ワークシェアリング導入のポイントとメリット、課題解決方法を解説
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この記事を読む方の中には 「ワークシェアリングの導入を検討しているが、本当に必要か？」とお悩みの方がいるのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークシェアリングのメリットと課題解決策についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
ワークシェアリングとは？
ワークシェアリングとは、1980年代にヨーロッパで始まった考え方で、一定の業務量を複数人で分け合うことです。経済改革に成功したオランダの事例が有名で、特に短期間の雇用を生み出す雇用創出型のワークシェアリングが基本となっています。1996年に「同一労働同一賃金」、2000年に「労働時間調整法」がオランダで制定され、急速に世界へ浸透しました。 日本では、2001年に「ワークシェアリングに関する研究会」(※1)で実施した「ワークシェアリングに関する調査研究報告書」により、4タイプの類型を定義しました。類型の特徴は以下です。
※1 参照：厚生労働省 ワークシェアリングに関する調査研究報告書
緊急避難型
従業員の数は変えずに、1人あたりの所定内労働時間を短縮することで、雇用を維持する方法です。コロナ禍の景気悪化など、一時的な緊急避難措置として雇用を維持するために行います。2009年、リーマンショックによる世界的な不況を受け、トヨタのアメリカ工場で実施したワークシェアリングなどは、緊急避難型の代表例です。
雇用維持型
中高年層を対象に、1人あたりの所定内労働時間を短縮し、雇用を維持する方法です。国内では主に、定年の延長や60歳以降の再雇用などの取り組みがあります。
雇用創出型
既存従業員の所定内労働時間を短縮し、人的リソースが足りなくなった業務に、新しい従業員を着任させ、雇用を増やすタイプです。国または企業単位で労働時間短縮を実施し、失業者への新たな雇用機会の増加を目的としています。また、休職中の従業員が担っていた業務を複数のパートタイマーで分け合い、休職者の雇用を維持しながら新規雇用を生み出すことも「雇用創出型」に該当します。
多様就業促進型
時短勤務・テレワーク・フレックスタイムなど、複数の勤務形態を設けて働き方を選べるタイプです。介護・育児など、家庭の事情で長時間勤務の困難な従業員が、長く働き続けるために行います。近年、急速に普及している「働き方改革」は多様就業促進型にあたります。
ワークシェアリング導入のポイント
ワークシェアリングを効果的に導入するには、3つのポイントがあります。ポイントを把握し、ワークシェアリングを成功に導きましょう。
目的を明確にする
ワークシェアリングには、さまざまな目的があります。目的により、必要な施策が異なるため、導入前に目的を明確にすることが大切です。はじめに自社の課題を洗い出すと、目的が見出しやすいでしょう。
業務を洗い出し、組織に適した方法にする
自社に適した方法でなければ、ワークシェアリングの効果は感じにくいでしょう。自社の業務を整理し、ワークシェアリングにあてられる業務を抽出しましょう。またその際、不要な業務・効率化できる業務など、無駄を見つけることで業務改善にも役立ちます。
従業員のニーズを考慮する
事前にワークシェアリングへの従業員の理解を得ていても、いざ開始したら「想像してたものと違う」と感じたり、業務が減ることへの不安を感じたりする従業員がいるかもしれません。 そこで、定期的に従業員のニーズを測定・考慮し、ブラッシュアップすることで、より効果が得られるようになるでしょう。
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ワークシェアリングのメリット
ワークシェアリングは、企業・従業員どちらにもメリットがあります。主なメリットは3点です。
労働環境改善
一人当たりの業務量が減り、長時間労働や許容範囲を超えたマルチタスクが減り、労働環境が改善されます。多くの従業員を雇用し、良好な労働環境を実現した企業は、イメージアップも期待できるでしょう。
人材の有効活用
ワークシェアリングは、多様な働き方を実現したり、経験豊富な従業員に長く働いてもらえたりなど、人材を有効活用できます。人材が豊富であるほど、繁忙期・閑散期の対応がしやすくなったり、新たなアイデアが想像できたりなど、さらなるメリットを生むでしょう。
ワークライフバランスの改善
ワークシェアリングは、ワークライフバランスの改善にも役立ちます。どのライフステージにおいても雇用が保証されるようになれば、心理的な負担も減り大きなメリットとなるでしょう。従業員満足度・エンゲージメント向上も見込めます。
ワークシェアリングの課題
ワークシェアリングは、先述の通り企業にさまざまなメリットをもたらします。一方で、導入には検討しておかなければならない課題があります。主に3点です。
一部のコストがかさむ
企業は、従業員の社会保険・労働保険などを負担しています。従業員が増えると、企業が負担すべき費用も増える点が課題です。社会保険料だけでなく、教育研修・福利厚生など、増えるコストを事前に検討しておく必要があります。
チームビルディングが難しくなる
多様就業促進型の場合、時短勤務・テレワークなどを導入する企業が多いでしょう。働き方が多様化すると、従業員同士が顔を合わせられる機会が減少する可能性があります。コミュニケーションが希薄になると、チームビルディングが難しくなる点が課題になるでしょう。事前にコミュニケーション方法・ツールについて検討しておくとよいでしょう。
タスクや進捗のシェア方法に工夫が必要
ワークシェアリングにより従業員が増え、タスクが細分化されると、タスクの進捗管理・情報共有する人数が増えます。 そこで、タスク管理・情報共有方法に工夫が必要です。導入前にタスク管理・情報共有手段・ツールを検討しておきましょう。
ワークシェアリングの課題には在席管理ツールが有効
ワークシェアリングの課題の一つであるコミュニケーション不足には、在席管理ツールが有効です。在席管理ツールを使い、メンバーの状況を共有しあうことで、多様な働き方の元でも円滑なコミュニケーションが行えるようになります。 また、ツールによっては、プロフィール・スケジュールが閲覧できるものなどもあり、業務分担や進捗管理にも有効です。
在席管理ツール「せきなび」でワークシェアリングを促進
アスマークの『せきなび』は「誰が」「どこで」「何をしているのか」がひと目で分かる在席管理ツールです。ワークシェアリングの課題解決に役立つ特徴が2点あります。
ひと目で状況が分かる
「せきなび」なら、従業員同士がお互いの状況をひと目で確認できます。会議中なのか、在宅勤務なのか等、企業ごとにカスタマイズできるステータスを利用し、コミュニケーションを補佐します。 また、実際の座席配置をもとに作成したレイアウト使用すれば、フリーアドレスでも同じ部署の人がどこにすわっているかをすぐ確認できます。
また、プロフィール掲載機能を搭載しているので、ワークシェアリングで直接顔を合わせる機会が少なくても、お互いの顔や名前、担当業務や趣味などを共有することができ、チームビルディングに役立ちます。プロフィールの項目は、氏名・部署などの基本情報だけでなく、顔写真・趣味・担当業務やスキルなど、好みの項目を設定可能です。
スケジュール・チャットツール連携
「せきなび」には、Googleカレンダー及びMicrosoft365のカレンダーとの連携機能もあります。「せきなび」の画面からカレンダーに登録した予定も閲覧できるため、メンバーの予定や進捗などの共有にも役立ちます。
テレワークでも出社でも、
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ワークシェアリングを導入すれば、従業員・企業にメリットをもたらします。 しかし、成功のためには、導入前の課題と対策の検討が大切です。 在席管理ツールを活用したワークシェアリングを検討してみてはいかがでしょうか。
執筆者
Humap編集局
株式会社アスマーク 経営企画部 Humap事業G
