株式会社リロバケーションズ

せきなび
  • #サービス業
  • #~100名

「シフト勤務や出張が多く、出勤者の把握が難しかった」 状況を改善し、 テレワークやサテライトオフィスにも対応

株式会社リロバケーションズは、株式会社リログループ傘下のリゾートホテル運営事業をされている会社です。 オフィス移転でグループ企業内の2社合同オフィスになるのを機に、せきなびを導入。 導入前の課題や利用定着のための取り組み、コロナ禍における活用方法などを、本社の総務機能~業務支援までを一手に担う、経営管理ユニット業務支援グループ グループマネージャー角英治様、同グループ堀川昌美様に伺いました。(取材:2021年3月)

導入サービス 在席管理ツール「せきなび」
課題 ・シフト勤務や出張が多く、出勤者の把握が手間だった
・グループ会社との合同オフィス化で名前や顔が分からない人が増えた
運用 ・利用定着のために卓上POPを配布
・社長、マネージャー陣が積極的に利用促進
効果

・グループ企業内での業務改善に関する賞を受賞
・ステータス変更で業務にメリハリ
・プロフィールでコミュニケーション活性化
・コロナ禍における在宅勤務管理にも

せきなび導入の背景

グループ会社と合同オフィス化することに。シフト勤務や出張者の把握に課題。

HRツールを使おうと思ったきっかけや、課題に感じていた点を教えていただけますか。

業務支援グループ グループマネージャー 角 英治様(以下敬称略)
今回、事務所移転が一つきっかけになりました。
(グループ企業内の2社の合同オフィスになったのですが)別の事業会社の方の名前を知らないとか。あと、シフト勤務が多く、土日休みだけじゃなくて、平日休みや、出張も比較的多いので、誰が出勤しているのかが分からない状況でした。一応スケジューラーはあるのですが、登録していない人が多いので、結局今日いるんだか休みだかよく分からないという状況が課題としてはありました。

そういう点では(せきなびは)スケジューラーと違って一目で非常に分かりやすい。いるのかいないのか、どういう状況にあるのかを見るという点では、せきなびがいいのかなって思ったのがきっかけですね。

せきなび導入の経緯

試しに使ってみて駄目だったらやめちゃおうと思っていた。

せきなびを知ったきっかけは何でしたか。

角 たまたまホームページからお問い合わせいただいて、なんだこれとちょっと興味があったのと、ちょうど事務所移転のタイミングで課題に挙がっていた点が若干リンクした部分があったのでお話を聞いてみたのがきっかけです。まさか導入するとは思っていませんでした。冷やかし半分で聞いてみようかなと(笑)

話を聞いた上では、求めている機能とコストが非常に合ったので、せきなびのトライアルを決めたっていう感じですかね。

せきなびを本導入する前に、少人数でトライアル利用をしていただきましたが、実際に試してみて分かったことや率直な感想を教えてください。

角 トライアルのときは、正直言うと意外とたいしたことないかなっていう感じで、一瞬やめようかと思いました。あったらいいなっていう感じはするものの、コストかけてまでやるのかどうかっていうのは正直どうかなという気持ちと半分半分という感じで。

では、実際に本導入してみようと決めた理由は、何だったのでしょうか。

 やはり、何か形から入って変えないことには今までと同じですし、逆に運用を周知すれば便利になるだろうなっていうのは目に見えていたので、それこそ、本導入がトライアルというか、試しに使ってみて駄目だったらやめちゃおうっていう感じで始めましたね。取りあえず、まず形を整えるっていうところからっていう感じですかね。

せきなび運用上の工夫

定着のためにPOPを自作。自主的にステータス変更の声掛けをしてくれる社員も出てきた。

自社の運用ルールがありましたら教えてください。

経営管理ユニット業務支援グループ 堀川 昌美 様(以下敬称略)
そうですね、特段決まったルールではないんですけど…。
出社したら変更するですとか、次の日休みなのか退勤なのかですとか、といったものを定着するためにかなり声掛けとかはしました。
また、こういうPOPを作って全員に配り、定着を図りました。

