ハイブリッドワーク×ホテリング：座席管理でオフィス効率と社員満足を両立する方法
INDEX
はじめに：ハイブリッドワーク時代に再定義されるオフィスの役割
ハイブリッドワークの広がりにより、オフィスの役割は大きく変わりつつあります。これまでのように「全員が毎日集まる場所」ではなく、「必要に応じて利用する場所」へと、その位置づけが見直されています。
こうした変化を受けて、人事・総務・経営企画部門には、新たな課題が突きつけられています。それは、「オフィス効率と社員満足をどのように両立させるか」という点です。
実際の現場では、次のような声が聞かれることも少なくありません。
- 「空席はあるのに、『席が足りない』と言われる」
- 「出社しても、誰がどこにいるのか分からない」
このような状況の中で注目されているのが、「ホテリング」というオフィス運用の考え方です。
ホテリングとは何か？固定席との違いと基本概念
ホテリングとは、出社時の座席を事前に予約して利用する運用形態を指します。ホテルの宿泊予約のように、社員が専用のシステムやアプリを通じて、利用したい日時や座席、会議室などを確保する仕組みです。
固定席のように「常に同じ席を使う」運用でもなく、フリーアドレスでの「当日、空いている席を探す」運用でもないホテリングは、これらの中間に位置づけられる考え方ともいえるでしょう。フリーアドレスの柔軟性を活かしつつ、出社時の不確実性を抑えることができます。
フリーアドレスを前提としたホテリングの考え方
フリーアドレスは、座席を固定しないことで柔軟な働き方を可能にする一方で、「出社してみないとわからない」「席を探す手間が発生する」といったストレスが生じやすい運用でもあります。
ホテリングの特徴は、「出社時に席が確保されている安心感」を、個人の努力ではなく制度として担保する点にあります。事前に席を確保できることで、社員は出社時不安を感じにくくなり、「出社したのに席がない」という状況を避けやすくなります。
また、管理側にとっても、「誰が・いつ・どこを利用するのか」を把握しやすくなり、稼働データに基づいた計画的な運用が可能になります。
フリーアドレス・固定席との違い
ホテリングは、固定席とフリーアドレスの中間に位置づけられる運用です。それぞれの違いを整理すると、以下のようになります。
| 項目 | 固定席 （一人一席） |
フリーアドレス （ホテリングなし） |
フリーアドレス （ホテリングあり） |
|---|---|---|---|
| 座席の決まり方 | 常に同じ席 | 空いている席 | 事前予約 |
| 計画性 | 高い | 低い | 高い |
| 管理の負荷 | 小さい | 大きい | 比較的小さい |
| ハイブリッド対応 | 可能だが、オフィス設計に工夫が必要 | 対応しやすい ※席需要のミスマッチが起こることも |
対応しやすい ※席が確保できるが、予約の手間はあり |
固定席は管理しやすい反面、ハイブリッドワークで出社頻度が下がると、空席が目立ちやすくなります。一方、フリーアドレスは柔軟性が高いものの、出社時の座席確保が個人任せになりやすく、「出社したのに席がない」「使いたい席が使えない」というトラブルが生じやすくなります。
ホテリングは、フリーアドレスの柔軟性を前提としながら、予約によって一定の計画性を持たせられます。出社人数や利用エリアを事前に把握しやすくすることで、ハイブリッドワーク環境においても、比較的安定した運用が可能になります。
ハイブリッドワークの定着で見直されるホテリング運用
ホテリングが注目される背景には、働き方の多様化に伴うオフィス運用の転換期があります。
ハイブリッドワークが定着したことで、オフィスは「毎日全員が集まる場所」ではなく、「日ごとに利用人数が変動する場所」へと性格を変えました。出社日や出社頻度が社員ごとに異なる状況では、従来の座席運用では上手くいかない場面が出てきています。
そのなかで、多くの企業がフリーアドレス化や席数の見直しを進めてきました。
ところが、普段は空席が目出っているのに、出社が集中する曜日だけ席が不足する、特定のエリアが混雑するといった「需要のミスマッチ」も起こっています。これは、席の数や運用の前提と、実際の利用実態との間にギャップが生まれている状態です。
ホテリングは、このギャップを直接解消する万能な仕組みではありませんが、「誰が・いつ・どの席を使うのか」を把握できるようにし、調整を行いやすくする仕組みといえます。
ハイブリッドワークの普及とオフィス稼働率の低下
ハイブリッドワークの普及により、オフィスの稼働状況は全体として下がるだけではなく、「日ごと・部署ごとに大きくばらつく」という傾向があらわれやすくなっています。
- 需要の偏りと席不足：普段はガラ空きなのに、会議が重なる日は出社する社員が増えて席が足りなくなる。
- スペースの硬直化：在宅率が高い部署エリアは、席がほとんど使われずに放置される
- 実態把握の困難さ：席の利用状況の偏りを把握できず、レイアウトの変更・改善の判断材料が得られない
