社内コミュニケーションを促進する5つの施策と定着のポイント
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この記事を読む方の中には、「ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入したものの、社員同士の交流がうまくいっていない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
今回は、社内コミュニケーションを活性化するための具体的な施策についてご紹介します。ぜひ参考にしてください。
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、組織内のメンバー同士が情報や意見を共有し、信頼関係を築きながら相互理解を深めていくためのやり取り全般を指します。業務に関する連携だけでなく、日常の雑談や、感謝の気持ちの共有といった「人と人とのつながり」も含まれる、組織運営に欠かせない基盤のひとつです。
近年では、価値観の多様化やフリーアドレス、テレワークなどの働き方の変化により、社員同士が意見を交わす機会が減少する傾向にあります。こうした状況が続くと、人間関係の希薄化を招き、生産性の低下や離職率の上昇につながる可能性あります。そのため、エンゲージメント向上や定着率の改善を図るうえでも、社員同士の円滑なコミュニケーションが重視されるようになっています。
社内で相互理解を深めるメリット
社員同士の意見交換が活発になることで、リテンションの強化やパフォーマンスの向上といった効果が期待できます。詳しく見ていきましょう。
リテンション強化
社員同士のコミュニケーションが活発になると、業務上の連携がスムーズになるだけでなく、意見を言いやすい雰囲気が生まれ、組織への信頼感や心理的安全性も高まります。
単に「交流が多くて仲が良い」ということを指すのではなく、「意見を上げられる」「認められている」と感じられる関係性が、社員の定着と活躍を後押しするのです。
このような環境では、社員が自身の役割に納得感を持ちやすくなり、エンゲージメントや貢献意欲も高まりやすくなります。結果として、離職率の低下や人材の定着（リテンション）にもつながっていきます。
新たな価値観の創造
社員同士の交流が活発になることで、立場や考え方の異なるメンバー同士が意見を交わしやすくなり、多様な視点や新しい発想が生まれやすくなります。自由な意見を出し合える風土が根付くことで、組織に柔軟な思考と創造性が育ち、結果として新たな価値の創出や市場競争力の強化というメリットにもつながっていきます。
生産性アップ
社員同士の交流が活発になることで、業務上のちょっとした相談や情報共有がしやすくなります。たとえば、「あの件、どうなっていますか？」と気軽に確認できる関係性が築けることで、手戻りやミスが減り、業務がスムーズに進むようになります。このような小さな積み重ねが、組織全体の生産性向上に寄与していきます。
意見交換を促す社内コミュニケーション施策
社内のコミュニケーション活性化には、イベントなどの短期的な施策と、フリーアドレスなど中長期的な視点での仕組みの両方を組み合わせることが効果的です。以下で主な施策をご紹介します。
社内SNS
社内SNSは、組織内の情報共有や社員同士の交流を促進するためのツールです。掲示板機能やタイムライン、コメント、リアクション機能など、ツールの形式や用途は企業によってさまざまです。たとえば、社内SNSで社員インタビューやイベントレポート、福利厚生の案内やその他制度の紹介を発信することで、部署や職種を超えた理解やつながりが生まれやすくなります。社内SNSを通じた情報発信は、顔を合わせたときの会話のきっかけにもなり、業務外のコミュニケーションを自然に促す役割も果たします。
オフィススペースの変更
オフィスのレイアウトを見直すことで、社員同士が交流しやすい雰囲気をつくることができます。具体的には、フリーアドレス制やカフェスペースの設置などが挙げられます。
フリーアドレスは、社員が毎日自由に席を選んで働くスタイルです。固定席では生まれにくい偶発的な対話が増えることから、交流のきっかけになります。フリーアドレスを導入する企業は増えていますが、同じ席を選び続けることで、結果として固定席とあまり変わらない状態に陥ってしまうといった失敗例もあるため工夫が必要です。「前回と違う席に座る」「席の抽選制度を導入する」など、自社に合った方法を取り入れるとよいでしょう。日々、異なる社員の近くに座ることで、新たな発想やイノベーション創出の土壌づくりにも寄与します。
カフェスペースも、社員同士の対話を促す場として設置している企業は多くあります。フリードリンクや軽食のある簡易的なスペースから、テーブルやイスを配置したリラックス空間、業務の合間に軽作業ができるコワーキング風のスペースまで、そのスタイルは多様です。リラックスしながら気軽に会話ができる場として、また、部署を超えたつながりやアイデアの共有が生まれる場としても有効です。
社内イベント・部活動
ランチ会やスポーツ大会などの社内イベントを開催することで、業務外でのコミュニケーションの機会を作ります。イベントを通じて、普段見ているメンバーの意外な姿や一面を知るきっかけにもなるでしょう。1回限りの開催では、親睦を深めてもその場限りの交流で終わってしまう可能性があり、関係性の深化に限界があるため、定期的に開催して多くの機会を作ることがポイントです。また、社員自身が企画・運営に携わることで、主体性を育み、さらに活発なコミュニケーションが期待できます。
1on1ミーティング
1on1ミーティングは、上司と部下などが1対1で行う、定期的な面談です。業務の進捗確認に加えて、仕事上の悩みや不安についてじっくり話すことができる機会となります。このとき、上司は「傾聴」に徹することが一つのポイントとなります。一方的な指導ではなく、まず部下の声を受け止めることで、信頼関係の構築や心理的安全性の向上につながり、ミーティングの効果が高まるためです。
