テレワーク時代のコンプライアンスリスクと対策について
近年、時代の変化とともに急速に発展したテレワーク。
「通勤がないため時間が有効活用できる」「仕事に集中できる環境が作りやすい」 など、メリットを感じている人が多い反面、
「自分のパソコンを使って、カフェなどの別の場所で仕事をしたいのだけれど大丈夫？」 「顔が見えない分、社員間のコミュニケーションがとれず、不快な思いをした」 「公私の区別がつけにくく、不適切な発言をしてしまう」
など、コンプライアンス違反が増えています。そこで、テレワーク時代に起きるコンプライアンス違反とその対策についてご紹介します。
テレワーク時代に起きるコンプライアンス違反
テレワーク時代になり、オンライン環境下でどこからでも仕事ができるようになる反面、オンライン環境下に合わせたコンプライアンス違反が見られます。そこで、テレワーク時代に起きるコンプライアンス違反の例とそこから見える課題をご紹介します。
情報漏えい
まず一番高いリスクは情報漏えいです。テレワークにおいては、資料の持ち出しや情報共有にクラウドサービスやSNSを利用する場面が増えるでしょう。そこで、パソコン上にデータを持ち出したり、SNSで連絡先を誤り、意図せずに情報が拡散されたりなど、情報漏えいのリスクが増します。
労務管理
また、労務管理に関するコンプライアンス違反もリスクの1つです。テレワークは、通常の職場と違い、働いている姿が見えません。そこで、勤務中にパソコンを立ち上げたまま、長い休憩をしたり、規定時間より短く勤務したりする人や、反対に働きすぎてしまうというような労務管理面でのリスクが発生します。
ハラスメント行為
ハラスメント行為もテレワーク環境においてもリスクになり得ます。テレワークでは、離れた場所で業務をします。対面に比べ、相手の顔を見ずに指示を出すため、圧倒的に短い納期で業務を押し付けたり、会社のメンバーへのチーム意識が薄れ、不用意に相手を傷つけたりといったハラスメント行為が発生します。
経費管理
最後に、経費管理です。テレワーク環境下では、必要な備品を自分で購入し、後から経費精算するケースがあります。そこで「見えないから」と私物を含めたレシートを経費として請求するケースが発生します。
テレワーク時代におけるコンプライアンス対策
テレワーク時代では様子がうかがえないことから起きるリスクが発生します。では、コンプライアンス対策はどのようにしたらよいか、主な対策を見てみましょう。
テレワークの目的を周知
まず、テレワークの目的を周知することが大切です。これは、全てのコンプライアンスリスク対策につながります。新型コロナウィルスになり、急速に普及したテレワーク。ですが、環境整備に時間を割き、本来の目的を見失ってはコンプライアンスに対する認識の甘さが生まれます。
そこで、自社において、テレワークを導入する目的を定期的に周知しましょう。目的を周知することで、コンプライアンスへの認識が見直され、意識が高くなっていくでしょう。
適所での業務報告
また、適所での業務報告も欠かさず行うようにしましょう。これは、労務管理に効果的な対策です。テレワーク環境下では、直接的に見えないため、チームメンバーがいつ・どんな業務をしているか分かりません。そこで、1日のタスクをあげ、定期的に「どのタスクを」「どの程度終えた」など、報告しましょう。
定期的に報告をあげることで、作業の進捗が見える上に、勤務状態の把握につながります。勤務状態が把握できれば、短時間勤務や働きすぎになることはなくなるでしょう。
オンラインツールの利用
オンラインツールの利用も積極的におこないましょう。これは、労務管理に効果的です。長時間休憩や時短勤務のチェックができません。そこで、作業中にどの操作をしているか記録する「キーロガー」やアプリの使用時間を計測する「タイマー」などオンラインツールを導入しましょう。
オンラインツールを導入することで、勤務時間のチェックができます。勤務時間のチェックができれば、短時間勤務や働きすぎな社員へ注意喚起が出せます。注意喚起している実態があれば、労務管理リスクへの対策となるでしょう。
ルール策定・告知・トレーニング
ルール策定・告知・トレーニングを欠かさないことも重要です。これは、ハラスメント行為・情報漏えいに効果的な対策です。既に、コンプライアンスルールを策定している企業は多いでしょう。ですが、既存のコンプライアンスルールだけではテレワーク環境に対応できません。
そこで、テレワーク環境に合ったルールを全社員へ周知徹底しましょう。ルールの周知徹底には、効果的な告知と定期的に理解度を確認するトレーニングを含みます。ルールの周知徹底には工数が多くかかり、大変だと思われるでしょう。ですが、「CHeck」などのサービスを使うと迅速かつ手軽に周知徹底ができます。
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精算ルールの改定
最後に、精算ルールの改定です。これは、業務上横領に効果的です。通常、会社で備品を購入するときは、領収書を元に経費精算します。ですが、テレワーク環境では、すぐに精算できません。また、自宅プリンターから印刷した用紙代など、細かな経費精算に迷う場面がでます。
そこで「一律で備品代を支給する」「事後精算の際に現物とセットでレシートを撮影」など、精算ルールを改定しましょう。精算ルールを改定することで、経費管理リスクを軽減できます。
まとめ
テレワーク時代におけるコンプライアンスリスクと対策についてご紹介しました。どこでも仕事ができて便利なテレワーク。ですが直接見えないため、管理が行き届かないケースがあります。
そこで、既存のルールを改定・周知徹底し、オンライン環境に合ったツールを導入することで、テレワーク時代に合ったコンプライアンス対策ができます。
テレワーク時代に合ったリスク対策を取り、安心してテレワークができる仕組みを構築しましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
