RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？活用方法5選とツールの選び方を紹介
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この記事を読む方の中には
「最近、RPAという言葉を聞くけど、どういう意味？」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、RPAの意味と活用方法についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
RPAとは？
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)」の略で、人間のみが対応可能とされている業務を自動化する取り組みのことです。
RPAの提供する代表的な機能は、人がパソコン上で日常的に行っている作業を、人が実行するのと同じかたちで自動化する、というものです。
RPAで何ができるのか？
RPAでは、事前に処理手順を登録しておけば、設定した順番通りの処理をパソコン上で自動で実行してくれます。
VBAマクロ等とは違い、複数のアプリやソフトを横断した処理が可能な点が特徴です。
例えば、以下のような作業を行うことができます。
- データ操作(転記・登録・チェック・とりまとめ)
- Webサイトからの情報収集
- 通知・ファイル・定型メールの送信
- システム管理
- アプリ操作 など
具体的な活用例については後述しますが、「一定の条件」「一定の操作」など、決まった手順を踏襲する操作は、ほぼすべてRPAで解消することができます。
RPAが得意な業務と苦手な業務
RPAは、指定した操作を指定した順番で実行するシステムです。そのため、定型業務やルーティンワークといった単純作業が非常に得意です。単純作業においては、人間が作業する場合に比べて「早く」「正確に」かつ「24時間365日稼働」もできるため、生産性向上が見込めるでしょう。
反面、不測の事態に遭遇すると処理がストップしてしまうため、判断が必要な作業や毎回手順が変わる業務には適していません。
すべてをRPAで済ませようとすると処理手順が複雑になり、初回登録や手順変更時に逆に手間がかかってしまう可能性もあります。RPAに任せるところと、人が行うところをうまく切り分けるのが、RPAを有効活用するコツです。
RPAによる業務自動化のメリットとデメリット
RPA導入による業務自動化には、多くのメリットがあります。反面、デメリットもあるので、両方を理解したうえで導入を検討しましょう。
メリット
RPA導入による大きなメリットは「業務効率の向上」です。
定型業務やルーティンワークをRPAに任せることで、従業員はより付加価値の高い業務に専念することができ、事業全体の推進が可能になります。
また、定型業務だけを見ても、
- ヒューマンエラーがなくなる
- 夜間や休日でも稼働可能
- 人が行うより処理速度が早い
などの理由により作業効率が向上します。夜中にRPAが前日分の売上集計を終わらせてくれれば、出社後すぐにそのデータを基に今後の計画を立てるようなことも可能です。
同時に、人件費や作業に必要なシステム開発コストがカットできる点もメリットと言えるでしょう。
デメリット
RPA導入には、デメリットもあります。
- 導入時のコストが高い
- 複雑すぎる作業には向かない
- 導入時や業務フローが変わった際は、処理手順の登録やメンテナンスが必要
前述の通り、RPAには得意な業務と苦手な業務があります。
そこの切り分けが上手くできず、複雑すぎる作業をRPAで行おうとすると、初回登録やメンテナンス時に逆に手間がかかってしまいます。初めてRPAツールを使う際は特に、使い方も分からない状態で複雑な設定をしようとして導入前に挫折してしまう可能性もあります。
RPAツールによっては、手順登録の代行や、使い方講習なども行っているので、上手く活用しましょう。手順登録の代行や、使い方講習も対応可。
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他の自動化ツールとの違い
RPAツールは、人がパソコン上で行う作業を自動化します。RPAは耳慣れない言葉なため、同じように、作業を自動化する仕組みと混同されやすいです。そこで、他の自動化ツールとの違いをご紹介します。
RPAとマクロ（VBA）の違い
マクロとは、Microsoft社のOfficeソフトウェアで使用するプログラミング言語(VBA)で作られた自動化ツールです。
VBAは、ExcelなどOfficeソフトウェアの中に保存され、Officeソフトウェアでのみ実行できます。一方、RPAツールは、操作できるアプリケーションを限定しないため、マクロより多くの範囲で作業を効率化できる点が違いです。
RPAとAIの違い
AIは人工知能を指し、学習結果に基づいて自動化するため、初めての作業においても「分析・判断・予測」など、考える作業ができる点が特徴です。そのため、手書きされた文字の解読や判断を必要とする場合、AIが効果を発揮します。
一方、RPAはあらかじめ設定した作業をそのまま繰り返す仕組みで、定型業務やルーティンワークに特化しているのが大きな違いです。
RPAとITツールとの違い
ITツールとは、業務効率化のための、専用システムの総称です。
WEBカレンダーやプロジェクト管理ツールなど、効率化したい業務ごとに数多くのシステムが存在します。専用システムは、良くも悪くも一部の業務専門に特化しているため、特化した業務に関してなら簡単に効率化を進めることができますが、汎用性には乏しく、広い範囲の業務効率化をしようとすると複数のITツールを導入しなければならない事が多いです。プログラミングにより多彩な機能を持たせることのできるプラットフォーム型のツールもありますが、専門的なプログラミングスキルが必要なため、システムの完成までに膨大な時間や費用がかかります。
一方、RPAツールの多くはプログラミング知識がなくとも容易に設定できるため、効率化したい業務を行っている一般事務職自身で設定等を行うこともできます。また、様々なアプリを横断して作業できるため、社外システムへ接続しなければならない業務などにも効果を発揮します。
RPAの活用方法5選
RPAを導入し、活用している企業がおこなっている業務の一例をご紹介します。
- 交通費清算チェック：
インターネットの交通費情報と申請内容を照合。照合結果をメールし、問題ない場合は処理を続ける - 工事指示書の作成：
インターネット上の地図情報を検索し転記。作業者へメール送信 - 受注情報を専用システムに転記：
受注情報のチェック作業と専用システムへの転記作業 - 勤怠データのチェック：
カードリーダーによる出退勤データと勤怠システムの入力チェック - 給与計算：
勤怠データから給与計算と各種控除額の計算
作業の流れを細分化し、ルール作りと作業フローが作れれば、さまざまな作業がRPAツールで対応可能です。
RPAツールのタイプと選び方
RPAツールには、ツールが動く場所ごとに3つのタイプがあります。各タイプの特徴と選び方を理解し、自社に合ったタイプを選びましょう。
RPAツールのタイプ
RPAツールを動かす場所別に3つのタイプがあります。
- サーバー型：自社サーバーで動かすツール。部署をまたいだ処理、大量のデータ処理ができる。
- デスクトップ型：PC1台上で動くタイプのツール。個人で管理でき、導入しやすい。
- クラウド型：インターネット経由でWebブラウザーを使って動かすツール。保守運用の手間がかからない。
RPAツールの選び方
RPAツールを適切に使用するためのポイントは以下です。
- 処理するデータ量
- ツールを使う作業員の人数・部署
- メンテナンスのしやすさ
- 料金
- サポート体制
- 提供形態
導入当初は1台でスタートしたとしても、将来的に全社でRPAを導入したい場合は、サーバー型のツールを導入しておくと、最終的に安く収まります。
1台のPCに導入しておくだけで作業が足りる場合は、デスクトップ型を導入すると、コストが安く、管理も手軽です。
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- 多数の自動化を実現した実績から成功したRPAのみを提案
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日常的な作業はソフトウェアロボットへ登録しておくだけで、自動化できます。ヒューマンエラー改善・作業効率の改善をはかりたい場合は一度RPAの検討をおすすめします。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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