抵抗がありました。その点、「せきなび」はちょうどよかったですね。他に試してみたツールもあるのですが、初めて「せきなび」を見たときのような感動はなかったです。

「せきなび」 導入の決め手

移転と同時に全社員でトライアルを開始

トライアルを利用されたのは、「せきなび」だけだったのでしょうか。

佐藤様　トライアルというほどではないのですが、他にも2つほど使ってみました。機能がそれぞれ違うので決めかねていて。迷っていた矢先にオフィスが3フロアに拡張することになって、移転のタイミングですぐ使える状態にするようにとの指示があったんです。そこから急ピッチで（「せきなび」のトライアルを）準備していただいて、本当に移転の初日から使えるようになりました。トライアルのときが実質本稼働でしたね。

トライアル中の社内の反応はいかがでしたか。

佐藤様　最初は自分のアイコンをうっかり消しちゃう人が多発しました。それ以外は、使える人はすぐに使ってくれて、使わない人はそもそもログインもしていないという状態がしばらく続きました。

使う人と使わない人の差が出たということですね。

佐藤様　今はみんな普通に使うものとして定着しているので、たとえば入社してきた人のアカウント発行をうっかり忘れていると、「「せきなび」、まだできていないんですけど」って問い合わせがすぐに来ます。

使いやすさとサポート面が導入の決め手に

導入の決め手になったのはどのような点でしたか。

佐藤様　座席図にそのまま（個々のアイコンが）置けるのが良いですね。アイコンがドラッグでスイスイ動かせるのも使いやすくて便利ですし、クリックするとその人の詳細が見られるのもすごいなと思いました。画面の背景が自分たちで加工しやすい点も気に入っています。値段のこともありますけど、やっぱり項目とか背景を変えることができるなど、扱いやすそうだなというのは大きかったです。
それから、座席図のベースをすぐに作ってくれるのも助かりました。「送ってもらえればすぐにやります」という感じで。今、私達のチームで管理しているアプリが40個ぐらいありまして。ユーザーから入れたいと希望のあったものをこちらで手続きして一旦入れて、しばらく様子を見てからどうするか…という風にトライアンドエラーで次々動かしているのですが、どうしても緊急の要件を優先して対応しなければならないので、ベースの準備をベンダーさんにやってもらえるのはありがたいです。

今後は顔写真付き社員名簿の代わりにも

ありがとうございます。サポート面でもお役に立ててよかったです。

佐藤様　あとは、どんどん社員が増える中で中途入社の人や在宅勤務が増えてきたときに、「みんなの顔と名前が全然一致しない」という問題が発生していて。社長に言われて社内ポータルを作って、顔写真付きの社員名簿みたいなものをマクロで作って、毎月2回入社があるのでその度にアップデートして…ということをやっていたのですが、「せきなび」があるのでこの作業も必要なくなるかなと思っています。
他には、進化が早そうな感じも。はじめにOutlook連携機能を使い始めた時に、ちょっと不思議な動きをしたのをすぐに直してくれたので。開発スピードというか、そういうのも最近は大事にしています。

「せきなび」 運用上の工夫

ユーザーの声を聞きながら試行錯誤中、さらなる浸透を目指す

座席図や使い方でなにか工夫されていることはありますか。

佐藤様　ユーザーからの要望で、各部署の外線電話を入れたり、注意事項を書いてみたりとか、そういった工夫はしています。
例えば、社内に人が少ない日は他部署の内線電話も取るのですが、「今度はこの番号にかけてもらえると部署直通ですよ」といったことをお伝えするのに、以前は別のファイルを開いて調べなければいけなかったんです。でも「せきなび」上に表示させたことで、その必要がなくなり便利になりました。
あとは、プリンターの名前を表示したりもしています。自分の人事評価書などの見られたくないものを違うフロアのプリンターに出力してしまうとか、そういったことを防ぐのにも使えます。まだまだ発展途上なので、要望を聞いて工夫しながら浸透させていきたいと思っています。

