フリーアドレスとは？導入する際の注意点と課題の解消方法
社員同士のコミュニケーション活性化や、オフィス内の省スペースを目的に導入する企業が増えているフリーアドレス。コロナ禍で広がるテレワークとも非常に相性が良く、ますます広がりを見せています。
しかし、導入にあたっては、
- 「いきなり導入して失敗しないか不安」
- 「何に気をつければ成功するのか知りたい」
など、様々な懸念点から導入をためらう企業も少なくありません。フリーアドレスとはそもそもどういったものなのか、そして考えられる問題点と解決策を解説していきます。
フリーアドレスを導入する理由とメリット・デメリット
フリーアドレスとは、従来のように社員一人ひとりに固定された座席がなく、その日その時自由に席を選ぶスタイルです。多くの場合が、Wi-Fi環境が整った社内でノートパソコンを持ち歩いて仕事をすることができるようになっています。
もともとは省スペースを目的に生まれたフリーアドレスですが、近年では社員間のコミュニケーション活発化のために導入する企業も増えています。フリーアドレスを導入するメリットとデメリットについて見てみましょう。
フリーアドレスのメリット
まずは企業がフリーアドレスを導入するメリットからご紹介します。
フリーアドレスのメリット4選
- 他部署メンバーとのコミュニケーションがとりやすい
- プロジェクトメンバーが流動的な会社の場合、チームで仕事をしやすい
- 外回りやテレワークをする社員の固定スペースが必要なく、省スペースになる
- 自席がないため使った席は常に片付ける必要があり、社内美化につながる
従来のような固定の座席では関わりを持つことが少ない他部署の社員とのコミュニケーションがとりやすくなることで、思わぬアイディアが生まれることがあるのです。
また、テレワークによりオフィス内に多くの空席ができてしまいますが、フリーアドレスであれば全員分の席を用意する必要がないため省スペースとなり、経費削減にも繋がります。
フリーアドレスのデメリット
メリットがある一方で、フリーアドレスにはこのようなデメリットもあります。
フリーアドレスのデメリット6選
- 誰がどこにいるか分かりづらい
- 社員の顔と名前が一致しない
- 部署やチーム内での情報共有がしづらい
- 出勤状況が把握しづらい
- 集中して作業をできるスペースが確保しづらい
- 自席がないため、個人の荷物を置く場所がなく整理しづらい
こういったデメリットがあることから導入をためらってしまう企業も少なくありません。フリーアドレスを導入する際には、これらのデメリットがどの程度影響を与えるのか、どう対応するべきかを事前に検討する必要があります。
フリーアドレスの失敗事例
ここまでご紹介したメリット・デメリットを踏まえ、実際のフリーアドレス導入の失敗例とその問題点を見ていきましょう。
フリーアドレスの失敗事例①
フリーアドレスの失敗例としてよく挙げられるのが、「誰がどこにいるか特定できず探す時間がかかる」というものです。すぐに全体を見渡せる規模のオフィスであればさほど影響はありませんが、会社の規模が大きいほど深刻な問題になってしまいます。
業務円滑化のためにフリーアドレスを導入したにも関わらず、人探しに時間を割いてしまっては本末転倒です。これは今誰がどの席にいるかを管理できる術がないことが原因です。
フリーアドレスの失敗事例②
新入社員や異動してきた社員など新しく入った人にとって、フリーアドレスは社員の顔と名前を覚える際の大きな障害となります。座席が固定されていれば座席表と照らし合わせて判断できますが、フリーアドレスの場合はそれができません。
顔と名前が一致しなければ当然スムーズにコミュニケーションをとることはできず、業務に支障が出る可能性があります。これを解消するためには、社員の顔と名前を確認できる環境を整えることが必要です。
フリーアドレスの失敗事例③
フリーアドレスでは自席がないため、各自の荷物の収納場所を工夫する必要があります。私物は各自のロッカーにしまうとしても、業務に必要な書類などはセキュリティに配慮しながら収納を確保しなければいけません。
また、席を移動しながら仕事をしているうちにどこかに置き忘れてしまったり、他人の資料と混ざってしまうケースもあります。個人のスペースがない分、自分の荷物の管理には注意が必要です。
フリーアドレスでも円滑に仕事を進める方法
問題点さえ解決できれば、フリーアドレスのメリットを最大限生かすことができます。
では、これらの失敗事例を解決し円滑に仕事を進めるために、どのような対策が有効なのか見ていきましょう。
社員一人ひとりの状況を把握できるようにする
社員一人ひとりが今どこで何をしているのか、共有し把握できる環境を作ることが大切です。現在は座席を管理できる座席管理＆フリーアドレス管理ツールも各社から提供されていますので、そういったサービスを活用するのも良いでしょう。
例えばホワイトボードなどで座席を管理することも考えられますが、企業規模が大きいほどオフィスが広く、ホワイトボードを確認するにもわざわざ近くまで行かなければいけません。それをWeb上で管理し、手元で瞬時に確認することができます。
コミュニケーションツールを充実化させる
フリーアドレスでは、席の離れた社員とどのようにコミュニケーションをとるかが重要です。手軽に連絡をとることができる法人用のSNSサービスも提供されているので、活用している企業も増えています。
グループの作成も可能なので、部署やチームメンバーが離れたところにいてもメンバー全員でコミュニケーションをとることができ、テレワークにも便利です。
プロフィールの充実により会話のきっかけをつくる
新しい社員が入ったときに戸惑わないよう、社員の顔と名前を共有できる場をつくりましょう。社内報などの資料を作成している企業もありますが、より手軽に取り入れるのであれば、SNSや座席管理サービスのプロフィール画面を各自で入力するのもおすすめです。
名前だけでなく趣味や出身地など簡単なプロフィールも入力しておけば、共通点が見つかって会話のきっかけにもなります。
ペーパーレス化で収納不要
環境負荷の軽減を目的にペーパーレスを取り入れている企業も増えていますが、フリーアドレスとも相性が良いです。フリーアドレスでは自席がなくデスクにしまうということができないため、資料の収納場所に困ることがありますが、ペーパーレスであればそもそもしまう必要がありません。
テレワークの際も自宅へ資料を持ち帰る必要がありませんし、紛失や盗難のリスク軽減にも繋がります。
まとめ
テレワークとの相性が良く多くの企業に広がっているフリーアドレスですが、闇雲に飛びつくのではなくデメリットや問題点も理解し対策を打った上で導入することが重要です。
その一つとして、業務を円滑に進めるために、「誰がどこにいるか」「今どのような状況か」ということを他の社員にも共有できる環境を整える必要性があります。
便利なツールを活用する等しっかり対策を打った上でぜひフリーアドレスを導入し、社員間のコミュニケーションの活性化を目指しましょう。
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せきなび
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 営業部 Humap事業G