このように、オフィス全体としては余裕があるにもかかわらず、現場では「使いにくい」という不満が生じ、なかなか改善できないというケースは少なくありません。
稼働率の数値だけでは把握しきれない実態が生じている点が、ハイブリッドワーク環境におけるオフィス運用の難しさといえるでしょう。
ホテリングによって利用状況をデジタルで把握できるようになると、こうしたばらつきを可視化しやすくなり、変化に応じた調整を行いやすくなります。
オフィスコスト最適化への期待
賃料や光熱費などのオフィス関連コストの見直しが経営課題となる中で、ホテリングはスペース効率を考えるうえでの一つの手がかりにもなります。従来の「削減ありき」の縮小ではなく、「必要な時に、必要な分だけリソースを割り当てる」という考え方は、変動の大きいハイブリッドワーク環境と相性の良い発想だといえるでしょう。
専用の予約システムなどを活用するケースでは、蓄積された稼働データを将来的なオフィス面積の見直しやレイアウト検討の参考にすることもあります。
どのエリアがどの程度使われているかを客観的に把握する手法は、感覚や経験則に頼らないオフィス戦略を立てる際の一つの手がかりになります。
結果として、「ほとんど使われていないエリア」や「過剰な設備投資」を見落としにくくなり、コスト構造を見直すための検討材料になります。コストを単純に削減するのではなく、利用実態を踏まえて調整していくための参考情報となるでしょう。
ホテリング導入で生じやすい課題と失敗パターン
ホテリングは、考え方としては合理的な仕組みですが、導入すれば自動的に機能するわけではありません。特に、制度設計と運用設計が切り分けられていない場合、現場に混乱や不満を生じさせる原因となります。
ホテリングの導入が上手くいかないケースに共通しているのは、「仕組みを用意すること」自体が目的化してしまい、「日常業務の中でどのように使われるか」という視点が不足している点です。運用ルールが現場に十分に浸透していなかったり、想定される行動パターンが整理されていなかったりすると、本来解消したかったはずの“不安”や“非効率”が、別の形で表面化してしまいます。
以下では、ホテリング導入時に特に生じやすい代表的な課題を整理します。
「座席が見つからない」不安とストレス
ホテリングにおいてよく見られる課題の一つが、「予約がちゃんと取れているのか」「本当に予約した席を使えるのか」というような不安です。こうした不安は、実際に席が不足しているかどうかに関わらず、予約ルールや運用方法が分かりにくい場合に生じやすくなります。
たとえば、
- どこで予約すればよいのか（予約方法）
- いつまでに予約が必要なのか（予約期限）
- 予約状況をどのように確認すればよいのか（確認・変更手順）
といった基本的な情報が整理されていないと、社員は出社前から心理的な負担を感じるようになります。
このような状態では、出社そのものが「不確実性の高い行動」として認識されやすくなり、結果として、出社を避ける行動につながることもあります。本来、出社時の不確実性を減らすための仕組みであるホテリングが、運用次第では社員満足度を下げる要因になってしまう可能性もあるのです。
現場任せによる管理側の負担の増大
もう一つの典型的な失敗パターンが、運用を現場任せにしてしまうことによる管理側の負担の増大です。座席の利用状況が可視化・共有できていない場合、総務や管理部門には個別の確認や問い合わせが集中しやすくなります。
- 「今日はどの席が空いているのか」
- 「この席は使ってよいのか」
- 「急に出社しなければならなくなったが、席は確保できるか」
といった質問や確認が頻発すると、想定していなかった調整業務が日常的に発生します。
こうした状態が続くと、運用ルールが次第に形骸化し、不公平感や属人的な対応が生まれやすくなります。結果として、ホテリングそのものが敬遠され、制度として定着しなくなるリスクが高まります。
▼主な失敗事例
| よくある失敗 | 現場で起こること | 影響 |
|---|---|---|
| ルールが曖昧 | 席の確保が早い者勝ちになる | 不公平感が生まれる |
| 利用状況が見えない | 確認や問い合わせが増える | 管理工数が増大する |
| ツールの未整備 | 口頭やチャットに頼る | 運用が定着しない |
| 運用ルールが徹底されない | 予約外利用が増える | 制度が信用されなくなる |
ホテリング成功の鍵は「座席管理の可視化」
ホテリングを機能させるうえで重要なポイントを整理します。
- 運用方法が明確
- 予約ルールが周知され、守られている
- 「席がない／予約が取れない」という不満が少ない
- 管理側に問い合わせ対応の負荷が増えていない
- 不公平感がなく、制度として信用されている
成功のために重要なのは、ルールを細かく増やすことではありません。日々の行動に必要な情報が、誰にとっても分かりやすく共有されているかどうかです。
その中心となるのが、座席や在席状況の可視化です。
この可視化は管理を厳しくするための手段ではなく、ホテリングが滞りなく運用されるための前提条件といえます。
