オフィス改革とは？働き方改革を成功させるオフィス事例4選
この記事を読む方の中には
「オフィス改革を成功させたいが、どうしたらよい？」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス改革の事例や注意点についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
オフィス改革とは？
オフィス改革とは、社内スペースのレイアウト変更・新しい制度の導入などにより、社員が働きやすい環境を整えることです。テレワーク（リモートワーク）が推進される中で、オフィス改革を行う企業が増えています。
オフィス改革の目的・メリット
オフィスを改革する主な目的は、下記のようなものが考えられます。
- 働き方改革推進のため
- オフィススペースの有効活用・テナント費用等の削減のため
- 部門内外のコミュニケーションの促進による創造性の向上のため
- 生産性向上・業務効率化につなげるため
- 健康経営につなげるため
- 職員の仕事のモチベーション向上につなげるため
自社の状況に合わせて目的を設定し、その目的に合わせてレイアウト変更するとよいでしょう。
オフィス改革のデメリットを踏まえた注意点
1.マネジメント方法を見直す
オフィス改革のデメリットは、マネジメント方法を見直さなければならない場合がある点です。例えば、席固定の従来型のオフィスでは、メンバーの様子がひと目で分かりますが、オフィス改革として、フリーアドレスを導入すれば、各メンバーの様子が伺いにくくなることがあります。このデメリットを解消するために、オフィス改革を実施する前に、マネジメント方法をあらかじめ決めておくことが大切です。見直すべき項目は「勤怠管理」「座席管理」「部内の情報共有」です。マネジメント層には、マネジメント方法についての研修・意見交換会等を開き、事前に問題を周知させておくとよいでしょう。
2.一時的に生産性・業務効率が低下する可能性を考慮する
オフィス改革は、長期的には業務の生産性・業務効率の改善効果が期待される一方で、短期的には、生産性・業務効率がかえって低下する可能性もあります。なぜなら、改革の社内への浸透には時間がかかるからです。そのため、オフィス改革の目的などを社内へ浸透させるための施策を講じる必要があります。
3.従業員のストレスに配慮したオフィス改革を行う
オフィス改革として、フリーアドレスを導入する企業は増えていますが、自席がなくなることによる不安やストレスが増す声もあがっています。そこで、フリーアドレスだけでなく、個室スペース・休憩ができるカフェスペース・仮眠ができるリラックススペースなどさまざまなスペースを取り入れるといった対策を講じると良いかもしれません。
オフィス改革の事例4選
オフィス改革で整えるスペースの例をご紹介します。
ワークスペース
ワークスペースは、日々業務をするうえで、重要な場所です。従業員の状況に合わせて使い分けられることが理想です。
- パーティションで仕切り、集中力アップを狙った個室ブース
- 意見交換しながら仕事をするオープンスペース
- 健康管理に役立つスタンディングスペース
同じブースの中でも、ソファ・背もたれのない椅子・バランスボールなど、椅子やテーブルの種類を変えたり、フロアのカラーを変えたりと工夫する例があります。さまざまな種類のワークスペースを設けることで、生産性向上・業務効率化に効果的です。
ミーティングスペース
会議のため設けるミーティングスペースは、以下のような事例があります。
- オフィスの至る所にスクリーンを配し、簡易ミーティングスペースとする
- カフェに個室を設けてミーティングスペースとする
- オープンなワークスペースとミーティングスペースを併用する
- 壁一面をホワイトボードにし、ミーティング内容をメモできるようにする
- テントを張った中をミーティングスペースとする
ミーティングスペースは、目的と人数により使う場所を選べるのが理想です。また、テレワーク（リモートワーク）をしている従業員と会議ができるよう、ソファの中に機材を収納できたり、テーブルに備え付けた例もあります。
休憩スペース
社内コミュニケーションが活性化できる休憩スペースは、従業員にとって憩いの場となるのが理想です。以下のような事例があります。
- カフェ風の落ち着いた作りの休憩スペース
- バーカウンター形式で就業後の軽い飲み会も開催できるスペース
- ソファベッドを設けて仮眠がとれる
- 壁面にボルダリングホールドを配し、軽い運動ができる
社員食堂を設けている企業では、社員食堂を休憩スペースとするケースも多いようです。
その他の事例
その他の事例として、従業員の状況に配慮したスペースを設けた事例があります。
- 宗教観に配慮した礼拝スペース
- 遠方に住んでいる従業員に配慮したサテライトオフィス
- 他社とのコミュニケーション活性化を目的としたシェアオフィス
オフィス改革の目的を意識することで、多様なレイアウトが実現可能です。
オフィス改革はまず何から始めるべきなのか
オフィス改革に着手しようと考えたとき、事前に検討しておきたい事項があります。
オフィス改革の目的
オフィス改革の目的は、必ず最初に取り決めておきたい項目です。なぜなら、オフィス改革の目的は、導入するオフィスレイアウトに影響するからです。
オフィス改革の課題
オフィス改革の目的に沿って、自社の現状を分析し、課題を洗い出すことが次に行いたいことです。「無駄になるものは省く」「効率的に使える資源を適切なスペースに配置する」など、課題を洗い出すことで、どのようなオフィスにするべきなのかが見えてきます。
オフィス改革に必要なツール
オフィス改革のデメリット・注意点であがった管理上の課題を解決するためには、ツールの導入が不可欠です。そこで、必要なツール選定を並行しておこなうことで、改革がスムーズに進みます。
フリーアドレス化による「誰がどこに座っているのか分からない」などの課題や「新たなコミュニケーションを生みたい」という目的を持った企業には、プロフィール・スケジュール機能をあわせもった「せきなび」などの座席管理ツールがおすすめです。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
業務効率化・働き方改革など、従業員にも自社にも実りあるオフィス改革を実現しましょう。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
関連コンテンツ
テレワークが続く中、オフィス縮小移転は正解か？
働き方改革により多くの企業でテレワークが定着し、オフィス縮小移転を導入する企業が増えています。
オフィスの縮小移転のメリットや留意すべき点についてみていきましょう。
> 詳しく見る
