フリーアドレスとは？成功する企業の特徴と導入事例を紹介
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この記事を読む方の中には
「フリーアドレスの効果が見えない」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。そこで今回は、フリーアドレスについてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、オフィスの中で決まった席がなく、自由な席で仕事をするスタイルを指します。
フリーアドレスには「完全フリーアドレス」「部署別フリーアドレス」の2種類があります。
完全フリーアドレスは、企業全体をフリーアドレスにする方法です。部署の垣根を超えたコミュニケーションを実現する反面、大幅なレイアウト変更が必要となる可能性があります。
部署別フリーアドレスは、部署ごとにエリアが定められており、そのエリア内で席を自由に選べる方法です。部署内の連携が取りやすく、大幅なレイアウト変更がないため導入しやすい点が特徴で、「グループアドレス」「チームアドレス」「デザインアドレス」と呼ばれることもあります。
フリーアドレスが浸透した背景
日本でフリーアドレスが浸透してきたのは、主に3つの背景があります。
- 働き方改革
- 技術革新によるペーパーレス化
- コロナ禍による在宅勤務の浸透
働き方改革により個々の状況に応じて働き方が選べるようになったこと、技術革新によりペーパーレス化が進んでいることなどから、自宅やカフェなど、オフィスにいなくとも仕事ができるようになったことに加え、コロナ禍で在宅勤務が一気に浸透したことによりオフィスへの出社率が低下しました。 出社率の低下に伴い社員全員の席が不要になり、オフィススの余剰スペースの有効活用やオフィススペースの縮小による経費削減などのためにフリーアドレスが浸透してきています。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスのメリットを5つ、ご紹介します。
1. オフィススペースの効率化
2. コミュニケーションの活性化
3. イノベーションの創出
4. 自律的な人材の育成
5. 組織変更への柔軟な対応
フリーアドレスでは必ずしも社員全員分の席は必要ないため、リモートワークと組み合わせると、省スペース化やそれに伴う経費削減が可能です。
また、日々席が変わり、違う人が近くに座るため、普段知り合えないメンバーとコミュニケーションが取れます。多様な価値観を共有し、新しいアイデアが創出できるかもしれません。 近くに同じ部署のメンバーがいないことも多いため、自分で考えて仕事をする必要が生じ自主性の向上も見込めます。さらに、部署の人員を増やす等組織変更が生じたときも、席を増設・撤去する必要がありません。フレキシブルな組織変更も実現しやすくなります。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレスのデメリットを4つ、ご紹介します。
1. 誰がどこにいるのか分からない（管理の煩雑化）
2. チーム内のコミュニケーションが低下（エンゲージメント低下）
3. 集中を妨げる恐れ
4. 導入コストの発生
席が自由に選べる反面、その日に誰がどこに座っているかが分かりません。居場所を可視化できるような体制を事前に準備しておかないと、管理が煩雑になり、チーム内のコミュニケーションが低下する恐れがあります。
また、顔を合わせる機会の少ない人が近くにいたり聞きなれない雑音がしたりなど、人によっては集中を妨げるかもしれません。 コミュニケーションが苦手な社員と対話するには、雑談力がポイントです。雑談力を高めるヒントは、次の資料をご紹介します。
フリーアドレスが成功する企業の特徴
フリーアドレスに適した企業は、ペーパーレス化・クロスファンクショナルチーム・フレキシブルな働き方を実現する企業です。
ペーパーレス化が進んでいる
紙の持ち運びがなく、どこからでも作業ができれば、フリーアドレスにしても影響がありません。スムーズな導入を実現するでしょう。
部署をまたぐコミュニケーションが多い
好きな席を選べるフリーアドレスは、日々違う社員と顔を合わせることができます。部署をまたぐコミュニケーションが多い企業は、フリーアドレスによるメリットを享受しやすく成功しやすいでしょう。
フレキシブルな働き方を推進している
