オフィスにおけるフリーアドレス制は、社内コミュニケーションの促進や生産性向上が期待できるとされております。以前、「フリーアドレス成功の5つのポイント」について取り上げましたが、今回はフリーアドレスに適した職種はどういったもので、かつ、そのメリット・デメリットについて述べていきたいと思います。全社で導入は難しいが部分的・段階的にでも導入を検討したい、あるいは、既に部分的にフリーアドレス制を導入しているがさらに拡張させたいがどうすればよいのかわからない、といった時に参考にしてください。

具体的には外出が多い営業職、客先常駐が多いシステムエンジニア職、社内外の方との接点が多い企画・マーケティング職といった職種があげられます。フレックス制度や直行直帰など、勤務におけるフレキシビリティがある場合は、フリーアドレス制によって得られる社内コミュニケーションの促進や生産性向上といった効果もさらに大きくなるでしょう。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのメリットとしては「社内コミュニケーションの活性化」「オフィスコストの削減」「ペーパーレス化の加速」があげられます。

オフィスコストの削減

外出が多い社員（フィールド営業職や常駐型のシステムエンジニア職）が多数を占めている企業の場合、社員数分の席を用意する必要がなくなります。それによってオフィス面積を減らす＝コスト削減につながります。既存の固定席を廃止して、そのかわりにミーティングルームやコミュニケーションスペースに転用することもできます。また、フリーアドレスにすることによって、組織改編時などの際にオフィスレイアウトを変更することが無くなり、電話回線などの移設工事といったことも発生しなくなります。

フリーアドレスのデメリット

その一方、フリーアドレスによるデメリットも考えられます。具体的には「集中作業が困難となる」「所属部門内のコミュニケーション希薄化」「席の固定化」です。デメリットの解消方針もあげたいと思います。

所属部門内のコミュニケーション希薄化

他部門とのコミュニケーションが活性化される一方、自部門のコミュニケーションが固定席だった時よりも希薄になる可能性があります。状況によっては自部門の同僚に「コミュニケーションを取る機会が著しく少なくなる」こともあるかもしれません。そのため、「せきなび」のような在席管理ツールなどを導入することでコミュニケーション希薄化を避けることも検討するべきでしょう。

フリーアドレスに適しない職種と対処方法

機密性の高いデータを扱っており社外に持ち出せない、ノートパソコンやデスクのみで仕事が完結しないといった職種の場合は、フリーアドレスには適しないでしょう。具体的には経理や人事といった管理部門やクリエイティブ職などがあげられます。例えば、管理部門においてもフリーアドレス制を導入したい場合は、同様の業務を行っている管理部門内だけでフリーアドレス制を行うことも考えられます。座席配置を工夫する、プライバシーフィルターを使用することでパソコン画面が見えにくくするといったこともあわせて施策として行いましょう。また、管理部門だけのフリーアドレスエリアの近くに他部門が利用できるフリーアドレスエリアを設けることで、コミュニケーションの活性化をはかることも期待できます。一度にすべてを完成させるよりも、まずはできるところから進めてみるとよいでしょう。