オフボーディングで悪評リスクを回避。退職者から企業ブランドが評価される時代に
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この記事をお読みの方の中には、「退職時の対応が形式的」「退職者に特段の対応はしていない」という企業で働かれている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
近年では、円滑な退職を経て再び組織に戻る“アルムナイ採用”も注目されており、退職時の対応がその成否を分ける場面も少なくありません。
今回は、退職者との良好な関係構築を目的とした「オフボーディング」について、その概要と実施のポイントを解説します。
オフボーディングの定義
オフボーディングとは、退職プロセスにおける社員満足度の向上を目的とした取り組みです。社員が退職時に抱きがちなネガティブな印象を払拭し、転職後も企業との良好な関係を保つために実施されます。このプロセスは、退職の意思が示された時点から実際の退職日までの期間を指します。
オンボーディングとの違い
オンボーディングは、入社後に新入社員を戦力として育てるための一連の取り組みを指します。たとえば、研修の実施、業務マニュアルの整備、定期的な面談の実施などが含まれます。
オンボーディングとオフボーディングの主な違いは、対象者・実施時期・目的にあります。
オンボーディングとオフボーディングは対になる概念ですが、混同しないようにしましょう。
イグジットマネジメントとの違い
イグジットマネジメントとは、将来的な退職を見据えて、計画的に人材の再配置やリストラを行う取り組みです。世代交代を円滑に進め、組織を停滞させないために行われます。
オフボーディングと同じく「退職」に関連する施策ではありますが、オフボーディングは退職者との関係維持を目的とするのに対し、イグジットマネジメントは経営戦略としての人員構成調整を意図している点が異なります。
オフボーディングが重視される背景
オフボーディングが注目される背景には、雇用形態の多様化やSNSの普及、そしてアルムナイ採用の増加といった社会的な変化があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
雇用の多様化
終身雇用制度が崩壊したともいわれる現代では、働き方やキャリア観が多様化し、転職や副業も当たり前となっています。退職に至るまでの過程や会社の対応は、本人の体験談として周囲に伝えられることも多く、オフボーディングを誤ると、ネガティブな印象が広まりやすくなります。 また、退職後の転職先や副業によっては、元社員が自社の取引先や顧客として関わる可能性もあるため、良好な関係性を保つ姿勢が求められるようになりました。
SNSの浸透
SNSは匿名性が高く、気軽に発信できる特徴を持つため、退職者が職場での出来事を公開するケースも増えています。もし退職時の対応で悪い印象を残すと、退職者がSNSへ投稿して拡散され、企業イメージの低下につながる可能性もあります。反対に、丁寧な対応を通じて好印象を残せれば、外部からの評価にも良い影響を与える可能性があります。
アルムナイ採用の増加
アルムナイ採用とは、一度退職した社員を再雇用して迎え入れる制度を指します。少子高齢化による人材不足を背景に、この採用手法も注目されています。しかし、退職時にマイナスイメージを与えて不信感を残してしまうと、当人はもちろん、取引先としての接点すら難しくなる可能性があります。オフボーディングによって退職者と良い関係を保つことは、再雇用や取引の機会を失わないためにも重要な取り組みといえるでしょう。
オフボーディングのプロセス
オフボーディングの実施にあたっては、退職前と退職後の2つのフェーズに分けて考えると整理しやすくなります。
退職前
退職前に行うべき主な対応は、以下のとおりです。
- 上司との退職者面談
- 退職の公表
- 業務の引き継ぎ
- 必要書類の準備
- 退職手続き
- 人事部による退職者面談
- 貸与品の回収
- 送別会の実施
上司との面談では、退職理由を把握するだけでなく、業務の引き継ぎスケジュールの調整や、有給休暇の取得など、実務的な相談も重要となります。必要書類の準備と退職手続きについては、社会保険や源泉徴収票、離職票の発行などが主な内容です。 人事部との面談では、在籍中の組織に対する意見や長所・短所をヒアリングし、今後の改善につなげます。
退職後
退職後のプロセスでは、次のような対応が挙げられます。
- 社内システム等のアクセス権の剥奪
- 退職書類の送付
- オフボーディングに関するアンケートの実施
- アルムナイネットワークへの招待
アクセス権とは、共有フォルダやイントラネットなど、社内ツールへのアクセス権です。退職日までの勤務を考慮して、剥奪するタイミングを決めましょう。退職後すぐにアクセス権を解除することは、情報漏洩の防止にもつながります。また、アンケートを実施して退職プロセスの改善点を抽出し、今後の対応に反映することも効果的です。
アルムナイネットワークとは、退職者との関係を継続するための企業独自のコミュニティです。企業からの情報提供や将来的な再雇用の案内などを通じて、双方向のつながりを保ちます。希望者には、退職時にその概要と参加方法を案内するとよいでしょう。
オフボーディングで注意すべきポイント
オフボーディングに失敗すると、組織に対するネガティブな印象が残ります。注意すべきポイントを意識して、スムーズな退職へ導きましょう。
退職者へ敬意をはらう
退職する社員に対し、否定的な態度を取ってしまうと、本音を引き出すことが難しくなります。退職理由の中には、組織が改善すべき事項が含まれている可能性があるため、丁寧な姿勢で面談に臨むことが重要です。
