フリーアドレス成功の5つのポイント

効率化をはかることでいかに労働時間を減らすのかといったことだけではなく、働く環境を変えるということも働き方改革には含まれています。その具体的な施策としてあげられるのが、固定された席を設けず、社員それぞれがオフィスの好きな席で勤務できるフリーアドレスです。 今回はフリーアドレスの導入・運用を成功させる5つのポイントについて述べたいと思います。

目的を明確にする

「同業他社がフリーアドレスにしたらしいから、自社でも導入する」「何となく流行っているから」といったように明確な目的もなくフリーアドレスを開始しても、座席が固定化されてしまうなど結果としてうまくいかないでしょう。 「社内コミュニケーションを活性化したい」「オフィスにかかる費用を削減したい」など、何を達成したいのかによって目的は各社異なってくると思います。そういった、目的や何を達成したいのかといったことを事前に社員に周知しておくことが必要です。

ペーパーレス化・どこでも勤務できる環境構築を進める

フリーアドレスを進める際には、それと並行（あるいはその前工程と）して業務のペーパーレス化やクラウドやモバイルによって業務ができる環境構築を行い、社内外といった場所にこだわりなく業務ができる状況にしましょう。 キャビネットやプリンターがあるところではないと業務が成り立たないならば、フリーアドレスを導入しても「自由に席を選ぶ」ことができないからです。ペーパーレス化とあわせて、社員宛に届いた郵便物や固定電話の扱いをどうするのかといった、固定席ではなくなったことによって変えなければいけない事項についても見直しをすることになります。

誰がどこにいるのか わかりやすくする

固定席であれば、誰がどこにいるのか・いないのかはオフィスにいれば掌握することは比較的簡単です。しかし、フリーアドレスの場合、どこに座っているのかあるいはそもそもオフィスにいるのかどうかを確認するのは、若干困難となります。 そのため、「せきなび」のような在席管理ツールなどを導入することで社員が出勤しているのか、休暇取得なのか、外出など一時的に席を外しているだけなのかがわかるようにすることも検討すべきでしょう。 また、オフィスそのもののフロア内に高い仕切りやパーティションなどを排することで、視覚的に誰がいるのかをわかりやすいレイアウトにしたほうがよいでしょう。そのため、部門ごとに部屋を設けていた場合は、レイアウト変更も成功要因の一つとなります。