オフィスDXの第一歩、在席管理のデジタイゼーションとは？
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この記事を読む方の中には
「オフィスDXがうまくいかない」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィスDXの必要性とデジタイゼーションについてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
オフィスDXとは？
オフィスDXとは、オフィスで行われるデジタルトランスフォーメーションのことです。デジタルトランスフォーメーションとは、デジタル化のことを指します。紙中心の企業文化から脱却するべくITツールやシステムを導入し、業務効率化・生産性向上を目指すことです。
具体的には、給与計算・請求書発行などのバックオフィス業務の自動化や、チャットボット・無人受付ツールなど人的コストが削減できるシステムがあります。
オフィスDXが注目される背景と必要性
オフィスDXが日本で必要とされるのには、主に3つの背景があります。
労働人口の減少
少子高齢化による労働人口減少は、日本経済にとって深刻な問題です。そこで、労働人口の減少をカバーする方法の1つとして、オフィスDXが必要とされています。
多様な働き方への適用
新型コロナウイルスの感染対策を契機に、テレワーク・リモートワークを含む多様な働き方が普及してきました。しかし、企業によっては「紙媒体を使用する業務や長時間労働が必要な業務があって、働き方改革が進まない」という課題もあります。
そこで、オフィスDXによるペーパーレス化や業務削減等を推進し、柔軟な働き方に対応することが求められています。
「2025年の崖」問題解決のため
「2025年の崖」問題とは、2018年に経済産業省が発表した「DXレポート」で示された、経済損失に関する問題です。同レポートでは、DX推進の遅れによる2025年以降の経済損失の可能性は、最大12兆円／年（現在の約3倍）といわれています。
日本のDX推進に関する課題は、既存システムの老朽化・複雑化・ブラックボックス化、DX推進による業務見直しへの抵抗感の2点です。そこで、オフィスDXを推進し、競争力を高める必要があります。
オフィスDXのメリット・デメリット
オフィスDXのメリット・デメリットをご紹介します。
メリット
オフィスDXのメリットは6つ考えられます。
- 業務の効率化
- 労働環境の向上
- 人的コストの削減
- 情報管理の適正化
- 生産性の向上
- テレワークの推進
オフィスDXを推進することで、働き方改革も進み、従業員の心身の状態の改善も期待できます。従業員の心身の状態が改善されることで、新しいアイデアも生まれやすくなるため、さらなる業務効率化の実現が可能です。
デメリット
一方、オフィスDXのデメリットは4つ考えられます。
- 初期費用・ランニングコストがかかる
- システム変更への労力がかかる
- 全社的な協力が必要
- 短期間では結果が見えにくい
既存システムへの依存度が高い企業ほど、新システムへの移行が難しい傾向にあるようです。費用面の課題がクリアできるのであれば、段階的に実施できる環境づくりが重要になります。
オフィスDXにはデジタイゼーションが必要不可欠
オフィスDXの成功には、デジタイゼーションやデジタライゼーションが必要不可欠です。ではなぜ必要不可欠なのでしょうか？デジタイゼーション・デジタライゼーションの解説をするとともに、その重要性についてご紹介します。
デジタイゼーションとは
まず、デジタイゼーションとは、アナログで行っていた業務をデジタル化するなど、物質的な情報をデジタルに変換することです。例えば
- 紙で作成していた書類をデジタル化し、入力内容をデータベースに集計する
- 連絡手段にメール・チャットを導入する
- コピー&ペースト作業をRPA（Robotic Process Automation）ツールで自動化する
などが挙げられます。
デジタイゼーションとデジタライゼーションの違い
セットで語られることの多い「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」。この2つには、明確な違いがあります。デジタイゼーションは、デジタル技術の活用によりアナログで行っていたモノやコトを部分的にでもデジタル化することで、業務効率化・人的コスト削減を目的としたものです。
一方、デジタライゼーションはデジタイゼーションよりもさらにステップを進め、業務プロセス全体をデジタル化することにより、既存の業務に変革をもたらすことです。例えば、ワークフローをデジタル化する、レンタルビデオ店でDVDそのものを貸し出していたものを、ストリーミング配信サービスで展開するなどがあります。
デジタイゼーションを業務全体に進化させたものがデジタライゼーションです。
なぜデジタイゼーションが重要か
オフィスDXは、オフィス業務をデジタル化し、業務効率化・生産性向上を目指すことです。デジタル化のためには、紙による記録をデータ化し、デジタルデータで運用するプロセスを検討する必要があります。
そのため、オフィスDXの成功に必要な最初のステップは、既存の素材や情報などのデータのとりまとめです。そのため、まずはデジタイゼーションが必要になります。
オフィスDXのためのデジタイゼーション2選
オフィスDXは、デジタイゼーションから始まり、デジタライゼーションを経てDX化するのが一般的です。そこで、デジタイゼーションからDXへの過程を想定した事例をご紹介します。
在席管理のオンライン化
以前の在席確認では、紙にプリントアウトした座席表を自席のデスクに貼り付け、相手の居場所を探していました。ですが、働き方改革によるテレワークやフリーアドレスの導入により、既存の座席表では対応しきれない状況が増えています。そこで導入したいのが、座席表をデジタイゼーションした在席管理ツールです。
オンラインによる在席管理ツールを使用すれば、従業員の出社状態などがリアルタイムに反映されます。
また、在席管理ツール上で連絡先やスケジュール等の確認もできるようにすると、コミュニケーションがスムーズになり、デジタライゼーションも実現できます。
会議のオンライン化
オンライン化される前の会議は、参加者が同じ場所に集まって行うものでした。そのため「会議室を押さえる必要がある」「移動が必要」といった課題がありましたが、オンライン会議システムを導入することで、時間的コスト・移動費用などのコスト削減が可能になりました。会議のオンライン化も、デジタイゼーションといえるでしょう。
また、会議のオンライン化は、自社内に限ったことではありません。営業先へ出向くことなくオンラインで商談を進める様子を録画したとします。これを従業員の教育に生かしたり、商品説明画像に応用したりすることで、営業プロセス全体のデジタライゼーションも実現することになります。
在席管理ツール「せきなび」で進むオフィスDX
オフィスDXを推進するツールとしては、アスマークの在席管理ツール「せきなび」がおすすめです。「せきなび」には、5つの特徴があります。
- オフィス勤務でもリモート勤務でも活用できる在席管理
- ステータスごとの色分けで、どこで、誰が、何をしているのか、ひと目でわかる座席表
- マウスオンでプロフィールを表示
- 「せきなび」上で電話やメール等の連絡先を共有社外にいる従業員のリスト表示
- 「せきなび」ステータスとスケジュールツールとの自動連携機能
プロフィール掲載機能やスケジュール連携機能を活用すれば、電話対応フローの改善が見込めるほか、コミュニケーションの活性化など、業務プロセスのデジタライゼーションの実現も可能です。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
在席管理のデジタイゼーションを推進し、業務効率化・生産性向上を目指しましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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