デジタルワークプレイスとは？ DX推進で働き方改革を！
テレワーク導入が進む昨今、デジタルワークプレイスの実現は、快適なテレワーク環境を作るために必要不可欠となっています。
しかし、デジタルワークプレイスを実現したいものの、「テレワークが定着しない」 「テレワーク化したが、業務がうまく回らない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
デジタルワークプレイスの実現が加速すれば快適なテレワーク環境が整うことはもちろんのこと、テレワーク環境で課題に挙がることの多い在席管理もシステムで効率的に行えるようになります。
そこで、テレワーク推進に必要不可欠なデジタルワークプレイスのメリットと、実現までに行うべきステップについて解説します。
デジタルワークプレイスとは？
デジタルワークプレイスとは、業務で使うツールをデジタル化することで「いつでも」「どこでも」同じ環境で業務ができる仕組みのことです。デジタル化とは、単にツールを整備することだけではありません。デジタル化した後に作業環境に適した運用ルールの整備までを含みます。
近年加速するテレワークを成功させるにあたり、デジタルワークプレイスの実現は重要性を増しています。
デジタルワークプレイスのメリット
デジタルワークプレイスを実現することで、テレワークが推進されます。では、他にメリットはあるのでしょうか？主に4つのメリットがあります。
①DX推進
「デジタルワークプレイスの実現」に焦点を当てて社内ツールやシステムを整備することで、結果的にDXが推進されます。デジタルワークプレイスを成功させるためには、DX推進は切っても切り離せない課題と言ってもよいでしょう。
②働き方改革の推進（テレワーク推進）
デジタルワークプレイスを実現することで、従業員同士が直接合わなくとも業務連携できる仕組みを整えるので、働き方改革が推進されます。
また、子育てや介護など、家庭の事情を抱えながら仕事をしたい方が働きやすくなります。さまざまな状況においても就業できる環境整備は、定着率アップに効果的です。
③業務効率化の実現
デジタルワークプレイス実現のために、業務全体を見直し、不要な作業は運用ルールを変更するなど、対策をとります。そのため、今まで「不要な作業では？」と感じていた作業がなくなり、業務効率化となるのです。
効率化により空いた時間は、新しいアイデアや生産性向上策を検討する時間に充てましょう。新しいアイデアや生産性向上策の実施により、競合他社より優位にたてる効果があります。
④従業員満足度の向上
業務効率化を実現することで、生まれるのが時間的余裕。時間の余裕があると、定時退社後、趣味に時間を使ったり、ゆっくり休息したりと、ワークライフバランスの改善につながります。
また、社内ツールを利用してコミュニケーションを活発化したり、自分らしい働き方ができるため、従業員の離職率低下につながります。
デジタルワークプレイスに必要なステップ
多くのメリットがあるデジタルワークプレイス。では、具体的に何をすればよいでしょうか。大きく分けて5つのステップがあります。それぞれご紹介します。
ステップ①ペーパーレス化
紙の申請書に押印する。といった業務は、オフィスへ出社しなければなりません。「いつでも」「どこでも」同じ環境で業務するためには、ペーパーレス化を推進しましょう。
また、ペーパーレス化しにくいと感じる作業の代表が「押印作業」「手書きサイン作業」。これについては電子印鑑や手書きツールがあります。ツールで代用することも検討しましょう。
ステップ②業務ルールの整備
デジタルワークプレイスが推進されると、従業員間の対面コミュニケーションが減り、コミュニケーション不足によるミスが発生しやすくなります。
そこで必要となるのが、業務ルールの整備。ルール整備は、最初に現在の業務を全て洗い出し、不要な作業を省き、次に「どこからでも」進捗管理・作業連携ができるルールを盛り込むとよいでしょう。
ステップ③ツールの準備
オフィスへ出社せず勤務するためにインターネット環境で使用できるツールの整備が必要です。現在、さまざまなDXツールがパッケージ販売されています。最初に「目的」「ほしい機能」「予算」の枠組みを決めてから商品選定すると、スムーズに進むでしょう。
＜デジタルワークプレイス実現に必要なツール・サービス7選＞
- 電子会議ツール……ファイル共有・録画機能などがあるとよい
- セキュリティツール……デバイス用・自社環境へ接続に必要なツールの2点が必要
- チャットツール……作業進捗報告・勤怠連絡・コミュニケーションに使用
- クラウドサービス……ポータル・共有フォルダー・カレンダー・稟議承認など
- 電子印鑑ツール……社内稟議に押印が必要な場合の印鑑ツール
- 勤怠管理ツール……見えない状況で勤怠管理するために必要
- 座席管理ツール……「せきなび」など、社員情報・座席管理のツール
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
ステップ④デバイスの準備
オフィス以外で業務するためには、自社環境へ接続するデバイスの準備が必要です。デバイスの準備には、パソコン・スマートフォンなどハード面から、アカウント管理などソフト面までを指します。
また、セキュリティ対策がとれていれば「私用パソコンに接続ツールを入れる」というケースもあります。
ステップ⑤インフラ環境の整備
多くの従業員が自社のネットワーク環境へ同時アクセスすると、資料更新が遅くなった経験はありませんか？そこで、インフラ環境の整備も大切なステップです。インフラ環境は、ネットワーク環境とセキュリティ対策をワンセットで考えましょう。
まとめ
デジタルワークプレイスのメリットと実現へのステップについてご紹介しました。デジタルワークプレイスを実現すれば、DX・働き方改革が推進されます。
実現へのステップは主に5つ。中でもツールの準備は企業により大きく異なる内容のため「目的」「ほしい機能」「予算」を最初に取り決めましょう。
デジタルワークプレイスにより働き方改革を実現することで、従業員満足度が向上し、業務の質が上がります。ぜひ、社内で検討してみましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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