オフィスのフリーアドレス化、導入事例と成功のポイントを解説

この記事を読む方の中には
「フリーアドレス化したいけど成功するか心配」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。

そこで今回は、フリーアドレス成功のコツと導入事例についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

リーアドレスが注目される理由

固定の席を設けないオフィス「フリーアドレス」は、なぜ注目されるようになったのでしょうか?理由は現代の社会的背景にあります。詳しくは以下のような背景です。

  • 急速なテレワーク導入による在席率低下
  • コミュニケーションをとってチームで仕事を進める企業の増加
  • モバイル端末の普及によるデバイスの小型化
  • クラウドなどオンライン環境の普及によるペーパーレス化
  • 固定のデスクにこだわらない人の増加

新型コロナウィルス流行にともない、急速にテレワークが推進されました。これにより、オフィスへの在席率が下がり、決まったデスクにこだわらない人が増えました。企業においても社内のコミュニケーション方法を見直すことで生産性向上や活発なコミュニケーションなど事業の進め方に対する意識が変わり、フリーアドレスが注目されたのです。

リーアドレスに向いている会社と向いていない会社

会社に行くと、部署の人数・書類の有無・業務内容など、オフィスの状況はさまざまです。そこで、フリーアドレスに向いている会社・向いていない会社をご紹介します。

<向いている会社>

  • 離席・外出が多い
  • デジタルデータを扱う
  • 部門間コミュニケーションを活発化し、新たな価値を創造したい
  • 働き方改革を積極的におこないたい

<向いてない会社>

  • 在席率の高い会社がスペースの有効活用を理由に導入する場合
  • 移動すると業務効率が下がる業務(デザイン・経理など)
  • 機密データを取り扱う経理・金融業など

 

もし、自社の業務がフリーアドレスに向いていない場合は、同じ部門のメンバー同士で席を移動したり、機密データ紛失の可能性があるため、機密データを取り扱う部門だけを固定席とするなど、運用ルールを整備すれば実現可能です。

リーアドレスの導入事例

フリーアドレス化の検討を始める前に、導入事例とポイントをご紹介します。どの企業も試行錯誤しながら運用している点が特徴です。それぞれ詳しく見てみましょう。

<日本航空株式会社(JAL)>

ワークスタイル改革の一環としてフリーアドレスを導入した例です。社員の声を聞きながらペーパーレス化・ワークスタイルの意識改革を進めた点がポイントで、現在はワーケーションを実現しています。

<ヤフー株式会社>

本社移転に伴い、フリーアドレスに不向きと思われるクリエイターを含めた全職種で導入した例です。「必要なモノが多い業務」を断捨離によりクリエイティブな発想を出し合おうと、見方を変えています。

<カルビー株式会社>

コミュニケーションを活発にするため導入した例です。役員を含めて全員同じスペースに座ることで、上下関係なく意見交換できるスペースにしています。

リーアドレスを成功させる方法

働き方改革・コミュニケーション活発化などメリットの多いフリーアドレスを成功させるには、事前の制度設計がポイントです。具体的には、以下の項目を取り決めます。

導入目的の明確化

導入目的を明確にすることは、フリーアドレスを成功に導くための最重要事項です。「コミュニケーションの活発化」が目的である場合、交流しやすいオープンスペースにしたり、定期的に集中しなければならない業務の場合、仕切付テーブルの集中エリアを増やしたり、机の配置が変わります。

また、社員へ導入目的を周知し、チーム全員で運用していく意識を浸透させることも必要です。検討の第一歩として必ず決めておきましょう。

必要なシステムの導入

自由に席が移動できるようになると「誰がどこにいるのか分からない」「チームメンバーの進捗が分からない」など、業務効率が下がる要因が出てきます。そこで、業務効率を下げないために必要なシステムを導入しましょう。具体的には以下のような例があります。

  • グループチャット…上司への報告や雑談などコミュニケーションのため
  • 情報共有システム…スケジュールやお知らせなど情報共有のため
  • 決裁システム…ペーパーレス化実現のため
  • 電子印鑑…ペーパーレス化実現のため
  • 座席管理システム…直接話したいときや電話取次ぎなど座席確認のため

近年の働き方改革推進により、さまざまなシステムがあります。現在導入しているシステムに加えたり、新システムを導入したり、自社の状況により最適なものを選びましょう。

運用ルールの策定

フリーアドレスを導入しても「毎日同じ座席の人がいる」「私物が置きっぱなし」など、懸念点があります。そこで事前に想定できる範囲でルールを決め、社員へ周知しましょう。

ルールを策定するポイントは「完璧を求めないこと」です。もちろん徹底した検討は必要ですが、検討結果に基づきルールを決めても、部署の事情や現場の意見もあります。導入後は定期的にアンケートや意見交換を行い、運用ルールをブラッシュアップしましょう。

リーアドレス導入前のよくある悩み

運用ルール・システム導入などフリーアドレス化に必要な項目を検討する中でよくある悩みは以下です。対処についても合わせてご紹介します。

  • 部下の様子が見えず、評価できない…面談・チャットの頻度を増やし様子を見る
  • 郵便物や宅配便の受け取り方…部署別ロッカーを用意する・メールルームで受発送を一元管理するなど
  • 会社や部署宛の電話受付と取次方法…携帯を配布し全ての連絡を携帯で行う・電話代行を利用する・代表電話の露出をなくし公式サイトからの連絡をメインにする

どの悩みも「誰がどこにいるか分からない」という課題を解決すれば解消する悩みです。「誰がどこにいるか分からない」という悩みには「せきなび」などフリーアドレス管理ツールを使うと座席の位置確認ができます。

とめ

フリーアドレス成功のコツと導入事例についてご紹介しました。フリーアドレスは、在席率の低い企業に対して導入すると成功しやすいです。しかし、在席率が高い場合も工夫次第でコミュニケーションが活発化し、新たなアイデアが生まれるメリットがあります。

フリーアドレスは、導入目的を明確にし、運用ルール・システムを整備することが成功への近道です。過去にフリーアドレスを導入している企業は、社員の意見をうまく取り入れています。自社の特徴と比較しながらフリーアドレスを成功させましょう。

 

執筆者

Humap編集局

株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G

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