オフィス回帰とは？理由とこれからの課題3選
INDEX
この記事を読む方の中には
「オフィス回帰する企業が増えているようだが、自社はどうしよう」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィスへ回帰する理由と今後の課題についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
オフィス回帰とは？
オフィス回帰とは、以前はテレワーク中心だったものの、オフィスへの出社回数を増やす動きのことです。アメリカでは、2023年に入ってオフィス回帰の企業が増えています。日本においても、東京都が2023年4月にテレワーク実施率を調査したデータによると、2020年以降初めてテレワーク率が5割を切る結果となりました。新型コロナウイルスが5類へ移行し、組織はもう一度オフィスへ出社するか否かの判断が迫られています。
オフィス回帰の理由
今になってなぜテレワーク推奨からオフィス回帰へ方向転換する企業が増えているのでしょうか。考えられる理由は3点です。
在宅勤務の導入はコロナ対策だったから
2020年頃からテレワークを開始した組織の多くは「新型コロナウイルス対策として」テレワークを導入しています。準備が不十分なまま急遽テレワークを導入したことで、制度や設備、マネジメントやコミュニケーション等の方法が伴わない状態でテレワークをしていた企業は、やりづらさを感じていたでしょう。ウィズコロナ時代に入り、感染対策をすればオフィスで仕事をしても問題ないことが分かったことで、そういった企業のオフィス回帰が増えています。
クライアントとの対面接触が重要だから
テレワーク中心のときは、クライアントとの打合せもリモート会議がメインです。しかし、業種や職種によっては、クライアントと対面する機会がないことで、以前のような密なコミュニケーションが取りにくくなったと感じる人もいることでしょう。クライアントとの対面接触により重要性を見いだすようになった企業では、オフィス回帰が進んでいるようです。
業務の進捗や現在のステータスを把握しづらいから
テレワークのデメリットに「業務の進捗・プロジェクト管理がしにくい」ことがあります。プロジェクトの管理法を模索するも、うまくいかなかった場合や、やはり直接オフィスで進捗を伝え合った方がスムーズと感じた場合は、オフィス回帰が進んでいるようです。
オフィス回帰のメリットとデメリット
オフィスに回帰することで、組織・従業員それぞれがメリット・デメリットに感じる点があります。本記事では、主な例をあげていますが、組織・個人それぞれの状況・特性・捉え方があるため、人や組織によって様々なメリット・デメリットがあるようです。
メリット
仕事とプライベートのメリハリがつく
オフィスへ出社すると、自然と意識が仕事に集中します。人によっては、仕事に意識が集中することで生産性向上を見込める可能性があるでしょう。
コミュニケーションが円滑になる
オフィス勤務では、同じフロアにチームメンバーが在席しているため、コミュニケーションが取りやすい点がメリットです。チームの一体感がより身近に感じられ、マネジメントもしやすいでしょう。
デメリット
通勤時間が発生する
テレワーク環境では、自宅で勤務をすることが多く、通勤時間が必要ありません。空いた時間をプライベートに使ったり、子育て・介護にあてたりなど、フレキシブルな働き方が魅力でした。また、都市部の満員電車での通勤にはストレスを感じる方もいることでしょう。通勤で余計な時間やストレスが発生することは、大きなデメリットです。
雑音で生産性が低下する
テレワーク環境で仕事をしていて、改めて出社してみると、職場の雑音が気になる方もいるようです。キーボードの打音・雑談の声など、オフィスではさまざまな音があふれています。人によっては雑音を理由に生産性が低下する可能性があります。
オフィス回帰によるこれからの課題
数年間テレワークを実施してきた組織にとって、以前と全く同じ状況に戻すのは難しいことでしょう。オフィス回帰を検討するにあたり、課題となる点をご紹介します。
在宅勤務が合っている人のエンゲージメント低下
家庭環境・個人の捉え方などによって、在宅勤務を希望する従業員も一定数います。オフィス回帰の傾向に対する自主調査では「在宅禁止なら転職を検討する」という意見が3割を超えました。在宅を希望する方が出社を余儀なくされれば、エンゲージメント低下を招きかねません。そこで、オフィスへの出社を増やす際には従業員の意向も踏まえ、施策を検討するとよいでしょう。
会議室や席の不足
テレワークを推奨してきた組織の中には、コロナ禍の間にオフィスを縮小した組織も少なくありません。使わない会議室・座席を削減しているため、全員が出社すると会議室や席が不足することが考えられます。そこで、出社しても社内ミーティングはオンラインで実施したり、フリーアドレスを検討したりなど、対策を取るとよいでしょう。
電話や来客の取り次ぎ機会の増加
オフィスへ出社することで、オフィスへの来客対応や、電話の取り次ぎなど、テレワーク中にはない業務が増えます。それにより、コア業務にかける時間が減ったり、分断されたりして生産性が低下する可能性があります。対策としては、電話・受付対応をデジタル化するツールやサービスの利用などが考えられます。
課題解決に求められるのは距離を縮めるコミュニケーション
オフィス回帰の課題解決には、在席管理ツールを導入することが一つの手段となります。在席管理ツールの中にはフリーアドレスや座席の管理のほか、コミュニケーション活性化にも役立つものもあります。
電話の取次相手の状況や連絡先、席や会議室の利用状況が可視化できることで、社員同士のコミュニケーションがとりやすくなり、オフィス回帰の課題を解決するとともにメリットを最大化することができます。また、コミュニケーションが円滑になると、より高い生産性を見込める可能性もあります。
ひと目でわかる在席管理ツール「せきなび」
アスマークの「せきなび」は、オフィス・テレワークともに利用できる在席管理ツールです。主な特徴は3点です。
シンプルな画面設計
「せきなび」は、座席表をデジタル化したような画面設計です。とてもシンプルなので、初めて使う方や新ソフトの導入に苦手意識がある方にもスムーズに使い始められます。画面上では、各従業員のステータスを色分け表示しているので、誰が何をしているかもひと目で分かります。
「今から少し打合せしたいな」と感じたら、相手の状況を「せきなび」から見ることで、席の場所・状況や連絡先がすぐに分かる点もメリットです。
座席予約機能を搭載
「せきなび」は、座席予約機能を搭載しています。オフィス回帰に伴いフリーアドレスを導入した場合は、お気に入りの席を確保したいとき、チームで集まって仕事をする場面に座席予約をしておけば、希望の席で仕事ができます。
顔写真付きプロフィール
コミュニケーションを取るうえで、顔と名前の一致は大きな課題です。「せきなび」を利用すれば、全従業員の顔・名前・プロフィール情報が閲覧できます。今日入ったばかりの新入社員・今までテレワークが多く会う機会の少ない従業員間でも問題なくコミュニケーションが取れます。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
オフィス回帰とは、組織・個人の捉え方により賛否が分かれるところです。どちらが正解とも言えません。しかし、在席管理ツールを導入すれば、どのような状況においてもコミュニケーションがスムーズにできます。在席管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