なお、Z世代の社員は長時間の拘束を避ける傾向があるため、1週間など短いスパンで、短時間・高頻度でミーティングをセッティングするのがおすすめです。
ツールの導入
出社と在宅のハイブリッドワークなど、オフィスでの勤務が限られている職場では、ツールを導入することによって情報交換のハードルを下げることができます。メンバー同士の情報交換や交流を促進するツールには、次のようなものがあります。
- 座席管理ツール
- チャットツール
- サンクスカード
- グループウェア
- ナレッジ共有データベース
社員数の多い組織やテレワーク主体の職場では、他の社員の「顔と名前が一致しない」という課題も多く見られます。そこで、名前だけでなく顔写真やプロフィールを登録できる座席管理ツールを活用すると、社内の状況（誰がどこにいるか、どんな人かなど）が簡単に把握できるだけでなく、声を掛け合ったり、会話のきっかけが生まれやすくなったりする効果が期待できます。
チャットツールは、業務連絡や情報共有を効率化するコミュニケーション手段として、多くの企業で活用されるようになりました。メールよりも即時性が高いことや、宛先や件名を毎回入力する必要がない、定型文（「お疲れさまです、〇〇です）」「以上、よろしくお願いします」など）を省けるといった特徴から、やり取りのスピードが大きく向上します。
スタンプなどのリアクション機能も活用することで、情報のやり取りに感情やニュアンスを添えられ、堅苦しくなり過ぎない柔軟なコミュニケーションも可能です。
また、グループチャット機能を使えば、複数人に一括で情報を共有できるほか、会話の履歴を簡単に追えるため、過去の経緯が把握しやすいことも特徴の一つです。
サンクスカードは、日頃の感謝を伝え合うためのツールです。「共有スペースを綺麗に片づけてくれた」「会議で積極的に発言してアイデアを出してくれた」など、業績に直結しない事柄についても感謝の気持ちを表すことができます。メンバー間で感謝し合うことで、直接的な会話はなくても、気持ちの交流が生まれ、相互理解を深めるきっかけになるでしょう。
グループウェアやナレッジ共有データベースは、タスクやスケジュール、知識の一元管理に役立ちます。不在時の情報伝達にも有効で、業務の継続性を高めます。
情報共有やタスク管理など、組織にとってコミュニケーションツールは欠かせないものとなっています。組織課題にあわせてツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
コミュニケーション施策を定着させるためのポイント
改善策を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。目的の明確化、スケジュールの可視化、中長期的な視点の確保、これらが鍵を握ります。詳しくご紹介します。
課題と目的を明確化する
明確なゴール設定なしに施策を展開しても、期待した成果は得られません。「どの部署・どの立場の（あるいは、誰と誰の）コミュニケーションを促進したいのか」など、組織が抱える具体的な課題と目的を整理した上で、ゴールを明確にしてから施策を実行しましょう。特に、業務上あまり接点のない社員同士や、上下関係などにより率直に意見を交換する機会が少ない社員同士で意見を交換できる場を設けると、成果がより可視化されやすくなります。
スケジュールやタスクを可視化する
スケジュールやタスクの進捗を可視化することは、自然なコミュニケーションを生み出しやすくなります。たとえば、相手の業務状況や空き時間が把握できれば、声をかけるタイミングを見極めやすくなり、業務上の相談やちょっとした会話も発生しやすくなります。
また、誰が何に取り組んでいるかが見えることで、チーム全体の動きへの理解が深まり、連携意識の醸成にもつながります。単に業務効率を高めるだけでなく、風通しの良い職場づくりにも貢献する要素といえるでしょう。
施策は中長期的な視点で浸透させる
社内コミュニケーションの活性化は、一度の取り組みで完結するものではありません。短期的な施策だけでは効果が一過性にとどまることも多く、持続的な変化を生むには中長期的な視点が必要です。
たとえば、社内交流を促すことを目的とした単発のイベントを開催した場合、一定の即効性がありますが、その場限りで終わってしまうことも少なくありません。これを防ぐには、イベントなどの短期施策と、制度や仕組みづくりといった中長期的な取り組みを組み合わせて実行し、継続的なコミュニケーション文化の醸成を目指すことが重要です。
コミュニケーション促進には「せきなび」「smileボーナス」
社内コミュニケーションの活性化には、社員の定着やエンゲージメントの向上、新たな価値の創出、生産性の向上といった多くのメリットがあります。
施策を成功させるには、目的の明確化やスケジュール・タスクの可視化、中長期的な視点を持った継続的な取り組みが欠かせません。具体策としては、社内SNS、フリーアドレスの導入、カフェスペースの整備、イベントの開催などが効果的です。
また、ハイブリッドワークや拠点分散が進む現在では、座席管理、チャットツール、サンクスカード、グループウェアといったコミュニケーションツールの活用が、より重要性を増しています。
アスマークが提供する「せきなび」と「Smileボーナス」は、社内での円滑なコミュニケーションを促進させるツールです。座席管理ツール「せきなび」は、座席管理はもちろん、社員のプロフィールを掲載する機能があるため、誰がどこに座っているのか、どんな人なのかをツール上でいつでも把握でき、顔と名前の不一致による声かけの不安を解消します。
「Smileボーナス」は、サンクスカードにポイントの仕組みを加えたツールで、感謝の気持ちを贈り合うことでポイントが貯まり、商品や休暇などと交換することが可能です。企業文化に応じた報酬設計ができるため、柔軟に活用できます。
社内の対話を活性化させるために、こうしたツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 営業部 Humap事業G