たとえば、以下のような配慮が求められます。
- 退職の意思決定を否定しない
- 退職理由に共感を示す
- 面談内容の開示範囲を事前にすり合わせる
- 引き止めは適度に行う
- 組織への貢献に対する感謝を伝える
退職は、社員自身が悩みぬいた末に下した決断であるケースが多く見られます。したがって、その意思や理由を否定せず、素直に受け入れる姿勢が求められます。
また、面談時には、どこまでの内容を関係者に共有してよいか、情報開示の範囲について事前にすり合わせをしておくと、社員も安心して本音を話しやすくなるでしょう。
なお、退職の意思が固い場合、引き止めること自体が失礼に映ると感じる方もいるかも知れません。とはいえ、まったく引き止められなければ、「自分は必要とされていなかったのでは」と受け取られる懸念もあります。適度に引き止めの姿勢を示すと同時に、これまでの貢献に対する感謝をしっかり伝えることが大切です。
転職をサポートする
転職は、さまざまな理由から誰にとっても身近な選択肢となり、キャリア形成の一環として定着しつつあります。そこで、転職へのサポート体制を整えましょう。具体的には、次のサポートが考えられます。
- 転職先の紹介
- 推薦状の発行
- 必要書類の迅速な発行
- 退職前の休暇取得の柔軟な対応
転職はネガティブなものではないという企業姿勢を示すことができれば、退職者との関係維持につながり、将来的なアルムナイ採用の可能性にもつながります。
また、退職者が新たな職場にスムーズに移行できるよう支援することは、企業としての誠実な対応として好印象を残す要素となります。
組織に対する意見をヒアリングする
退職者からのフィードバックは、現場で働いていた当事者だからこそ見える課題や改善点を含んでいます。とくに形式的なやり取りでは得られない“本音”の部分は、組織運営の質を高める貴重な材料となります。
そのため、ヒアリングでは、待遇や人間関係、業務フロー、評価制度など、幅広い視点から率直な意見を聞き取ることが大切です。単に聞くだけで終わるのではなく、退職者が「受け止めてもらえた」と実感できるよう、共感的な姿勢での対応を心がけましょう。
退職面談で収集した意見は、個人が特定されない形で分析・共有し、組織改善に役立てます。
オフボーディングを円滑にするための職場環境づくり
以下の項目は、オフボーディングの「事前準備」として、普段から意識しておきたいポイントです。
退職者をスムーズに送り出せる体制
退職のタイミングによっては、十分な引き継ぎ期間が確保できず、業務の移行が不完全なまま終わってしまうことがあります。
引き継ぎが不十分な場合には、ツールやシステムの利用情報が共有されなかったことで業務に支障をきたすケースや、案件の進捗状況や顧客対応に関する情報共有がされず、取引先に迷惑をかけるケースもあります。
こうしたトラブルは、退職者自身への批判やマイナスイメージにつながることもあり、再雇用や業務委託といった将来的な関係構築にも悪影響を及ぼす可能性があります。企業としても、退職者の評価を不当に損なわないよう、責任の所在を曖昧にしない体制づくりが求められます。
そのためには、業務の属人化を防ぎ、誰が抜けても一定の水準で仕事を引き継げるよう、日頃から業務フローの可視化やマニュアル整備を進めておくことが大切です。このような体制は、退職時だけでなく、産休・育休、病気による長期離脱など、不測の事態への備えとしても有効です。
日頃からコミュニケーションを密に取る
社員が退職を決意する背景には、日々の不満が積み重なっているケースが多く見られます。しかし、不満を言語化すること自体にハードルを感じていたり、「どうせ変わらない」とあきらめていたりするケースも多く、表面化しにくいのが実情です。
だからこそ、日常的にコミュニケーションを取りやすい環境を整え、意見を共有しやすい関係性を築いておくことが重要です。定期的な1on1や雑談の機会など、立場を問わず声を届けやすい仕組みを整えることで、不満が深刻化する前に対処しやすくなります。
また、ES調査（従業員満足度調査）を活用して、社員の声を定量・定性の両面から把握し、改善サイクルを回していくことも効果的です。表面的なコミュニケーションだけでなく、「本音を拾い上げる仕組み」が整っているかどうかが、離職防止の鍵を握ります。
「ASQ」を活用して社員の本音を引きだそう
退職を未然に防ぎ、円滑なオフボーディングを実現するためにも、社員の声を日頃から把握しておくことが欠かせません。
そのためには、現場の実感や課題感を継続的に可視化できる仕組みが必要です。
こうした「声の見える化」を実現する手段として有効なのが、ES（従業員満足度）調査です。
アスマークの「ASQ」は、組織の長所・短所を浮き彫りにするES調査サービスです。経験豊富なスタッフによる設問設計と多角的な分析により、組織の隠れた課題が可視化できます。また、業界ベンチマークとの強み・弱みの比較や経年変化の分析も可能です。
また、定期的に調査を実施することで、組織全体の変化や部門ごとの傾向を把握しやすくなります。一見安定しているように見える職場の中に潜む不満や課題を把握する手がかりとなり、離職を防ぐための対策につなげることができます。
こうした取り組みの積み重ねが、社員との信頼関係を育み、組織全体の健全な循環を支える土台となっていきます。
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ASQ
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 営業部 Humap事業G