自作のPOPを作って利用定着を図った。

 全員の机にこれを置くことによってだいぶ切り替え忘れが減ったというか、慣れるにしたがって定着はしてきたかなって感じですね。

定着のための声掛けは、角様や堀川様と業務支援グループの方々が中心となって行われたのですか。

堀川 そうですね。主に業務支援グループで行っているのですが、各グループのグループマネージャーも、せきなびに対する興味や関心が高かったので、積極的に「プロフィール入れるように」と周知したりしてくれていました。
他の部署の方ではせきなびを監視するようなおじさんが登場しまして(笑) 自主的に言ってくださる方もかなり多いような状態です。

声掛けというのは、直接口頭でされたのですか。それともチャットやメールでされたのでしょうか。

角 朝礼で全体発信するのもありましたし、メールで案内も流しましたし、口頭でも言っていますし、部署ごとに部門長から部下に落としてもらうなど、いろんなパターンで、ありとあらゆる手で声掛けを行いました。

社内の反応

社長が積極的に活用。それを楽しみに社員が見るように。

実際『せきなび』を始めるとお知らせした時、社内の皆さんの反応はいかがでしたか。

 必要なのかとか、自分のプロフィールを見られたくないとかいう意見もありました。でも、一方でやっぱり、知らない人の一面が見られるコミュニケーションツールでもあったり、誰が何しているかどうかが一目で分かるっていうので意外と便利だねという声もあったりしましたね。

せきなびに登録するプロフィール写真を皆さんで撮影してご用意いただいたと伺ったのですが、ご案内から実際撮ってもらうまではスムーズに動いていただけましたか。

角 そうですね。導入まで日がなかったのもあって急ピッチで強制的にやったので、スムーズにいったし、それで導入するよっていう周知にもつながったかなって感じはしますね。

社長さまが積極的に『せきなび』を活用いただいており、それを楽しみに社員の皆さんが見ているという話も伺いました。

角 ほぼ毎週月曜日とかに更新されて、週の社長のスケジュール「この日はこの担当のところにいます、この日は出張しています」っていうのと、あとは「一言」の欄に、自分の格言なのか他人の格言なのかは分からないですけど、そういうのを書いていたりしますね。意外とそれ見てみんな、ああ(今週はこんなこと書いているんだ)っていう。いつの間にか毎週確認するのが定着しつつあります。

せきなび導入後の変化

グループ企業内の業務推進賞を受賞。コロナ対策にも。

せきなびの導入後、職場には何かいい変化はありましたか。

 そうですね。せきなびを使うことで、休憩とか接客だとか、一つ一つメリハリがつけやすいという点と、あとはプロフィールで、意外と「あ、この人こういう趣味なんだ」とか「どこに住んでるんだ」とかを知って、それをきっかけにコミュニケーションを取ったりする一端になっています。

あとは、最近コロナになってから、リモートワークをする人とか、サテライトで別オフィスに行っている人とか、そういう、本社に居ない場合のケースが増えてきたので、その人達の様子がよく分かるのは非常に助かっていますね。

グループ企業内での表彰も受けられたと聞いたのですが、詳しいお話を聞かせていただけますか。

角 今、われわれのグループ(株式会社リログループ)全体を通して、業務を改善するにあたりデジタル推進の動きがありまして、毎月それを表彰する制度があるんですよ。こういうシステムを使ってこういう業務改善ができましたとか、費用対効果がいくらでしたとかっていって、それぞれ金賞、銀賞、銅賞とかで賞金もらえたりするんです。
今回せきなびを導入したことでエントリーしまして、銅賞を頂きました。

せきなび導入検討中の企業様へ一言

最後に、今せきなびの導入を検討されている企業さま向けに、何かメッセージをお願いできますか。

 会社にみんながいるっていうことがもう当たり前じゃない時代になってきたので、在宅勤務とかの管理ツールと言ったらおかしいですけども、今後の色々な働き方に対応するためにも、いいツールじゃないかなと思います。

角様、堀川様、お話しいただきありがとうございました!

株式会社リロバケーションズ

従業員規模
1000人程度(せきなび利用は、本社勤務の100名程度)
事業内容
リゾートホテル・旅館の再生事業
会社HP
https://www.wro.co.jp/