行動予定表のデジタル化とは？ホワイトボードをやめるメリットを解説
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この記事を読む方の中には
「ホワイトボードでの行動予定管理に限界を感じる」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。
そこで今回は、行動予定表のデジタル化についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
行動予定表のデジタル化とは？
昔から、営業など外出の多い組織では、ホワイトボードの行動予定表（行先表示版、出勤ボード）に行先を記載して、従業員の所在の把握を行う方法がとられていました。しかし、ホワイトボードでの管理の場合、外出先から従業員の状況を確認する必要があったり、外出先でホワイトボードの内容に変更が生じたりしたときには、社内にいる人に電話して確認や書き換えを依頼する必要があるなど不便な点があります。
様々なもののDX化が進んでいる近年では、行動予定表をデジタルツールやアプリで電子化して管理する「行動予定表のデジタル化」が進んでいます。
ホワイトボードとデジタルツールの違い
ホワイトボードとデジタルツールを使った行動予定表の違いは、主に3点です。
|
ホワイトボード |
デジタルツール |
| ホワイトボードのある場所に行かないと確認できない | 各自のPC/スマホなどから確認可能 |
| リアルタイムな情報共有がでない | 登録した内容がリアルタイムで反映される |
| リモートワークは非対応 | リモートワークでも状況の共有や確認が可能 |
デジタルツールを活用すると、行動予定をアプリへ登録し、ステータスを更新するだけでリアルタイムに状況を共有できます。また、リモートワークや出張・外出時のようなオフィス以外の場所からの更新もスムーズです。行動予定表のデジタル化により、外出先からでも容易に予定の確認や更新が可能です。
また、オフィスに置いたデジタルサイネージ等にツールを表示すれば、オフィス内外を問わずに行動予定や行先の共有・確認が簡単になります。
ホワイトボードの行動予定表をデジタル化するメリット・デメリット
ホワイトボード行動予定表の電子化・デジタル化を検討するにあたり、メリット・デメリットを理解しておく必要があります。
メリット
行動予定表をデジタル化した場合のメリットは、3点です。
業務効率が向上する
デジタル化した行動予定表は、情報（ステータス）を更新すると、リアルタイムで更新・共有が可能です。また、外出先やホワイトボードなどの遠い席からでも、PCやスマホで即座に確認ができるので、わざわざオフィスに電話して確認や書き換えをしたり、ホワイトボードのある場所まで見に行く手間が省け、業務効率が向上します。
業務上のストレスを軽減する
今までは、行動予定に変更があると、わざわざオフィスへ連絡し、ステータス変更を依頼していました。書き換え作業1つをとっても依頼する方も受ける方も手間と時間がかかり、業務上のストレスを感じていたのではないでしょうか。デジタル化すれば、電話をかける手間と連絡を受けて書き換える手間がなく、業務上のストレスを軽減できます。
リモートワークが円滑になる
オフィスから離れた場所からデジタルアプリを使ってステータス情報を更新すれば、デジタルサイネージの行動予定表もリアルタイムで更新が可能です。リアルタイムかつスムーズに更新できるため、リモートワークが円滑になります。
デメリット
行動予定表をデジタル化した場合のデメリットは3点です。
システム導入に費用がかかる
行動予定表をデジタル化するには、対応するデジタルツールの購入が必要です。アプリによっては、無料で利用できるものがあるかもしれませんが、セキュリティや今後の活用や使い勝手を考えた場合、有料ツールの導入がおすすめです。
操作を覚える必要がある
新しいアプリを導入する場合、必ず壁となるのが操作方法と運用ルールです。今まで慣れ親しんだ作業と運用ルールの変更に不便と感じる方もいるでしょう。
監視されると捉える人もいる
行動予定表をデジタル化すると、リアルタイムに共有できてとても便利です。その一方で、逐一スケジュールを登録しなければなりません。そのため、業務を監視されていると感じる人もいるようです。
ツール選びで重要な機能5選
行動予定表のツールを選ぶうえで、重要な機能は、次の4点です。
メンバーのスケジュールが一目でわかること
行動予定にホワイトボードを使うメリットは、従業員の予定がひと目でわかる点にあります。デジタル化した後も、同様の機能を有しているか確認しましょう。チーム内の行動予定だけでなく、関わりのある他部署のスケジュールも同じ画面から確認できると、より便利になります。
操作が簡単にできる
操作が簡単なアプリは、デジタル化によるデメリットをカバーできる機能です。
クリックやドラッグなどで、従業員が説明書を見なくても直観的に簡単に操作できるか否かを、ツール選びの基準に含めるとよいでしょう。
デバイス問わず社内外からアクセスできる
営業など外出の多い従業員が、外出先からスケジュールを変更するためには、あらゆるデバイスからアクセスできるか否かが重要です。パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットなどから更新できるかも確認するとよいでしょう。
他のツールとも連携できる
カレンダーツール・チャットツールなど、ほかのツールと連携できるとより便利です。特に、カレンダーツールと連動すると、行動予定表とカレンダーを一度の作業で更新できます。
行動予定表に座席表が組み合わさるとさらに便利に
行動予定表は、当日のスケジュールを表示するために掲示します。今までは、行動予定表と座席表は別々に掲示していた組織も多いのではないでしょうか。そこで、行動予定表をデジタル化するときは、行動予定表・座席表を組み合わせたツールを選ぶのがおすすめです。
2つを合わせたツールであれば、スケジュール・座席両方の情報更新・共有を一度で完結できます。見る側も行動予定表と座席表を一度で確認できるので、とても便利です。
行動予定表と座席表がひと目で確認できる「せきなび」
アスマークの「せきなび」は、行動予定表と座席表を組み合わせたツールです。主な特徴は5つあります。
- 行動予定がひと目でわかるステータスの色分け
- オフィスに合わせたレイアウトで座席表を管理
- シンプルでわかりやすい操作性
- 複数デバイス対応により外出先からもスケジュールの閲覧・更新が可能
- カレンダーツール・チャット連携によりせきなびへ情報を集約
せきなびは、シンプルな操作性と画面が魅力です。スケジュール・座席の更新は毎日行わなければなりません。せきなびを活用すれば、簡単に行動予定と座席表の更新が可能です。
座席表の画面では、現在のステータスで色分けされています。行動予定表と座席表が一つになっているので、スケジュール・座席表とあれこれ開く必要がありません。デジタルサイネージとして掲示するときも、せきなびの画面を見ると、座席表とステータスがひと目でわかります。
また、Outlook（Microsoft365）や、Google、Garoonのカレンダーと連携することができ、カレンダーに登録されている予定を自動でせきなびに反映させることも可能です。
テレワークでも出社でも、
在席管理ツールなら
せきなび
リモートワークが普及した昨今、自宅や外出先から更新・閲覧ができなければ、行動予定表の意味がありません。そこで、行動予定表のデジタル化をおすすめします。行動予定表のアプリは、操作性や画面など、シンプルでわかりやすいと、導入直後から全従業員が活用可能です。
行動予定表とスケジュールの連携や、座席表との組み合わせなど、一つのアプリに情報を集約できると、より業務効率化を実現します。業務効率化やリモートワークでの活用を踏まえて、行動予定表のデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
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