テレワークが続く中、オフィス縮小移転は正解か?

都心のビル群

働き方改革によるテレワークの定着や感染症対策をきっかけとして、オフィス縮小移転および都市から地方への本社移転に取り組む企業が増えています。

オフィス縮小移転とは、オフィスの規模や面積を現在よりも小さくし、場合によっては移転も併せて実施することです。現在使っているオフィスフロア面積よりも狭い別のオフィスへ移転するか、移転はせずに使用しているスペース・フロアの一部を解約して、使用面積を減らすこともあります。別のオフィスに移転する際に、本社を東京都内から地方に移すこともあります。

オフィス縮小移転に関しては、コスト削減の面がフォーカスされがちですが、それだけを重視して進めてしまうと生産性が下がることが予想されます。しかし、押さえるべきポイントを考慮し、かつ、オフィス縮小移転を検討するのに適した業態の企業であれば、多くのメリットを得ることができます。
今回は、オフィスの縮小移転のメリットや留意すべき点について取り上げたいと思います。

執筆者

アルドーニ株式会社

代表取締役 永見 昌彦

外資系コンサルティングファームなどで人事コンサルタントとして勤務した後、事業会社(ラグジュアリーブランド持株会社)で人事企画担当マネージャーとして人材開発・人事システム・人事企画を兼務。事業会社、コンサルティングファームの両面から人事に20年たずさわった経験を活かして、2016年にフリーランス人事プランナー・コンサルタントとして独立。2018年に法人化。現在、人事全般のプランニング・コンサルティング・実務にたずさわっている。

オフィス縮小移転が増加している背景

大きく2つあると思います。具体的には新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から外出を避けるため在宅勤務制度の導入と、働き方改革によるテレワークの定着です。これによって、オフィスへの出社率が下がり、使われないオフィススペースが増えてきました。また、業務のペーパーレス化やツールのクラウド化によって、オフィスへ出社しなくても対応できる業務が増えたことにより、オフィスのあり方を見直す傾向が増えています。例えば、HPDeNAのケースがそれに該当します。

コロナ禍の初期段階で、スタートアップなど会社規模が大きくない企業を中心に「オフィス全廃+原則リモートワーク」に変えたため、契約していたオフィスを解約するケースも見られました。(ただし、現在でもその状況を継続している企業もあれば、「やはりオフィスは必要」ということで再度オフィスを設けるケースもあります。)

オフィス縮小移転のメリット

オフィス縮小移転にはどんなメリットがあるでしょうか?3つあげたいと思います。

コスト削減

オフィスの使用面積が減少するため、オフィス賃料・光熱費といった固定費の削減が期待できます。また、オフィス家具などの設備や備品も必要最低限におさえられるでしょう。テレワークを前提とした場合、実費支給などに変更することで社員に支給している通勤手当といった経費削減が実現可能です。

生産性向上

オンラインツールによって打ち合わせなどを行うことで、会議室の確保・同時に同場所に集まるための移動時間・費用が発生しなくなるため、社員の業務に対する生産性向上が期待できます。オフィス以外の場所でできる業務(資料作成やオンラインによる打ち合わせや研修など)に対して、社員が働く場所を選んで自律的に働くことで、社員のモチベーションがあがりそれによって生産性が高まると言われています。

働きやすい環境の提供

オフィスの縮小移転をきっかけに、フリーアドレスやABWActivity Based Working)が導入しやすくなります。フリーアドレスとは固定された席を設けず、社員それぞれがオフィスの好きな席で勤務できるもので、ABWActivity Based Working)とは、働く場所や時間を、それぞれの仕事(活動)に合わせて自律的に選べるワークスタイルのことです。こういった社員にとって働きやすい環境を提供することは、在籍している社員満足度が高まるだけではなく、有能な人材の確保にもつながるでしょう。

参考:フリーアドレスについてはこちらのコラムを、ABWについてはこちらのコラムも参照してください。

オフィス縮小移転における留意点

オフィスを縮小移転することによって留意すべき点も出てきます。2点あげたいと思います。

オフィスを縮小してテレワークなど中心にした場合、社員が一斉にオフィスに集まる機会が少なくなるため、社員間のコミュニケーションが不足してしまうことがあります。また、社員同士が離れた場所で働くことが多いため、コミュニケーションが不足したり、自分以外の業務の進捗がわかりにくくなったり、チームワークが低下する可能性があります。信頼関係の構築に時間を要するといった課題が生じる可能性があります。「メンバー間のコミュニケーション量の減少」や「社員の状況把握の煩雑さ」といったことへの解決の一助として、「せきなび」などの在席管理ツールを取り入れていることも考えられます。

また、オフィスの縮小移転によって、業務プロセスやルールについても変更が必要な部分が出てきます。例えば、打ち合わせや研修の実施方法やあり方といったことです。さらに、就業規則や評価制度も適宜見直して、新しい働き方に適した内容に変更することになります。

まとめ

「文化と未来に不可欠なので週3日の出社を求める」と発表したアップル社の場合、オフィスの縮小移転は検討していないでしょう。どちらが正しい・間違っているというものではありません。オフィスの縮小移転によって何を達成したいのかという目的を明確化しておき、全社員に周知して理解を得た上で準備を進めることが大切です。また、生産性など何らかの指標をはかるものを定義した上で、オフィス縮小移転後も定期的に把握することで、さらなる改善にもつなげやすくなるでしょう。

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執筆者

Humap編集局

株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G

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