「誰がどの席を使っているか」を把握できる環境
どの席が使われているのか、どこに空きがあるのかがひと目でわかる環境が整っていれば、 社員は余計な確認をせずに行動できます。出社してから席を探し回ったり、空いているかどうかを人に聞いたりする場面が減り、業務に集中しやすくなります。
具体的には、次のような効果が期待できます。
- 空席状況を確認するためのやり取りが減る
- 利用できる席の見通しが立ち、出社時の迷いがなくなる
- 「行ってみないとわからない」という不安が軽減される
また、席の利用状況が共有されていることで、出社している人の席や動きを把握しやすくなり、声をかけるタイミングを判断しやすくなるというメリットもあります。「出社しても誰がいるのか分からない」「自分が予約した席の近くには誰がいるのか」といった不安も減り、出社に対する心理的なハードルが下がることも期待できます。
可視化は、社員の行動を管理・制限するためのものではありません。不要な不安や手間を取り除き、自然な行動やコミュニケーションが生まれやすい環境を支えるための仕組みだといえるでしょう。
出社する価値を高めるオフィス運用
必要なときに、必要な席を予約し、快適に働ける環境が提供されることで、出社は義務（しないといけないので行く）ではなく、意味のある選択肢として受け止められるようになります。
ホテリングと座席管理の可視化は、単にオフィス効率を高めるための施策ではありません。
座席利用の不確実性を抑え、社員が前向きに「出社」を選択できる環境を支えることで、オフィスで働くことの価値が改めて認識されやすくなる側面もあります。
ホテリングを含む座席運用支える「せきなび」
ここまで見てきたように、ハイブリッドワーク環境では、席の数やレイアウトだけでなく、実際の利用状況も把握しながら運用を調整していく視点が重要です。ホテリング（席予約）をはじめとする座席運用も、制度の導入自体が目的ではなく、現場で無理なく回り続ける状態をつくれるかどうかが問われます。
こうした運用を支える強力なツールの一つとして、アスマークの「せきなび」をご紹介します。
▼在席管理・フリーアドレス管理ツール「せきなび」との親和性
「せきなび」は、誰が・どこで・何をしているかをひと目で把握できる在席管理ツールです。
「せきなび」の主な機能
- オンラインの座席表（誰がどこにいるかひと目で把握）
- ステータス表示機能（在席／外出／在宅／休暇など任意で設定）
- 席予約機能（翌日以降の席を予約）
- プロフィール機能（顔写真・名前・内線番号など）
- カレンダー連携（「せきなび」のステータス表示と自動連携）
フリーアドレスのオフィスだけでなく、出社とテレワークが混在するハイブリッドワーク環境でも、座の利用状況が「せきなび」でリアルタイムに可視化されます。そのため、社内のコミュニケーションが取りやすくなり、業務の進行を妨げません。
まずは、席の利用状況を可視化するところから始めてみてはいかがでしょうか。小さな改善の積み重ねが、ハイブリッドワーク下でもオフィスを前向きに活用していくための土台となっていくはずです。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク マーケティング・CSチーム運営
単なる用語の解説に留まらず「改善につなげる具体的な手法」や「取り組みのコツ」など明日から自社で活用できる、実践的なコンテンツを企画・制作しています。
【活動の実績】
ハラスメント・エンゲージメント・働き方改革に関する知見発信において、自社登壇セミナー開催数は累計320回、申込者数は23,000人を突破。関連資料の利用者は17,000人以上。（※2026年現在）
【受賞歴・社会活動】
・SUCCESS STORY AWARD 2025 アワード受賞（座席管理ツール「せきなび」） 受賞詳細：https://digi-mado.jp/success-story-award-2025/sekinavi/
【学術・教育支援】
大学等の教育機関へ1万人規模の実証データを提供し、PBL（課題解決型学習）教育の支援も行っています。
プレスリリース：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000593.000018991.html
監修：竹中 重雄（Shigeo Takenaka）
株式会社アスマーク マーケティング管轄 マネージャー
リサーチ業界およびマーケティング領域で10年以上のキャリアを持つスペシャリスト。従業員満足度調査「ASQ」のサービス立ち上げに参画し、業界比較分析も起案。人材コンサル会社と協力し「やりっぱなしで終わらせず、改善できるES調査」の開発を主導。
本記事の監修にあたって： 自身の豊富な実務経験に基づき、公開情報の正確性と、読者の皆様のビジネスに即した実用性を厳格に審査しています。
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