テレワークの導入により在席率が少ない企業は、オフィスのスペースを有効活用できます。スペースの有効活用により、フリーアドレスの効果を感じやすいでしょう。 当社でも、テレワークの頻度について調査しました。ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスに不向きな企業の特徴
フリーアドレスに不向きな企業の特徴を3点ご紹介します。
セキュリティリスクの高い業務
機密情報を取り扱う業務は、席を日々移動すると情報漏えいのリスクが増すため、フリーアドレスに向きません。部署別フリーアドレスや該当部署だけ固定席にするなど工夫が必要です。
専門的な業務で人事異動が少ない
人事異動が少なくオフィスの在席率が少ない業務は、フリーアドレスの効果を感じにくく不向きです。例えば、来客対応・郵便物の仕分け・ファイリングなどがあげられます。
紙や移動できないツールを使った業務
紙による作業が多いと、作業した紙の保管や上司へ渡すなどの手間があるため、フリーアドレスに不向きです。また、大型のデスクトップパソコンなど日々の移動が困難な場合も適していません。
導入事例から見るフリーアドレス成功へのポイント
フリーアドレスの成功には、3つのポイントがあります。導入事例とともにご紹介します。
導入目的の明確化
コミュニケーションの活性化を目的として導入した例です。導入目的を明確にしているからこそ、部門やプロフィール欄を充実させてコミュニケーション活性化につながりました。未来を見据えて若手社員や派遣社員など幅広く意見を収拾したのも成功のポイントです。
維持できる運用ルールの策定
どんなツールを導入しても、利用者が維持できなければ長く続きません。茨城県東海村では、運用に工夫をこらしています。
- ステータス管理用と閲覧用の画面を作成
- タッチパネル式の電子掲示板へ表示させ入力忘れを軽減
- ルールをコンパクトにまとめた資料を作成
- 「毎日違う席に座る」など運用ルールを設定
テレワークやフリーアドレスの導入など、新しい働き方に取り組む中で導入しています。利用者にとって扱いやすい運用ルールを設定すれば、早いうちにフリーアドレスが浸透するでしょう。
操作性の高いツール
操作性とは、利用方法などによって異なりますが、多くの場合は手間がかからず扱いやすいツールのことです。日本旅行では、プロフィール機能によるコミュニケーションのきっかけ作り、簡単にアイコンを動かして使えることからツールの導入を決めています。自社にとって扱いやすいとは何かを追求し、操作性の高いツールを導入しましょう。
フリーアドレスは、コミュニケーション活性化・座席管理など、さまざまな目的があります。目的にあったツールを導入すれば、スムーズな導入を実現するでしょう。
フリーアドレスの座席管理には操作性の高い「せきなび」
アスマークの「せきなび」は、操作性の高さが魅力の座席管理ツールです。次のような特徴があります。
- 見やすく簡単な操作性
- プロフィール機能
- スケジュール連携
フリーアドレスの座席管理に必要な操作は、アイコンをドラッグするだけです。在席や休暇など、ステータスは希望により変更が可能なうえに、カラフルなアイコンでステータスが表示されるため何をしているのか一目瞭然です。 プロフィール項目もカスタマイズが可能です。趣味や今週のひとことなど、コミュニケーションのきっかけ作りにも貢献します。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
フリーアドレスとは、日々自由に席を決めて座るスタイルです。
働き方改革やデジタル化によるペーパーレス化により、急速に浸透しました。フリーアドレスの導入により、イノベーションの創出やコミュニケーションの活性化を実現する反面、管理の煩雑化や導入コストがかかる点がデメリットです。
フリーアドレスの成功には、従業員がどこにいるか管理できるような在席管理を導入すると良いでしょう。在席管理ツールにも様々な機能や活用方法があるため、目的を明確にして扱いやすいツールを選定すると従業員の負担が少なくなります。自社に合った運用ルールを策定するのもポイントです。
フリーアドレスを成功させるために、コミュニケーションの活性化や簡単な操作など、あらゆる目的に対応する座席管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 営業部 Humap事業G
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