業務効率化につながるツールと導入の優先順位とは？
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この記事を読む方の中には
「業務効率化につながるツールは何から導入すればよい？」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化につながるツールの紹介と導入の優先順位についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、日常業務の中から非効率的な業務を洗い出し、改善することです。非効率的な業務には、3点のポイントがあります。
- 無理……残業しなければ処理しきれない業務量のこと
- 無駄……必要以上のステップを踏み、終了までに時間がかかるもの
- ムラ……時期・組織により業務量が大きく違うもの
業務効率の向上により、現状の業務の時間的・経済的なコストがカットできて生産性があがります。また、その分新たな業務機会も増えるので、従業員の成長や利益率アップにもつながります最終的には、組織の業績アップを狙いとした施策です。
業務効率化と業務改善の違い
業務効率化と似た言葉に「業務改善」があります。
いずれも組織や企業の業務プロセスを向上させ生産性や業績向上を図るための取り組みを指しますが、それぞれ異なるアプローチや焦点を持っています。
業務改善とは、既存の業務プロセスを見直し、問題・課題を洗い出して改善することを目的としています。一方で、業務効率化は既存業務の実行効率を最適化することを目的としているところが両者の違いです。
簡単に言えば、業務改善は既存の業務プロセスを分析し改善することで全体の質を向上させることを目指し、業務効率化は業務プロセスの実行効率を高めることで時間やリソースの節約を図ることを目指しています。ただし、両者は密接に関連しており、業務改善による品質向上が業務効率化にもつながる場合もあります。
業務効率化が生産性向上に与える影響
業務効率化を実現することで、生産性向上によい影響を与えます。主に3点です。
- 作業時間の短縮による「時間コストの削減」
- 作業時間に対する利益の向上、空き時間にコア業務を増やせることで「利益率の向上」
- 時間短縮・作業環境の改善により「モチベーション向上」
業務効率化により、1作業にかかる時間が１時間から30分に短縮できたとしましょう。残りの30分は、新しいコア業務を生み出し利益につなげたり、定時退社して自分の時間を作ってモチベーション向上につなげたりできます。
業務効率化に役立つツール5選
業務効率化に役立つツールの例を5つご紹介します。それぞれ効果や使う場面が異なりますので、自社の目的にあった方法を試すと良いでしょう。
マインドマップツール
マインドマップとは、アイディア・思考などを中心となるキーワードから広げた図のことです。マインドマップツールでは、マインドマップの基本フォーマットが準備されています。業務改善では、業務フロー改善・タスクの見直しを始めとする「思考をめぐらす」場合に活用できるツールです。マインドマップツールは、組織・メンバー1名でも利用できます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクト全体や作業者個人のタスク管理ができるツールです。タスク優先順位が可視化できるので、状況に応じて担務変更・メンバーの人数調整ができます。状況を可視化し人員調整することで、プロジェクトの効率的な運営が実現可能です。タスク管理ツールは、プロジェクト全体で使用するツールです。
集中力向上ツール
集中力向上ツールとは、周囲の社員がいないところで集中が必要な「リモートワーク効率化」に効果的なツールです。例えば、25分の作業時間・5分の休憩を繰り返す時間管理術「ポモドーロ・テクニック」を実現するタイマーや、業務外のWebサイトに閲覧制限をかけるツールなどがあります。
また、職場の雰囲気が再現できる「環境音」を再生するツールなども業務改善に効果的なツールです。集中力向上ツールは、メンバーそれぞれ自分に合うものを使用すると良いでしょう。
生産性測定ツール
生産性測定ツールとは、作業にかかる時間を管理できるツールです。例えば、ツール内でタスク名を入力後、スタートボタンを押します。タスク終了時にストップボタンを押すだけで、タスクにかかる時間が計測可能です。
時間管理に利用する「ポモドーロ・テクニック」ツールにタスク名を入力し、タスクの生産性を測定できるツールなどもあります。生産性測定ツールは、メンバー1名から使えるツールです。
在席管理ツール
在席管理ツールは、オフィスの配席・メンバーの状況が可視化できるツールです。プロジェクトメンバーの配席・状況が分かるため、すぐに打ち合わせ等を設定できます。コミュニケーション活性化につながるため、プロジェクトを円滑に進める際に必要なツールです。在席管理ツールは、組織全体で使用するツールです。
業務効率化に役立つツール導入の優先順位
業務効率化ツールはやみくもに多数取り入れても活用しきれないので、優先順位を決めて導入しましょう。もちろん、自社の課題に沿った導入が最優先です。しかし、優先順位に迷う場合は「組織全体に適用するツール」を高い優先順位にするとよいでしょう。
組織全体で使用すれば、効率化できる業務が増え、より大きく時間的コストを削減できます。
在席管理ツール「せきなび」で全社的な効率化
アスマークの「せきなび」は、「誰が」「どこで」「何を」しているのかひと目で分かる在席管理ツールです。業務効率化に役立つ特徴が5点あります。
- シンプル・カラフルな画面構成でフリーアドレス・リモートを含む在席管理ができる
- 相手の状況がひと目で分かるのでコミュニケーションがスムーズになる
- プロフィール掲載機能により、他支店・テレワーク環境でも顔と名前が一致
- ブラウザでのログインが可能であれば、デバイス問わず使用可能
- スケジュール連携機能により会議の調整がしやすい
誰がどこで何をしているか分かることにより下記のような場面で活用が期待できます。
- 電話の取り次ぎ 内線番号や相手の状況がひと目でわかるため対応がスムーズになる
- 在宅 リスト機能を使えば同じチームの誰が出社しているかも瞬時に確認が可能
- 出社時 WEB会議など相手のスケジュールもすぐに確認できるため、コミュニケーションが容易になる
「せきなび」最大の特徴は、シンプルでカラフルな画面構成です。操作性が高く、使用デバイスを問いません。画面のレイアウトは、専任のカスタマーサクセスが追加費用無しで対応可能です。プロフィールには顔写真掲載機能があり、円滑なコミュニケーションを生み出します。
また、「せきなび」は、Googleカレンダー・Microsoft365のスケジュール機能に連携できます。打ち合わせの日程調整がスムーズなので、社内コミュニケーション活性化に効果的です。
このように、フロア画面・プロフィール掲載・スケジュール連携など、業務効率化を実現する機能が備わっています。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
業務効率化に必要なツールは、組織全体に関わるツールから導入するのがおすすめです。
中でも、タスク管理ツール・在席管理ツールなどは、組織全体に影響します。
業務効率化を実現し、時間コスト削減・モチベーション向上などのために、在席管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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