「せきなび」に登録する顔写真は、元々お持ちの写真を使われたのでしょうか。

佐藤様　元々ある写真を使っています。前のオフィスの時に一度、カメラマンさんに来ていただいて全員の写真を撮っていましたので。コロナでお互いの顔が見えなくなってしまったので、こういう場所に載せてわかるようにしたいねということで。入社と同時に作る宅建事業者の証明書用に総務部でも写真を撮っているので、それとあわせて使っています。

プロフィール欄はなにか活用されたりしていますか。

佐藤様　まだ試せていないのですが、たとえば出身地を入れてみようかとか。コロナ前に入社して挨拶に回っていた時に、私と同じ愛知出身の人が「愛知県民会やろうね」と言ってくれたりしたんですね。残念ながらその後コロナ禍で全部なくなってしまいましたが、そういった交流の仕方って日本企業はやっぱりあるんだろうなと思っています。

お互いの共通点が見つかるときっかけになりますよね。

佐藤様　そうですね。こういう何気ない場所に書かれていて、何気なく見つけた方が、一覧とかで情報をもらうよりも面白いかなと思います。いつかやりたいなと思いつつ、まだ実現できてないって感じですね。

「せきなび」 導入後の社内の反応

点在していた情報が一箇所に集まり、社内からは前向きな反応が

全社で本格的に導入すると決めた時、社内の反応はいかがでしたか。

佐藤様　みんながどこに座っているかがわかりやすいので、結構前向きに捉えてくれていたと思います。座席表のPDFもあるんですが、PDFだと顔写真やメールアドレスや電話番号は載っていなくて、電話番号は別の一覧表を見なければならなかった。今までPDFが全部分かれていたものが全部「せきなび」から見られるようになったので、一箇所に集約されたのが良かったのかもしれません。

バラバラで管理していた情報がまとまったと。

佐藤様　そうですね。実は「Outlookで代用するからいいよ」と言っている人もいるんです。だけど、Outlookで普段接点もなくて喋らない人のカレンダーを探すのって結構面倒なんですよね。だから、その人のカレンダーが「せきなび」で視覚的にパッと開けるのはすごく便利だと思います。（※）私は仕事柄、全社員のOutlookのアドレス帳をいつでも出せるように設定していますが、他の人はそんなことまでしないので。

名前のフリガナ表示で、外国人スタッフにも使いやすい

ピュー様は導入されてみていかがでしたか。

ピュー様　Outlook連携で、ステータスが自動で変わるのが一番いいですね。（※）見てみるとちゃんとミーティングとかにステータスが変わっていて。あと、電話を受けるときに内線番号が見えるのも便利ですね。

佐藤様　今、電話の取次ぎの練習をしてもらっていて。私達のチームに外国人スタッフが4名いるんですが、漢字の読み方とかカタカナの読みがなも、「せきなび」の画面で見られるのでいいかも知れません。名前の漢字の読み方って、私達は感性でわかっても外国人スタッフには難しかったりするので。

ピュー様　そうですね。

なるほど、フリガナの表示も役に立つんですね。日本人でも漢字の読み方は間違えたりしますしね。

「せきなび」を検討中の企業様へひと言

佐藤様　とりあえず試せて、本当に楽なので、試しちゃった方が早いですよね。結局色々なツールの話を聞いても、皆さんなかなか試す勇気が出ないっていうことあると思うんですけど、（無料トライアルなら）試してすぐにやめても費用はかからないので。あとは、「せきなび」はスピード感が当社にピッタリでした。社長がやろうと思ったことはすぐに実行して進めていくので、連絡が返ってくるまでに1週間ぐらい待つような業者さんだとお付き合いが難しくて。問合せ時のスピード感ある対応はすごくいいなと思いました。

お話しいただき、ありがとうございました！

（※）編集部注：Outlookカレンダーとの連携機能です。同機能をご契約のお客様のみ、せきなび上でもカレンダーの表示や、カレンダーに登録した予定を基にせきなびのステータス変更が可能です。