従業員がそれぞれ席を持たず、オフィス内で自由に座席を選択して働く勤務スタイルを「フリーアドレス」と言います。テレワーク環境が普及した現代は、オフィスの空席が目立つようになりました。そこで、フリーアドレス化する企業が増えています。

世界初のフリーアドレスは、1987年3月に日本の清水建設 技術研究所で導入されました。最初は、紙媒体がメインの企業が多く、成功と言える事例は少なかったものの、1990年代にコンサルティング会社が導入したオフィスが「第8回日経ニューオフィス賞・推進賞」を受賞し、一躍注目されるようになりました。以降、モバイル端末の普及に伴うペーパーレス化の実現・通信環境の整備などにより、フリーアドレスにする企業が増加しています。

ですが、今回フリーアドレスにあまり向いていないとあげた業種・部門についても、業務フローを変更したり、強固なセキュリティ対策を導入したりすることで、フリーアドレスを成功させたケースもあります。

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「HRツール利用実態調査2022～在席管理・フリーアドレス管理ツールは需要に対して導入が進んでいない～」

フリーアドレスのメリット・デメリット

フリーアドレスは、その特徴を理解し、目的を持って行うとより効果を発揮します。そこで、フリーアドレスの良い面・悪い面をご紹介します。

メリット

フリーアドレスのメリットは主に6つです。

• オフィススペースの省スペース化
• コミュニケーションの活発化
• 業務効率化
• 環境美化
• 従業員の積極性向上
• 備品コスト削減

フリーアドレス化すると、話したことのない従業員と隣同士になるため、積極的なコミュニケーションが必要です。そこで自然に積極性が向上する効果があります。また、デスク配置を頻繁に変える必要や、新入社員用の新しいデスクは不要なため、中長期的に見てコスト削減につながります。

デメリット

一方、デメリットは導入後に「課題」となる面も兼ねているため、ルール作りや計画的に実行することで、成功するケースがあります。

• 集中する環境が作りにくい
• 進捗管理などマネジメントがしづらい
• 部署の意識が薄くなる
• 初期導入コストがかかる
• 荷物置き場がない

中でも「進捗管理などのマネジメントがしづらい」は、管理職にとって重要な課題です。デメリットとなる課題を解決するため、開始前にマネジメント研修なども加えると、スムーズにフリーアドレスへ移行できるでしょう。

フリーアドレスを導入までの流れと導入後の注意点

フリーアドレスを成功に導くには、導入前の準備と注意が必要です。そこで導入の流れと注意点を解説します。

導入までの流れ

フリーアドレス導入までに必要な作業は「計画」「ルール策定」です。導入時に細かに計画することで、より成功へ近づきます。具体的な流れは以下の通りです。

• 1.1.導入可否を判断
• 2.2.座席数とレイアウトを作成
• 3.3.デスク、私物管理用ロッカー、PC、通信機器など必要なものを手配
• 4.4.運用ルールの策定

特に「運用ルールの策定」は「前日と違う場所で業務する」「帰宅時はデスクに何も残さない」などです。今後フリーアドレスを長く続けるために重要なので、導入後の注意点と合わせて特に注意しましょう。

導入後の注意点

「フリーアドレスを開始したものの長く続かない。」という場合、運用ルールを策定する際に、以下の注意点を見直すことで解消するかもしれません。

• 勤怠管理：デスク全体を見渡せば在席確認ができたものの、できなくなる
• 定時連絡やミーティング：朝礼など、定時連絡の機会がなくなる
• 郵便物の受け取り方法の変更：郵便物をデスクに置いていた場合、座席を探す必要がある
• 会社や部署への電話取次ができない：固定電話を使う場合、取次に迷う

それぞれの注意点は「誰が出社していて、どこにいるか分からない」という特徴から起きる問題です。そこで「せきなび」などの座席管理ツールを活用して座席の場所を把握することで解消できます。

自社の業務内容や特性に合わせてフリーアドレスを検討し、従業員が働きやすいフリーアドレス化を実現しましょう。