テレワークで加速する在席管理(プレゼンス管理)の必要性とメリット

テレワークやフリーアドレスなど働き方が多様化する一方、「連絡が取りづらい」「相手の状況が見えづらい」といった課題をお持ちの方も多いのではないでしょうか?
新型コロナ対策でますます加速するオフィスの働き方改革において、従業員が今何をしているかを把握する『在席管理(プレゼンス管理)』の必要性が増してきています。

————————————————————— テレワーク中の社員が電話に出ない…。 今、何をやっているのだろう? 何かに取り込み中かな? オンライン商談中? 何時に掛けなおせば話ができるのだろう? —————————————————————

このような状況をどう解決していけばいいのでしょうか?

 

今回は、従業員が今何をしているかを把握する『在席管理(プレゼンス管理)』の必要性とメリットについてご紹介いたします。

在席管理(プレゼンス管理)とは

在席管理とは、誰が、どこで、何をしているかという従業員の”今”を管理することです。 英語のプレゼンス(presence:存在すること、存在感 / 出席、同席)を取って、プレゼンス管理とも言います。 テレワークにおけるコミュニケーションの無駄を削減し業務の効率化を図る手段として、近年注目度が高まっています。

なぜ在席管理(プレゼンス管理)が必要なのか

テレワークの導入により顕在化した 在席管理(プレゼンス管理)やコミュニケーションの課題について考えてみましょう。

①従業員の所在や状況がわかりにくい

外出・休憩・休暇・出社・在宅といったメンバーの状況(ステータス)を ホワイトボードなどオフラインで管理している組織は少なくありません。 しかし、人数が増えてくるとホワイトボードでの管理には限界となり、各社員の状況は分かりづらく、確認や電話の取り次ぎが不便になります。 また、カレンダーツールは一目で把握できる人数に限りがあります。複数人のカレンダーを常に表示していると情報が錯綜し、大事な予定を見逃してしまう可能性も。 そこへ「テレワーク」や「分散出勤」が加われば、状況の共有は一層困難に。 こうした手間やストレスは、業務効率にも影響を与えてしまいます。

②互いの様子が見えない中でのコミュニケーション

全員が同じ空間にデスクを並べて働いている環境とは違い、テレワークを導入している職場や、複数多数の事業所やオフィスを構える職場では基本的に相手の姿が見えない中、仕事をしていることも多いかと思います。 お互いが同じフロアに居れば、今忙しそうか、話しかけて大丈夫そうかなどがパッと見で分かりますが、別の場所にいる人が相手だとそうはいきません。 今、連絡してもいいのか?いつなら大丈夫なのか?という確認のために一日に何度もメールやチャットで連絡するのは非常に手間です。 特に部署間のやり取りが頻繁な職場であるほど、日々のコミュニケーションに支障が出てきます。 そのような状態が続くと「相手の邪魔になるのでは」と連絡すること自体のハードルが上がってしまい、心理的安全性が低下した風通しの悪い、生産性の低い職場になってしまう危険性もあります。

在席管理(プレゼンス管理)をすることのメリット

在席管理(プレゼンス管理)の根本的な効能は「今、誰が、どこで、何をしているのかが分かる」ことです。 それだけ?と思われるかもしれませんが、得られるメリットはたくさんあります。 ① 連絡してもいいタイミングが分かるので、電話などがしやすい ② コミュニケーションが活性化する ③ コミュニケーションにおける手間・ストレスが減って、仕事がうまく回りだす ④ エンゲージメント・仕事貢献実感が向上する ⑤ 心理的安全性(安心感・協働感)が向上する ⑥ 更に連絡がしやすくなる(①に戻る) このように、うまく在席管理をすれば、コミュニケーションが向上するだけでなく、従業員のエンゲージメントや生産性の向上にも繋がります。 また、代表電話にかかってきた電話取次対応も早くなるので、対応サービス品質の向上に繋がるという副次的なメリットもあります。

在席管理を行うことで、メリットが循環していきます。

在席管理(プレゼンス管理)の方法

メリットの多い在席管理ですが、実際に取り入れるにはどうすればいいのでしょうか。 在席管理の方法としては、在席管理(プレゼンス管理)専用ツールを利用するほか、スケジュール管理ツール、WEB会議システムのカメラ機能、チャットやメール等のコミュニケーションツールを用いて管理する方法があります。

在席管理方法の比較表。 在席管理に特化したツールなら、従業員・管理者共にメリットが得られる。

専用ツールを使えば、従業員の在席・座席・所在確認、業務状況(休憩中?商談中?コミュニケーションをとってもいい状態?等々)をリアルタイムに管理することができ、前述のメリットを最大限に享受できるでしょう。

テレワークでも出社でも、在席管理ツールなら「せきなび」

終わりに

今回は在席管理(プレゼンス管理)の必要性とメリットについてお伝えしました。 皆様の組織ではどのように在席管理をしていくべきでしょうか? それぞれの組織風土や文化、環境に応じた管理が必要です。 本コラムが、皆様の組織での在席管理を考えるきっかけになれば幸いです。

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