タイパはビジネスでも重要？時間効率が重視される理由と高める方法とは
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この記事を読む方の中には 「Z世代からタイパと聞くものの、ビジネスでも必要？」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、タイパのメリット・デメリットと高める方法についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
タイパ(タイムパフォーマンス)とは？
タイパとは、タイムパフォーマンスの略で、使った時間に対する満足度のことです。少ない時間で効率的に作業ができたときは「タイパがよい」と表現します。具体的には、動画の倍速視聴や知りたい情報をSNSなどでリサーチするなどです。1990年代後半から2000年代前半に生まれたZ世代を中心に、タイパを重視する傾向にあります。
タイパがビジネスにおいて重要な理由
タイパがビジネスにおいて重要な理由は、現代社会の環境にあります。主な理由は以下の通りです。
- 激しいトレンドの変化
- 急速なデジタル化
- 働き方に対する価値観の変化
激しいトレンドの変化にともない、顧客のニーズも変化が激しくなっています。タイパを意識しニーズに合わせたビジネス展開をしなければ、顧客ニーズに対応できません。 さらに、働き方に対する価値観も変化しています。以前は、長時間働くことがよい社員の条件でしたが、現代は少ない時間で効率よく仕事をこなし、プライベートの時間を確保したいと考える人が増えています。 現代社会では、急速なデジタル化により、日ごろからSNSを活用した情報収集など、タイパを意識した行動が取りやすい点もビジネスにおいて重要視されるようになった要因です。
タイパを重視するメリットとデメリット
タイパの重視により、生まれるメリットとデメリットがあります。
メリット
タイパを意識すると、以下のようなメリットがあります。
- 同じ時間で扱える情報量が増える
- 効率化する視点を持つことにより業務改善に役立つ
- タイパによる効率化によりあまった時間を有意義に使える
同じ時間内で吸収する情報量が増えるということは、使う時間に対して早く成長できたり、効率的に仕事をこなしたりできると言えるでしょう。効率化する視点が身についてくると、今まで行ってきた仕事に対する課題が見えてきます。課題を解決していくことで、業務効率化につながるでしょう。 タイパを重視すると、より短い時間で作業を完了できます。余った時間を使って新規事業へつなげたり、プライベートな時間を楽しんだりできるのがメリットです。
デメリット
タイパを重視することで、デメリットも生まれます。主に3点です。
- 仕事の過程を楽しめなくなる
- 仕事への達成感が得にくくなる可能性がある
- 反対に時間を浪費する恐れがある
仕事をしていると、達成するまでの過程で試行錯誤することで新たな気づきを得ることもあります。結果と費やした時間だけを見ていては、仕事の過程で気づきを得る機会は少なくなるかもしれません。仕事の過程で大変な思いをして仕事をこなし、発見があると、より達成感が得られたり、そこで得た経験を別の機会に活かすこともできるでしょう。 結果と時間だけを意識しては、このような達成感や経験が得られないかもしれません。タイパを意識し情報を多く得ようとする事ばかりに気をとられてしまう人もいるでしょう。多くの情報を得るばかりで本質的な物を見誤ってしまうと逆に時間を浪費する結果につながります。
タイパを高める方法3選
タイパを高めるコツは、集中して仕事をこなす時間を増やすことです。集中して仕事をこなすための方法をご紹介します。
組織的に業務の優先順位をつける
仕事のなかには、重要度があるでしょう。
必ずやるべきこと・やっておいた方がよいこと・やらなくてもよいことなどです。
これらの優先順位を組織的につけることで、チーム全体のタイパを実現します。 業務の優先度を決めて作業をするためには、2点に気をつけておくとよいでしょう。
- タスクにあわせて翌日のスケジュールも管理しておく
- カレンダーなどを使ってタスクをこなす時間を余裕をもって確保しておく
翌日のスケジュールまで決めておくと、朝一番から効率よく作業に着手できます。タスクをこなす時間をカレンダーで確保すると、タスクが整理されるだけでなく、時間内に終わらせる意識を根付かせることもできます。組織で実行することで、タイパが高まるでしょう。
集中力を高める環境の整備
タイパを意識した業務には、集中力が不可欠です。集中して仕事をこなせるよう、周囲の環境を整備しましょう。
例えば、パーティションなどを活用して集中できるデスクを配置したり、デスクに必要なものを置かなかったりなどです。 環境の整備は、ものだけではありません。メール・チャット・タスク管理など、情報が分散していては、意識をあちこちに向ける必要があります。 情報の統一や、デスクの配置などにより、集中できる環境を作ることもタイパを高める方法です。
管理ツールの導入
管理ツールの導入もタイパを高めるために有効です。アナログ化された情報を管理ツールで統一すれば、情報分散を防止し、タイパを実現します。データの統一が実現すれば、RPAなどを活用し、単純作業の自動化も実現しやすくなります。 ツールを導入する際は、どの情報を集約し活用するかまでを検討のうえ、選定するとよいでしょう。
タイパを高められるツールとは？
タイパを高められるツールは、以下のようなツールがあげられます。
- To-Doリスト
- カレンダー
- チャットツール
- 在席管理ツール プ
- ロジェクト管理
- ワークフローシステム
上記のようなツールを連携させると、より高いタイパの実現に近づくでしょう。
スケジュール連携で高いタイパを実現する「せきなび」
アスマークの「せきなび」は、スケジュールツールとの連携できる在席管理ツールです。タイパを実現する特徴が3つあります。
スケジュール連携
せきなびは、GoogleカレンダーまたはMicrosoft365予定表と連携することができます。せきなびを見れば、それぞれのスケジュールが確認できるので、パソコンのなかで分散しているツールを1ヶ所から閲覧可能です。さまざまツールを開き直す時間を効率化し、高いタイパを実現します。
チャットツール
チャットツールのリンクを貼りつけることで、せきなびからチャットにアクセスが可能です。せきなび1つを起動しておけば、チャットツールを起動させるまでの時間を削減できます。
座席表機能
せきなびを使えば、誰がどこにいるかひと目でわかるため、人探しによる時間を削減する事ができます。
また、内線番号や携帯番号、メールアドレス、部署名などの情報も集約されているので、 電話の取り次ぎの際に内線表を見ていた時間をなくし、効率の良い取り次ぎが可能です。 スムーズな取り次ぎができれば社内の業務効率化だけでなく、電話をしてきた企業からの印象向上にも繋がるでしょう。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
タイパは、現代のビジネスにおいて不可欠です。タイパを高めることで、多くの情報を処理し、空いた時間を有意義に使えます。タイパを高めるためには、複数のツールを一元管理できるツールが重要です。タイパを意識したツールを選び、業務の効率化を目指しましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
