オフィスのフリーアドレス化、導入事例と成功のポイントを解説
この記事を読む方の中には
「フリーアドレス化したいけど成功するか心配」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、フリーアドレス成功のコツと導入事例についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスが注目される理由
固定の席を設けないオフィス「フリーアドレス」は、なぜ注目されるようになったのでしょうか？理由は現代の社会的背景にあります。詳しくは以下のような背景です。
- 急速なテレワーク導入による在席率低下
- コミュニケーションをとってチームで仕事を進める企業の増加
- モバイル端末の普及によるデバイスの小型化
- クラウドなどオンライン環境の普及によるペーパーレス化
- 固定のデスクにこだわらない人の増加
新型コロナウィルス流行にともない、急速にテレワークが推進されました。これにより、オフィスへの在席率が下がり、決まったデスクにこだわらない人が増えました。企業においても社内のコミュニケーション方法を見直すことで生産性向上や活発なコミュニケーションなど事業の進め方に対する意識が変わり、フリーアドレスが注目されたのです。
フリーアドレスに向いている会社と向いていない会社
会社に行くと、部署の人数・書類の有無・業務内容など、オフィスの状況はさまざまです。そこで、フリーアドレスに向いている会社・向いていない会社をご紹介します。
＜向いている会社＞
- 離席・外出が多い
- デジタルデータを扱う
- 部門間コミュニケーションを活発化し、新たな価値を創造したい
- 働き方改革を積極的におこないたい
＜向いてない会社＞
- 在席率の高い会社がスペースの有効活用を理由に導入する場合
- 移動すると業務効率が下がる業務(デザイン・経理など)
- 機密データを取り扱う経理・金融業など
もし、自社の業務がフリーアドレスに向いていない場合は、同じ部門のメンバー同士で席を移動したり、機密データ紛失の可能性があるため、機密データを取り扱う部門だけを固定席とするなど、運用ルールを整備すれば実現可能です。
フリーアドレスの導入事例
フリーアドレス化の検討を始める前に、導入事例とポイントをご紹介します。どの企業も試行錯誤しながら運用している点が特徴です。それぞれ詳しく見てみましょう。
＜日本航空株式会社(JAL)＞
ワークスタイル改革の一環としてフリーアドレスを導入した例です。社員の声を聞きながらペーパーレス化・ワークスタイルの意識改革を進めた点がポイントで、現在はワーケーションを実現しています。
＜ヤフー株式会社＞
本社移転に伴い、フリーアドレスに不向きと思われるクリエイターを含めた全職種で導入した例です。「必要なモノが多い業務」を断捨離によりクリエイティブな発想を出し合おうと、見方を変えています。
＜カルビー株式会社＞
コミュニケーションを活発にするため導入した例です。役員を含めて全員同じスペースに座ることで、上下関係なく意見交換できるスペースにしています。
参照：カルビー株式会社
フリーアドレスを成功させる方法
働き方改革・コミュニケーション活発化などメリットの多いフリーアドレスを成功させるには、事前の制度設計がポイントです。具体的には、以下の項目を取り決めます。
導入目的の明確化
導入目的を明確にすることは、フリーアドレスを成功に導くための最重要事項です。「コミュニケーションの活発化」が目的である場合、交流しやすいオープンスペースにしたり、定期的に集中しなければならない業務の場合、仕切付テーブルの集中エリアを増やしたり、机の配置が変わります。
また、社員へ導入目的を周知し、チーム全員で運用していく意識を浸透させることも必要です。検討の第一歩として必ず決めておきましょう。
必要なシステムの導入
自由に席が移動できるようになると「誰がどこにいるのか分からない」「チームメンバーの進捗が分からない」など、業務効率が下がる要因が出てきます。そこで、業務効率を下げないために必要なシステムを導入しましょう。具体的には以下のような例があります。
- グループチャット…上司への報告や雑談などコミュニケーションのため
- 情報共有システム…スケジュールやお知らせなど情報共有のため
- 決裁システム…ペーパーレス化実現のため
- 電子印鑑…ペーパーレス化実現のため
- 座席管理システム…直接話したいときや電話取次ぎなど座席確認のため
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
近年の働き方改革推進により、さまざまなシステムがあります。現在導入しているシステムに加えたり、新システムを導入したり、自社の状況により最適なものを選びましょう。
運用ルールの策定
フリーアドレスを導入しても「毎日同じ座席の人がいる」「私物が置きっぱなし」など、懸念点があります。そこで事前に想定できる範囲でルールを決め、社員へ周知しましょう。
ルールを策定するポイントは「完璧を求めないこと」です。もちろん徹底した検討は必要ですが、検討結果に基づきルールを決めても、部署の事情や現場の意見もあります。導入後は定期的にアンケートや意見交換を行い、運用ルールをブラッシュアップしましょう。
フリーアドレス導入前のよくある悩み
運用ルール・システム導入などフリーアドレス化に必要な項目を検討する中でよくある悩みは以下です。対処についても合わせてご紹介します。
- 部下の様子が見えず、評価できない…面談・チャットの頻度を増やし様子を見る
- 郵便物や宅配便の受け取り方…部署別ロッカーを用意する・メールルームで受発送を一元管理するなど
- 会社や部署宛の電話受付と取次方法…携帯を配布し全ての連絡を携帯で行う・電話代行を利用する・代表電話の露出をなくし公式サイトからの連絡をメインにする
どの悩みも「誰がどこにいるか分からない」という課題を解決すれば解消する悩みです。「誰がどこにいるか分からない」という悩みには「せきなび」などフリーアドレス管理ツールを使うと座席の位置確認ができます。
まとめ
フリーアドレス成功のコツと導入事例についてご紹介しました。フリーアドレスは、在席率の低い企業に対して導入すると成功しやすいです。しかし、在席率が高い場合も工夫次第でコミュニケーションが活発化し、新たなアイデアが生まれるメリットがあります。
フリーアドレスは、導入目的を明確にし、運用ルール・システムを整備することが成功への近道です。過去にフリーアドレスを導入している企業は、社員の意見をうまく取り入れています。自社の特徴と比較しながらフリーアドレスを成功させましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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